就活やインターンで企業からメールが来た!使える「返信テンプレ」まとめ【例文あり】

就活中は企業とのメールのやり取りが必要になります。とくにインターンに参加する学生は日程調整やお礼のメールを送らなければならないので、あらかじめビジネスメールのマナーについて知っておきたいところです。

そこで今回は、就活やインターンで企業からメールが来たときに使える返信テンプレを紹介します。シチュエーション別に例文も作成したので、ぜひ参考にしてください!

【メールテンプレ】就活やインターンのメール返信はこれで完璧!

就活が始まると、企業とメールでやり取りしなければならない場面が出てきます。とくにインターンに参加したい学生は、インターンに申し込むとき、採用メールのお礼、日程調整のお願いなど、さまざまなタイミングで企業とメールで連絡を取り合う必要が出てくるでしょう。

ビジネスメールは家族や友達に送るメールとは異なり、守るべきマナーやルールがあります。それを知らずに返信してしまうと、常識がないと判断されてしまうので要注意です。

それでは、すべてのビジネスメールに共通する文面を確認してみましょう。

  • 宛先
  • 件名
  • 宛名
  • 本文
  • 署名

ここから各パートについて詳しく解説していきます!

【就活メールの構成】宛先

企業ページや就活サイトに記載されているメールアドレスをコピーして貼り付けます。手入力では間違えてしまう可能性があるので、なるべく手入力は避けましょう。

ちなみに宛先を入力する際に「CC」「BCC」という入力欄がありますが、これらは同じ内容のメールを複数の相手に送信するための機能です。CCとBCCの違いは以下の通りです。

CC
送り主に受信者のメールアドレスを知られてもいい場合に使う。社内メールや取引先とのメールに使われることが多い。
BCC

送り主に受信者のメールアドレスを知られたくない場合に使う。メルマガのような不特定多数にむけた一斉送信メールに使われることが多い。

それでは、企業から来たメールに複数の宛先があった場合を想定してみましょう。

送信者: 採用担当者
TO: あなた
CC:人事部長、採用チーム課長、ほか

この場合は「全員に返信」を選び、CCに設定されている宛先にも返信してOKです。送信後はきちんと全員に返信できているか、改めて確認しておきましょう。

件名

企業からのメールに返信する場合は、件名を編集する必要はありません。自動的に「Re:」が付くので、Re:を付けてそのまま返信してください。件名を変えてしまうと、何に対しての返信か分かりにくくなるので注意しましょう。

返信ではなく新規でメールを作成する場合は、一目で用件を把握できる分かりやすい件名にします。例えば「〇月×日のインターンシップ参加について(○○大学 キミスカ由貴)」など、日付とタイトル、大学名と氏名を入れておくといいでしょう。

宛名

本文の冒頭に宛名を記載します。宛名は「会社名+部署名+担当者の氏名」の順番に書きましょう。株式会社は(株)と略さず、ず正式名称で書いてください。担当者の名前が分からない場合は「ご担当者様」と記載しましょう。

本文

本文は挨拶からスタートします。続けて大学名や氏名を名乗り、本題に入りましょう。

初めてメールを送る場合は「初めてメールを送らせていただきます」と書き、2回目以降は「お世話になっております」、何度もメールをやり取りするようであれば「いつもお世話になっております」と変えていくといいでしょう。

伝わりやすい文章にするコツは、1行30文字を目安に5行前後でまとめることです。さらに、適度に改行を加えると読みやすくなります。

署名

ビジネスメールでは本文の末尾に署名を入れます。署名とは、自分が何者なのかを知らせる役割を担うテキストのことです。あらかじめ「大学名」「氏名」「連絡先」を記載したテンプレを作っておけば、署名の入れ忘れを防止できます。

Gmailを利用している学生は、設定のギアアイコンから[すべての設定を表示]をクリックし、署名を作成して設定しておくと便利です。

就活やインターンのメール返信に「そのまま使える例文」まとめ

宛名や署名を変更するだけで、就活やインターンのメール返信にそのまま使えるシチュエーション別の例文を紹介します。就活やインターンの返信メールに困っている学生は、ぜひテンプレをコピーして使用してみましょう。

【メール例文1】日程調整

件名:〇月×日インターンシップ参加日程について (○○大学 キミスカ由貴)

○○株式会社
人事部 採用チーム ご担当様

お世話になっております。
○○大学□□学部△△学科3年のキミスカ 由貴と申します。

インターンシップの日程のご連絡を頂きありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、ご指定頂いた日程がいずれも都合がつかず参加できません。
こちらの都合で大変恐縮ですが、下記日程のご予定はいかがでしょうか?

〇月×日(曜日) 〇時~
〇月×日(曜日) 〇時~
〇月×日(曜日) 〇時~
〇月×日(曜日) 〇時~

お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願い致します。

=====================
キミスカ 由貴(きみすか ゆき)
○○大学○○学部○○学科
TEL:090-○○○○-○○○○
MEIL:yuki1234@○○○○
=====================

【メール例文2】お礼

件名:〇月×日インターンシップのお礼(○○大学 キミスカ由貴)

○○株式会社
人事部 採用チーム ご担当様

いつもお世話になっております。
○○大学□□学部△△学科3年のキミスカ 由貴と申します。

この度は〇月×日(曜日)〇時~のインターンシップに参加させて頂き、誠にありがとうございました。
○○様をはじめ○○部の皆様には、実際の業務経験を通して様々なことを教えて頂き、大変感謝しております。

今回のインターンシップを通じて、(具体例)~~~

今回インターンシップに参加させて頂けたことで、貴社で働きたいという気持ちがより一層強くなりました。
ぜひ貴社の選考を受けさせて頂きたく存じますので、引き続きよろしくお願い致します。

改めてこのような貴重な機会を頂けたこと、心より感謝申し上げます。
末筆ながら、貴社のなお一層のご清栄と皆様のご多幸をお祈り申し上げます。

=====================
キミスカ 由貴(きみすか ゆき)
○○大学○○学部○○学科
TEL:090-○○○○-○○○○
MEIL:yuki1234@○○○○
=====================

このメールは返信すべき?判別方法を解説

メールのやり取りをしていると、どこまでメールを続けるべきか悩んだことはありませんか?ここからは、ビジネスメールの返信マナーをいくつか紹介します。

ビジネスメールで理想とされているのは、1往復半で終了させることです。自分からメールを送った場合は自分でやり取りを終わらせるのが基本なので、「自分→相手→自分」となります。

返信が不要とされているのは、先方からのお礼メールです。就活ではあまり見かけることはありませんが、例えば、あなたが送った資料に対して企業がお礼メールを送ってきた場合には、返信する必要はありません。

ビジネスメールのマナーはまだまだありますが、就活中に企業からメールが来た場合は基本的には返信するようにしましょう。ただし、明らかにやり取りが終了しているとき、自動送信メール、企業PRのメールに返信する必要はないでしょう。ちなみにメールに「返信不要」と書かれている場合は、内容から返信するかどうかを判断します。「返信不要=返信してはいけない」ではないので、一言返信しておいた方が無難かもしれません。

とはいえ、返信すべきかどうかは最終的にあなたが決めることです。就活やインターンのメールで悩んだときは、とりあえず一言だけでも返信しておくといいかもしれませんね。

企業からのメールに返信するときの注意点

先ほどそのまま使えるテンプレを紹介しましたが、何も考えずに使用するのはNGです。ここからはメールを返信する際に気を付けたいポイントを解説します。

【就活メールの注意点1】返信のタイミング

企業にメールを送る際は、返信のタイミングに気を付けましょう。ビジネスメールは業務時間内に送るべきとされており、多忙な時間帯を避けて「9~10時頃」または「17~18時頃」に送ります。

人事によっては「12~13時の昼休み」「業務が落ち着いた17時以降」に送ってほしいと考える人もいるようです。不快感を与えないように、夜中や早朝に返信することのないように注意しましょう。

【就活メールの注意点2】誤字チェック

返信前に必ず誤字脱字がないかを確認しましょう。とくに会社名や担当者名を間違えてしまうと、相手を不快にさせてしまうので要注意です。ケアレスミスや変換ミスに目を光らせ、正しい文章のメールを作成しましょう。

【就活メールの注意点3】敬語確認

企業に送るメールを作成していると、敬語に関して分からなくなってくることがあります。敬語には「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の3種類があり、とくに尊敬語と謙譲語の間違いが多いので気を付けましょう。敬語を混同して使わないように、改めてそれぞれの違いや用法を確認しておくのがおすすめです。

こちらの記事で間違えやすい敬語一覧をチェックしてみましょう!

就活のエントリーシートは敬語で書くべき?【間違えやすい敬語一覧付き】

【就活メールの注意点4】宛先確認

宛先を間違えてしまうと、元も子もありません。コピーしたメールアドレスに間違いがないか確認し、CCとBCCの宛先もチェックしておきましょう。

就活やインターンでのメール返信はこれで完璧!困ったらテンプレを見返そう

就活やインターンで企業に送るメールは、ビジネスマナーを押さえて作成する必要があります。企業からのメールは基本的に返信するべきだと考え、迅速に返信できるように紹介したテンプレを頭に入れておきましょう。

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