インターンの辞退連絡はメールと電話で行おう!押さえるべきポイントを徹底解説

せっかく申し込んだインターン。できるだけ参加したいと思うものの、家庭の事情や、ゼミとの兼ね合いなどで辞退しなければならないこともあります。

辞退するのは気が進まないものですが、メールや電話などでの伝え方次第で相手に与える印象が変わってきます。そこでインターンを辞退することになってしまったときの適切な伝え方を知っておきましょう。

インターンを辞退すると印象は悪くなる?

インターンシップの参加を辞退すると、採用選考に影響してしまわないか心配な人もいるでしょう。企業側から見ると、参加辞退は残念ではあるものの辞退することに問題はありません。

しかしその際の対応をどうするかによってその印象は大きく変わってきます。辞退の時こそ丁寧で誠実な対応が必要です。本選考の時も同じ人が人事を務めることもあるので、辞退の旨を伝える際は失礼が無いようポイントを押さえておきましょう。

インターンの辞退連絡はメールで送ってもいい?

インターンの辞退連絡は、電話とメールで伝えるとより丁寧で誠実な印象を与えることが出来ます。本選考に参加する際にマイナスの印象を持たれることのないよう、キャンセルを決めたらできるだけ早く連絡することが大切です。

電話で連絡を入れたら、伝えた内容を確認する意味でもメールを送るとよいでしょう。以下に電話とメールでの連絡手順を解説します。

【インターンを辞退する時の対応】①電話が繋がった場合

担当者に電話が繋がり、辞退の話ができたらメールを入れておきます。電話だと参加者の氏名や参加日程などの記録が相手任せになりますが、メールならそれを文字で伝えることが出来るので、勘違いが起きることも防げます。

メールを送ることで、リスクヘッジが出来る人」「丁寧な対応ができる人という印象を与えることが出来るので、電話の後は確認のためにもメールを送っておきましょう。

【インターンを辞退する時の対応】②電話に出なかった場合

電話をしたときに担当者と話ができなかった場合は、先にメールを送っておきましょう。「先ほどお電話しましたが、ご不在のようでしたのでメールにて失礼いたします」などと断わりを入れおけば丁寧です。

何度も電話すると迷惑になる事もあるので、一度メールを送り1日経っても応答がない場合は、再度確認のためにもう一度電話で連絡をするとよいでしょう。

しかし開催3日前など直近での辞退の場合は、待ってしまうと当日のコンテンツに影響を与えかねません。その際は電話した時に担当者の戻り時間を確認し、再度電話しましょう。その際もメールを入れておくと丁寧です。

「先程受付の方に〇時頃にお戻りになると伺いましたので、またその頃にお電話させていただきます。」と記載する相手も事前に確認することが出来るので、またすれ違う可能性を低くすることが出来ます。

インターンの辞退メールを書く時のポイント

辞退の旨を伝えるのは気が引けるものです。しかし事情があっての辞退なのですから、きちんと伝えなくてはなりません。例えインターンに参加しなくても、広い意味での採用選考は始まっています。

メールで辞退を伝える際は、ここで紹介する「相手を不快にさせないメールの書き方」を確認しておきましょう。

【インターン辞退メールの書き方】①宛先

まずは宛先を確認します。間違ったアドレスや作成途中のメールが送信されてしまうことを防ぐために、宛先は最後に入力するのがおすすめです。

【インターン辞退メールの書き方】②件名

一目で何のメールなのか用件が伝わるようにしましょう。インターンシップの日程や大学名、氏名も件名に入れておくと、担当者は確認しやすくなります。

【インターン辞退メールの書き方】③宛名

宛名は必ず間違いのないようにしましょう。名前を間違えるのは失礼な行為にあたります。インターン先の会社名、部署名、担当者名の順番に記載します。

【インターン辞退メールの書き方】④本文

続いて本文の冒頭では用件を簡潔に伝え、そのあとに辞退する理由を書きましょう。理由は「諸事情により」「一身上の都合で」とするのが無難ですが、ゼミや家庭の事情など具体的な方が本当のことであることが伝わって、印象はよいかもしれません。

しかし他社の選考と被ってしまい辞退する場合は、具体的に伝えるのは避けた方が良いので、その場合は「諸事情により」「一身上の都合で」と記載しましょう。

理由は簡潔に書き、相手が分かりやすいように記載します。最後に、インターン参加の機会を与えてくれたことに対してお礼を述べます。

【インターン辞退メールの書き方】⑤署名

本文の末尾には、誰からのメールであるかが分かるように氏名、大学名、連絡先を記載した署名を入れておきます。メールの署名登録機能を活用して、自動的に署名が入るように設定しておくと効率的でおすすめです。

詳しいメールの書き方はこちらの記事をご覧ください。

インターンで役立つメールマナーと作成方法を徹底解説【場面別例文あり】

インターン辞退理由の伝え方例【電話/メール別】

続いて、電話・メール別の辞退の伝え方を確認しておきましょう。特に電話は直接話す事になるので、緊張しやすい方は事前にイメージしてから電話してくださいね。

【インターン辞退理由の伝え方例】①電話で伝える場合

電話で辞退聯絡する場合
受付受付

はい、株式会社△△△△です。

就活生就活生

お忙しいところ、失礼いたします。 私は〇〇大学のきみすか由貴と申します。■月■日のインターンシップ参加のお約束をしており、その件でお電話致しました。人事部の□□様はいらっしゃいますでしょうか?

採用担当採用担当

お電話代わりました。□□です。

就活生就活生

お忙しいところ失礼いたします。〇〇大学のきみすか由貴と申します。急なお電話失礼いたします。今お時間よろしいでしょうか?

採用担当採用担当

はい。どうしましたか?

就活生就活生

大変申し訳ないのですが、■月■日■時から開催のインターンシップに参加できなくなった為、キャンセルをお伝えするためにお電話いたしました。

採用担当採用担当

分かりました。差し支えなければ、理由を教えてもらえますか。

就活生就活生

はい。大学の研究発表と日程が重なってしまい、参加が難しくなってしまいました。御社でのインターンシップを楽しみにしていたのですが、申し訳ございません。

採用担当採用担当

そうですか。残念ですが、キャンセルの旨を承りました。

就活生就活生

せっかく機会をいただいたのに申し訳ございません。また開催がございましたら、その際に参加させていただきます。それでは失礼いたします。

採用担当採用担当

失礼いたします。

【インターン辞退理由の伝え方例】②メールでの伝える場合

メールで辞退聯絡する場合

【件名】
〇月〇日〇時のインターンシップ キャンセルのおわび(○○大学・きみすか由貴)

【本文】
株式会社△△△△
人事部□□様

大変お世話になっております。
○○大学・□□学部・○○学科のきみすか由貴と申します。

このたびは、インターンシップへの参加のご案内をいただき、ありがとうございました。
◯月◯日のインターンシップへの参加をお約束いただいておりましたが、
大学での研究発表と予定が重なってしまったため、辞退させていただきたくご連絡いたしました。

せっかくの機会をいただいたにも関わらず、このようなご連絡をすることになってしまい大変申し訳ございません。
誠に勝手ではございますが、ご理解いただけますと幸いです。

本来直接お伝えするべきところ、メールでのご連絡になったことを重ねてお詫び申し上げます。

今後も説明会の機会などを通して貴社について学んでいきたいと考えております。
何卒よろしくお願いいたします。

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きみすか 由貴(きみすか ゆき)
○○大学○○学部○○学科
TEL:090-○○○○-○○○○
MAIL:yuki1234@○○○○
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インターンの辞退連絡をする時の注意点

辞退連絡はキャンセルを決めたらすぐに、そして極力丁寧に行うことが大切です。最後に辞退連絡をする際の注意点を確認しておきましょう。

【インターン辞退連絡をする時の注意点】①開催直前は電話する

担当者はインターンシップの開催直前は慌ただしく過ごしています。メールは互いに都合がよいときに利用できるのがメリットですが、発信者側からするといつ読まれるのか分からず、また受信側も確認することが出来なければ気づけないのがデメリットです。

しかし電話であれば伝言を頼んだり、その場で対応できたりするので分からなかったということがありません。インターンはグループワークの開催や、先輩社員の参加を予定していることもあり、参加人数によってプログラムを変更しなければならないこともあります。採用担当が変更に対応できるよう直前の辞退は電話で伝えましょう。

【インターン辞退連絡をする時の注意点】②連絡する時間に気を付ける

電話で連絡する際は必ず営業時間内に行いましょう。会社によっては営業時間外になると自動応答メッセージに切り替わるところもあるので、対応することも困難になります。

ただし、朝と昼時は朝礼や昼休みなどで電話を取れないことがあるので、その時間は避けで連絡をすることをおすすめします。

インターンの辞退連絡は早急に行おう

インターン参加を辞退するときは、必ず電話とメールで連絡しましょう。無連絡欠席の場合印象は最悪です。本選考のチャンスも逃す可能性があるので、辞退が決まったら連絡は早めに行い、メールと電話で丁寧な対応を心がけてください。