インターンの欠席をメールで連絡する方法!ポイントや注意点を解説【例文付き】

インターンに応募したものの当日に体調が悪くなったり、他の企業のインターンと被ったりと、やむを得ず欠席しなければならないケースもあるでしょう。しかし、欠席の連絡はメールでいいのか、メールの場合はどのような文面にするべきなのか、などと悩んでしまう学生も少なくないはずです。

そこで今回は、インターンの欠席をメールで連絡する方法を例文付きで解説します。

インターンの欠席連絡はメールでいい?

インターンを欠席する際は、電話で連絡するのがマナーです。企業HPやインターンの確認事項に注意書きがない限り、まずは電話で欠席を伝えましょう。

ただし、電話でインターンを欠席する理由やお詫びを伝えた後にメールで連絡するのはOKです。電話とメールの両方で連絡することで誠意を伝えられますし、メールを送っておくことで履歴が残るので、連絡ミスを防止できます。

電話をかけた際に人事担当者が不在だった場合は、「〇〇様宛てにメールをお送りしますので、電話があった旨をお伝え頂けますでしょうか?」とメッセージを残し、メールで欠席の連絡をするといいでしょう。

インターンの欠席をメールで連絡するポイント5つ

ここからはインターンの欠席をメールで連絡する際のポイントを解説します。欠席メールの例文も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

【インターンの欠席を伝えるメールマナー】①件名は簡潔かつ具体的に書く

本文はもちろんですが、ビジネスメールで重要なのが件名です。多忙な人事担当者に手間を取らせないように、一目見ただけで用件が伝わる件名を心掛けましょう。

具体的にはインターンの日程、大学名、氏名とともに「欠席のお詫び」と記入します。

【インターンの欠席を伝えるメールマナー】②宛名は略さず正式名称で書く

宛名は間違いのないように、正式名称で書きましょう。名前を間違えたり、略したりするのは失礼にあたるので要注意です。

インターン先の会社名部署名、担当者名の順番に記入します。

【インターンの欠席を伝えるメールマナー】③大学名や氏名を名乗る

件名にも記入していますが、ここで改めて大学名や氏名を名乗ります。

【インターンの欠席を伝えるメールマナー】④本文は結論から書き始める

本文はインターンに呼んでもらったお礼と、欠席する理由から書き始めます。欠席の理由は簡潔に、そして正直に伝えましょう。

ただし、他社のインターンの日程と被ったために欠席する場合は、「諸事情により」「一身上の都合で」とするのが無難です。あわせてインターンを欠席する謝罪の言葉を述べましょう。

【インターンの欠席を伝えるメールマナー】⑤署名をつける

本文の末尾には、氏名、大学名、連絡先を記入した署名をつけます。あらかじめメールの署名登録機能を活用して設定しておくと、自動的に署名が入るので便利です。

インターンの欠席を伝えるメール例文

件名:○月○日インターンシップ欠席のご連絡【○○大学 氏名】

本文:
○○株式会社 △△部△△課 △△様

お世話になっております。
×月×日のインターンシップに参加を予定しておりました、〇〇大学の○○○○(氏名)と申します。

先日はインターンシップのご案内および参加のご快諾を頂き、誠にありがとうございました。
大変恐縮ですが、同日に大学の特別講義が入ってしまい、参加が難しくなってしまいました。

つきましては、大変身勝手な申し出ではございますが、インターンシップを欠席させて頂きたく存じます。
せっかくの機会を頂いたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

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〇〇大学〇〇学部
○○○○(氏名)
TEL:090-0000-0000
E-mail:kimisukataro@gmail.com
============================

インターンを欠席する際の注意点5つ

インターンを欠席する場合は、いくつか注意したいことがあります。下記の注意点を頭に入れ、失礼のないようにしましょう。

【インターンの欠席に関する注意点】①欠席を決めた時点で速やかに連絡する

インターンを欠席すると決めたら、できるだけ早めに連絡しましょう。早めに連絡することで、企業は他の学生を参加させたり、席の並びを変えたりするなど、対応策を取ることができます。

学生の中にはインターンを欠席することに罪の意識を感じ、なかなか連絡する決意が固まらない人もいるかもしれません。しかし、インターンを欠席する学生は一定数おり、企業は欠席者が出た場合の対応を考えています。インターンを欠席すること自体は仕方のないことなので、速やかな連絡を心掛けましょう。

【インターンの欠席に関する注意点】②無断欠席はNG

社会人として当然ですが、無断欠席は絶対にしてはいけません。インターンには時間もコストもかかっているので、無断欠席することで企業は損失を被ります。また、あなた自身にマイナスな印象を持たれることはもちろん、大学のイメージまでダウンさせてしまう恐れがあります。

どれだけ直前になってしまったとしても、欠席の連絡を入れることを怠ってはいけません。

【インターンの欠席に関する注意点】③営業時間内に連絡を入れる

インターンの欠席連絡は、失礼のないように企業の営業時間内にしましょう。営業時間内であれば、たとえ人事担当者が不在でも誰かしらに電話がつながりますし、早急にメールをチェックしてもらえる可能性があります。

また営業時間内であっても、業務が立て込む時間帯や終業直前の連絡は避けるべきです。連絡をするなら、業務が落ち着く日中の時間帯を狙いましょう。

【インターンの欠席に関する注意点】④欠席する理由を正確に伝える

インターンを欠席する場合は、欠席の理由をきちんと伝えましょう。正直に理由を伝えることで誠意をアピールでき、丁寧な印象を与えることができます。

ただし、他社のインターンの日程と被った」「他社の選考を優先するといった理由は、優先されなかった企業に対して、失礼に当たります。そうした場合は「諸事情により」「一身上の都合で」など、無難な文言を入れておきましょう。

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【インターンの欠席に関する注意点】⑤礼儀正しい対応を心掛ける

インターンを欠席すること自体は仕方がないことです。しかし、連絡の方法やメールの文面によっては、マイナスな印象を与えてしまう恐れがあります。欠席連絡は礼儀正しい対応を心掛け、誠意を伝えましょう。

とくにメールの文面は学生の常識や性格が垣間見えるポイントなので、今一度ビジネスメールの作成方法を確認しておきましょう。メールの作成方法について写真を用いて説明しているので送信前に参考にしてください。

インターンで役立つメールマナーと作成方法を徹底解説【場面別例文あり】

インターンの欠席は選考に悪影響を及ぼす?

インターンを欠席するとなると、「選考に悪影響を及ぼすのでは?」と考える学生もいるでしょう。結論から言うと、インターンの欠席が選考に直接影響を及ぼす可能性は低いと思われます。

ただし、欠席連絡の方法や欠席の理由によっては、マイナスな印象を抱かれる場合があるので要注意です。逆に、欠席連絡の際に良い印象を与えることができたら、高評価を得られる可能性もあります。

できれば欠席したくはないが、欠席せざるを得ない状況に陥った場合は、礼儀正しく誠実な対応を心掛けましょう。

インターンの欠席連絡は電話が基本!メールを送る場合はマナーを確認しよう

インターンの欠席連絡は電話が基本です。まずは電話で欠席する旨を伝え、その後に履歴を残し、誠意を伝えるためにメールでも連絡することをおすすめします

インターンの欠席をメール連絡する場合は、ビジネスメールのマナーを確認して、簡潔かつ失礼のないメールを作成しましょう。その際は今回紹介した例文を参考にして、礼儀正しく誠実な印象を与えられる文面を完成させてください。