「採用通知書を送りたいが、何を書けばいいのだろう？」
「採用通知書と内定通知書は何が違う？法的な効力はどこまである？」
「内定辞退を防いで、候補者に入社を決めてもらうためには、どんな工夫が必要だろうか？」
人事担当者の皆様は、採用活動の最終段階でこのような疑問やお悩みを抱えることも少なくないでしょう。採用通知書は、候補者が企業から受け取る最初の「正式な約束」であり、入社を決意する最後の後押しにもなる重要なコミュニケーションツールです。
本記事では、採用通知書の役割や法的効力といった基本から、具体的な書き方、すぐに使えるテンプレート、そして内定承諾率を高めるためのポイントを解説します。
採用通知書とは？内定通知書との違いや法的効力を解説
採用活動のゴールに向けて、まず採用通知書の基本的な役割と法的な位置づけを正確に理解しておきましょう。
採用通知書とは「採用を決定したこと」を知らせる正式な書類
採用通知書とは、企業が応募者に対して「採用が決定したこと」を正式に通知する文書です。一般的に、最終面接などを経て、企業が応募者の採用を確定した後に発行されます。
この通知をもって、応募者は自分がその企業に採用されたことを公式に知ることになります。
内定通知書との明確な違い
実務上、「採用通知書」と「内定通知書」はほぼ同義で使われることが多く、法的に明確な定義の違いはありません。どちらも「採用（内定）を通知する」という役割を持っています。
ただし、企業によっては以下のように使い分けるケースもあります。
- 採用通知書: 正式な採用を通知する。新卒採用よりも中途採用で使われることが多い。
- 内定通知書: 「内定（採用の内々の決定）」を通知する。特に、入社まで期間が空く新卒採用で使われることが多い。
重要なのは名称の違いよりも、その書類が「労働契約の承諾を通知する」という意思表示であるかどうかです。本記事では、これらを基本的に同じ役割を持つものとして解説します。
採用通知書が持つ「法的効力」と労働契約の成立タイミング
採用通知書で最も注意すべき点が、その法的な効力です。
企業が応募者に採用通知書を送り、応募者が「入社承諾書」などを提出して入社を承諾した時点で、「労働契約が成立した」と見なされます。これは法的に「始期付解約権留保付労働契約」と呼ばれ、簡単に言えば「入社日から労働が開始されるが、それまでの間に重大な理由があれば解約（内定取り消し）される可能性が留保されている契約」となります。
つまり、採用通知は単なるお知らせではなく、法的な拘束力を持つ「契約の申し込み」にあたるのです。
なぜ採用通知書が重要なのか？
採用通知書が重要な理由は、以下の2点に集約されます。
- トラブルの防止: 採用の事実と労働条件を文書で明確に残すことで、「言った・言わない」といった後のトラブルを防ぎます。
- 候補者体験の向上: 丁寧で心のこもった採用通知書は、候補者の入社意欲を高め、内定辞退を防ぐ効果が期待できます。企業の誠実な姿勢を示す最初の機会とも言えるでしょう。
【テンプレート付き】採用通知書に記載すべき必須項目一覧
ここでは、実際に採用通知書を作成する際の必須項目と、コピーしてすぐに使えるテンプレートをご紹介します。
採用通知書の基本構成
採用通知書は「誰が、誰に対して、いつ、どのような条件で採用を通知するのか」を明確に伝える必要があります。基本的には以下の要素で構成されます。
必須記載項目
| 項目 | 内容・ポイント |
| 発行日 | 和暦または西暦で、実際に通知書を発行した日付を記載します。 |
| 宛名 | 応募者の氏名を正確に記載します。「様」をつけましょう。 |
| 差出人情報 | 会社の正式名称、代表者名（代表取締役社長等）、住所、電話番号を記載します。 |
| 件名 | 「採用通知書」または「採用内定のお知らせ」など、一目で内容がわかるように記載します。 |
| 本文（頭語・結語） | 「拝啓」「敬具」などを用い、時候の挨拶と共に、選考への応募に対する感謝を伝えます。 |
| 採用決定の旨 | 選考の結果、採用が決定したことを明確に伝えます。 |
| 入社年月日 | 候補者が出社を開始する日付を明記します。 |
| 労働条件 | 後述しますが、法律で明示が義務付けられている項目を記載します。（または別紙「労働条件通知書」を同封） |
| 同封書類 | 内定承諾書や入社誓約書など、同封した書類の一覧を記載します。 |
| 返送期限 提出書類 | 候補者に提出してもらう書類と、その返送期限を明確に指定します。 |
| 問い合わせ先 | 応募者が不明点を確認できるよう、担当部署、担当者名、連絡先を記載します。 |
【コピーして使える】採用通知書テンプレート
令和〇年〇月〇日
〇〇 〇〇 様
〒XXX-XXXX
東京都〇〇区〇〇 X-X-X
株式会社〇〇
代表取締役社長 〇〇 〇〇
**採用通知書**
拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
先日は、弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考を重ねました結果、貴殿の豊富なご経験と素晴らしいお人柄に感銘を受け、ぜひ弊社の一員としてご活躍いただきたく、下記の通り採用が決定いたしましたので通知いたします。
つきましては、同封の書類をご確認いただき、ご署名・ご捺印の上、期日までに返送くださいますようお願い申し上げます。
貴殿と共に働ける日を、社員一同、心より楽しみにしております。
敬具
記
1. 入社年月日：令和〇年〇月〇日
2. 労働条件等：別紙「労働条件通知書」に記載の通り
3. 同封書類：
・労働条件通知書 兼 採用条件提示書 1部
・内定承諾書 1部
・入社誓約書 1部
4. 提出書類：
・内定承諾書（返送期限：令和〇年〇月〇日）
・入社誓約書（入社日にご提出ください）
5. お問い合わせ先：
管理部 人事課 担当：〇〇
電話番号：XX-XXXX-XXXX
Email：xxxx@example.com
以上
採用通知書に同封する重要書類と送付状の書き方
採用通知書は単体で送るのではなく、いくつかの書類を同封するのが一般的です。
採用通知書と一緒に送るべき書類一覧
- 送付状（添え状）: 何の書類が、何部入っているかを明記する文書。ビジネスマナーとして必ず同封しましょう。
- 労働条件通知書: 法律で明示が義務付けられている労働条件を詳細に記載した書類。採用通知書と兼ねることも可能です。
- 内定承諾書（入社承諾書）: 候補者が内定を承諾し、入社する意思を示すために提出する書類。
- 入社誓約書: 就業規則の遵守などを誓約してもらうための書類。
- その他: 必要に応じて、身元保証書や給与振込先届、個人情報に関する同意書などを同封します。
【例文あり】送付状（添え状）の書き方とポイント
送付状は、シンプルかつ分かりやすく記載するのがポイントです。
令和〇年〇月〇日
〇〇 〇〇 様
株式会社〇〇
管理部 人事課
担当：〇〇 〇〇
（住所・電話番号）
応募書類のご送付につきまして
拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、弊社の採用にご応募いただき誠にありがとうございました。
つきましては、下記の応募書類を送付いたしますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
【送付書類】
1. 採用通知書 1部
2. 労働条件通知書 1部
3. 内定承諾書 1部
4. 入社誓約書 1部
以上
採用通知書はメール？郵送？適切な送付方法とタイミング
書類の準備ができたら、次は送付です。送付方法とタイミングにも配慮が必要です。
主流は郵送！メール送付のメリット・デメリット
現在でも、採用通知書は郵送が主流です。原本を確実に届け、企業の丁寧な姿勢を示すことができます。特に、内定承諾書など、候補者の署名・捺印が必要な書類がある場合は郵送が必須です。
一方で、スピードを重視する場合や、海外在住の候補者などにはメールで先に一報を入れることも有効です。
- メールのメリット: 迅速に通知できる。郵送コストがかからない。
- メールのデメリット: 他のメールに埋もれて見落とされる可能性がある。正式な通知としての重みが伝わりにくい。
【例文あり】メールで採用通知を送る場合の文面と注意点
メールで通知する場合は、件名で内容が分かるようにし、後日、原本を郵送する旨を伝えましょう。
件名： 【株式会社〇〇】選考結果のご連絡（〇〇 〇〇 様）
本文：
〇〇 〇〇 様
株式会社〇〇 人事部の〇〇です。
先日は、最終面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考を重ねました結果、〇〇様の豊富なご経験と知識を高く評価し、
ぜひ弊社にてご活躍いただきたく、採用が決定いたしましたのでご連絡申し上げます。
正式な採用通知書および関連書類につきましては、本日付けでご自宅住所へ郵送いたしました。
内容をご確認いただき、お手続きを進めていただけますと幸いです。
まずは取り急ぎメールにてご連絡申し上げます。
〇〇様と一緒に働ける日を、社員一同心より楽しみにしております。
---
株式会社〇〇
管理部 人事課
担当：〇〇 〇〇
（住所・電話番号・Email）
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採用通知を送るベストなタイミングとは？
最終面接から1週間以内に通知するのが一般的です。優秀な候補者ほど他社の選考も同時に進んでいる可能性が高いため、できる限り早く通知することが内定辞退の防止に繋がります。
遅れる場合は、必ず電話やメールで「選考に時間がかかっている旨」と「いつ頃までに連絡できるか」を伝え、候補者の不安を払拭しましょう。
人事担当者が知っておくべき採用通知書の注意点
最後に、採用通知書を取り扱う上で、法的なリスクやトラブルを避けるための注意点をまとめます。
注意点1：一度通知したら「内定取り消し」は簡単にできない
前述の通り、採用通知は法的な効力を持つため、一度通知した後の「内定取り消し」は、客観的に合理的で社会通念上相当と認められる理由がなければ、法的に「解雇」と同じ扱いとなり、無効とされる可能性があります。経営不振や、単に「社風に合わない気がした」といった理由での取り消しは認められません。
注意点2：労働条件の明示は法律上の義務
労働基準法第15条により、企業は労働者に対して、賃金、労働時間、その他の労働条件を明示することが義務付けられています。
採用通知書に全てを記載するか、別紙として「労働条件通知書」を必ず同封し、法的に定められた項目を漏れなく伝えましょう。
注意点3：記載内容の正確性をダブルチェックする
氏名、入社日、給与額など、記載内容に誤りがないか、送付前に必ず複数の目でダブルチェックしましょう。特に数字の間違いは、企業の信頼を大きく損なう原因となります。
注意点4：候補者の入社意欲を高める工夫を凝らす
テンプレート通りの事務的な文書だけでなく、候補者一人ひとりに向けたメッセージを一言添えるだけで、受け取った側の印象は大きく変わります。
例えば、「面接でお伺いした〇〇のご経験を、弊社の△△事業でぜひ活かしてください」「〇〇様がチームに加わってくださることを、現場の社員も大変心待ちにしています」といった手書きのメッセージは、候補者の心を動かし、入社への最後の決め手になるかもしれません。
採用通知書に関するよくある質問（FAQ）
最後に、採用通知書に関するよくある質問を5つまとめました。作成や運用を進める中で困らないよう、事前に抑えておきましょう。
Q1. 採用通知書は再発行できますか？
A1. はい、可能です。候補者が紛失してしまった場合など、依頼があれば再発行に応じるのが親切です。その際は、発行日や労働条件などの内容は前回と同じものであることを確認し、書類のどこかに「再発行」と明記しておくと、管理上も丁寧な対応となります。
Q2. 内定を辞退された場合、返送してもらう書類はありますか？
A2. 採用通知書や同封した会社の資料など、個人情報や機密情報を含む書類は返送していただくのが望ましいです。内定辞退の連絡を受けた際に、お手数ですがご返送いただきたい旨を丁寧にお伝えしましょう。返送用の封筒をこちらから送付すると、より丁寧な印象を与えられます。
Q3. 採用通知書に記載する給与は、総支給額ですか？手取り額ですか？
A3. 労働条件として明示すべき給与は、所得税や社会保険料が控除される前の「総支給額」を記載するのが一般的です。誤解を避けるため、「基本給」「〇〇手当」といった内訳や、固定残業代の有無などを明確に記載した「労働条件通知書」を添付することが重要です。
Q4. 採用通知と労働条件通知書は一枚にまとめても良いですか？
A4. はい、法律上問題ありません。「採用通知書 兼 労働条件通知書」として一枚の書面にまとめることも可能です。ただし、その場合は労働基準法で定められた明示必須項目がすべて記載されているかを必ず確認してください。書類が複雑になるのを避けるため、別々の書類として発行する企業も多いです。
Q5. 期限までに内定承諾書が返送されない場合はどうすればいいですか？
A5. まずはメールや電話で候補者に状況を確認しましょう。単に忘れているだけのケースもあれば、他社と迷っている可能性も考えられます。高圧的な催促は避け、「書類の到着確認を兼ねてご連絡しました。何かご不明な点やご不安な点はございませんか？」といった形で、丁寧に入社意思を確認することが重要です。
まとめ：採用通知書は企業の顔。丁寧な対応で入社へと繋げよう！
採用通知書は、採用活動の終わりであると同時に、候補者が企業の一員となるための始まりの合図です。その一枚が、企業の文化や人への姿勢を映し出す「顔」となります。
本記事で解説した法的効力や注意点をしっかりと理解し、ミスなく、そして心を込めて作成・送付することが、候補者との信頼関係を築き、内定辞退を防ぐための重要な一歩です。
テンプレートを活用しつつも、ぜひ自社らしい工夫を凝らし、未来の仲間を温かく迎え入れてください！
