インターンを休む際の連絡方法は?電話・メールでの対応方法を紹介

体調不良や学校の授業と日程が重なったなどの理由から、どうしてもインターンを休まなければならない時はあるものです。しかし、誰にどのように連絡すれば良いのでしょうか。

そこで、本記事ではインターンを休む際の連絡方法を徹底解説。「インターンを休んでマイナス評価にならないの?」という疑問にも答えていきます。

インターンは休む・欠席してもマイナス評価にはならない

インターンを休んだとしてもマイナス評価にはならず、就活本番にも影響はありません
社会人であっても体調不良や家庭の事情で休むことが多々あり、企業も大学生に対して理解を示してくれるでしょう。

インターンを休む際のマナーが悪いと就活に響くことも

インターンを欠席することがマイナス評価にはなりませんが、無断欠席や無礼な対応といった行動を取ってしまうと、担当者に悪い印象を与えてしまいます。

特に無断欠席は厳禁です。自分だけでなく、大学の印象が悪くなるほか、インターンで早期内定の獲得を目指している人にとっては、採用のチャンスがなくなることも十分あり得ます。

インターンを無断欠席した場合のリスクや対処法は以下の記事で詳しく解説しています。

インターンの無断欠席はNG?その後の影響や対処法を徹底解説【例文付き】

インターンを休む理由|学生によくある3つの事例

インターンを休まなければならないときに、気になるのが「他のインターン生が欠席する理由」ではないでしょうか。
学生がインターンを休む理由として挙げることが多い3つの事例を紹介します。

【インターンを休む理由】①体調不良

インターンを休む理由としては体調不良が多く、どんなに気をつけていても体調を崩してしまうことは珍しくありません。我慢して参加したとしても、風邪などの病気を周りの人にうつしてしまうと、余計に迷惑がかかってしまいます
体調が優れない時は無理をせず休みをとり、万全の状態でインターンに参加しましょう。

【インターンを休む理由】②大学の授業・ゼミ

大学の授業やゼミに参加するために、インターンを休む人もいます。学生の本分は学業なので、企業も理解を示してくれるでしょう。
インターン前日や当日の朝に連絡すると、企業や他のインターン生に迷惑がかかってしまうため、早めに連絡することが肝心です。

ゼミなどの予定が確定していない時は、担当者に「この日はゼミの予定が入る可能性があります」などと事前に伝えておくのもおすすめです。

【インターンを休む理由】③家庭の都合

家庭の都合であっても、インターンを休む理由になります。とくに冠婚葬祭などは優先すべき用事です。
結婚式などは詳細を伝えても問題ありませんが、お葬式の場合は「身内に不幸があり、休ませていただければと存じます」と伝えましょう。

また、どうしてもインターンに参加したい方は、別の日程でインターンに参加できないか聞いてみてください。

インターンを休む際の連絡方法|電話・メール別に例文付きで解説

企業の担当者へインターンを休むことを伝える際は、電話で連絡を入れましょう。
担当者が不在の場合は他の社員に言付けした上で、メールでも欠席の旨を伝えてください。また、風邪で喉を痛めてしまい電話ができない場合などは、最初からメールで休む旨を伝えても構いません。
ここからは、各シチュエーション別に電話・メールの例文を見ていきましょう。

【インターンを休む際の電話やりとり例】①担当者在席時

電話でインターンを休むことを伝える際に、担当者と繋がった場合のやりとりは以下です。

【休むことを電話で伝える際の例文(担当者在席)】
就活生就活生

お世話になっております。○月○日のインターン参加予定の○○大学の○○と申します。人事部の□□様はいらっしゃいますでしょうか?

企業企業

はい、私が□□です。

就活生就活生

失礼いたしました。今少々お時間よろしいでしょうか?

企業企業

はい、いかがしましたか。

就活生就活生

○月○日ですが、どうしても出席しなければいけないゼミの授業と日程が重なってしまい、今回はゼミを優先し、インターンを欠席したいと考えています。ご迷惑をお掛けし申し訳ございません。

企業企業

いえいえ、かしこまりました。

就活生就活生

ありがとうございます。もし空きがあれば□月□日のインターンに参加したいと考えているのですが、いかがでしょうか。

企業企業

はい、□月□日はまだ空きがあります。では日程を変更させていただきますね。

就活生就活生

ありがとうございます。

このように、欠席の理由は端的に伝えるのがポイントです。
また企業のホームページなどでインターンの別日程を把握できたら、「空きがあれば□月□日のインターンに参加したいと考えている」という旨を伝えましょう。熱意が伝わり、高評価を受けるかもしれません。

【インターンを休む際の電話やりとり例】②担当者不在時

続いて、電話をかけても担当者に繋がらなかった場合の流れを見ていきましょう。

【休むことを電話で伝える際の例文(担当者不在)】
就活生就活生

お世話になっております。○月○日のインターン参加予定の○○大学の○○と申します。人事部の□□様はお手すきでしょうか?

企業企業

すいません、□□ですが、席を外しております。

就活生就活生

かしこまりました。何時頃お戻りでしょうか?

企業企業

あと1時間後には戻ってくると思います。よろしければご用件をお伺いします。

就活生就活生

ありがとうございます。○月○日のインターンが、家庭の事情により参加が難しくなってしまいました。その旨をお伝えできればと思いお電話差し上げました。

企業企業

そうでしたか。それではその旨、私の方から□□にお伝えさせていただきます。

就活生就活生

ありがとうございます。

担当者が不在の場合、上記のように電話口の社員が用件を聞いてくることがあります。その際にはインターンを休む旨を伝え、後ほど担当者宛に改めてメールを送るようにしましょう。

【インターンを休む際のメール例文】①休む旨を伝えるメール

ここでは、メールでインターン欠席を伝える際の例文を見ていきます。

【インターンの欠席をメールで伝える際の例文】

【件名】
△月△日インターンシップ欠席のお詫び(自分の名前)

【本文】
○○株式会社
人事部 □□様

お世話になっております。
△月△日にインターンシップの参加予定の○○大学○○学部の○○と申します。

先日はインターンのご案内をいただき、ありがとうございました。

ご連絡をいただいた手前大変恐縮なのですが、熱が下がらず、体調不良により△月△日のインターンを欠席させていただきます。どうしても参加したかったのですが、体調的に厳しく、このようなご連絡となってしまいました。

お忙しい中ご迷惑をお掛けし申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

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○○大学
△△学部 □□学科
キミスカ太郎
TEL:123-4567-8910
MAIL:kimisukataro@shukatsu.com
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件名はひと目で内容が分かる文言にしましょう。
本文ではインターンの案内をしてもらったことに対するお礼を伝えた上で、欠席の理由を端的に伝えます。理由は「体調不良」や「一身上の都合」などでも構いませんが、端的に詳細を記載すると、より説得力が増し担当者も状況を把握しやすくなります

インターン欠席の連絡をメールで伝える際は、以下の記事も参考にしてみましょう。

インターンの欠席をメールで連絡する方法!ポイントや注意点を解説【例文付き】

インターンを休む際の3つのポイント

ここでは、インターンを休む際に学生が押さえておきたいポイントを解説します。
以下の3つを意識した連絡ができれば、企業から好印象を持ってもらえるかもしれませんよ。

【インターンを休む際のポイント】①連絡はなるべく早めに

インターンを休む必要があるとが分かった段階で、なるべく早く連絡しましょう。
企業側としても、インターン生が休むと分かれば、プログラム内容の調整や他の学生を参加させることができます。
また、インターンを休んで日程変更をお願いする際は、早いタイミングで伝えることで他の日程に空きがあり、別日に参加できるかもしれません。
このように、学生・企業側双方のためにも連絡はなるべく早くしましょう。

【インターンを休む際のポイント】②他のインターン生にも連絡する

時間と体調に余裕があれば、他のインターン生にも休むことを連絡しましょう。プレゼンやグループワークなどのプログラムでは、引き継ぎが必要なケースもあります。欠席の連絡と合わせて引き継ぎをすることで、迷惑を最小限に抑えられるでしょう。

加えて、他のインターン生から社員へ「休みの連絡を受けている」ことが伝えられた場合、チームワークや責任感、報連相の徹底などが評価されるかもしれません。
ただし、担当者への連絡をせずに、他のインターン生だけに休むことを伝えるのは絶対に避けましょう。

【インターンを休む際のポイント】③欠席の理由を端的に伝える

欠席の理由は端的に伝えることが大切です。長々と理由を述べても言い訳のように聞こえてしまうからです。
また、休む理由を一言添えることで説得力を持たせられます。例えば体調不良の場合、ただ「体調不良で休みます」ではなく、「朝から頭痛がひどく、本日は欠席させてください」程度でも、相手に与える印象は変わります。

また、理由を伝える注意点として、プライベートな理由は正直に言わない方が無難です。プライベートな理由でインターンを休む場合は、「一身上の理由」や「家庭の事情」などと伝えましょう。

インターンを休む際にはなるべく早く連絡しよう

インターンを休んだとしても、マイナス評価にはなりません。しかし、無断欠席をしたり、失礼な対応をしたりすると、インターンで高評価を得ることは難しいでしょう。

悪意がない限り、インターンを何らかの理由で休むことは仕方ありません。社会人でもさまざまな理由から会社を休みます。その意味で、インターンを休むことを特別視せず、誠意ある態度で早めに連絡するようにしましょう。