インターンで役立つメールマナーと作成方法を徹底解説【場面別例文あり】

本記事では、インターン時のメール作成方法やマナーについて徹底的に解説していきます。

皆様こんにちは。累計1万人以上の学生にセミナーを通して就活ノウハウを発信している蛭牟田(ヒルムタ)と申します。
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普段の連絡はLINEやFacebook、Twitterなど、あまりメールを使ってやり取りをすることは少ないと思います。しかし就活になるとメールの利用は必須！急に社会人とのやり取りが増えて、どのように返せばいいのか不安に思う方もいるでしょう。メールは少しの文章でも学生の常識が垣間見られるので、印象を上げることも下げることもできます。選考が始める前のメールで損をしないように、事前に書き方を確認しましょう。

インターンのメールを作成するときの構成

学生の場合、ビズネスメールを送る機会はあまりないかと思います。私も学生時代、教授に送ったメールの書き方や言葉遣いが悪く注意された記憶があります…。メールの書き方には決まった流れがあり、それさえ押さえれば良いメール文を作成することが出来るので、内容を考える前にまずは構成を確認しましょう。

【インターンのメールを作成するときの構成】宛先

送り先のことです。企業の採用サイトやナビの中に「お問合せ先」というところがあるので、そこからメールアドレスをコピーして貼り付けましょう。そのまま打ち込むこともできますが、手打ちだと間違ってしまう可能性もあります。

コピーして送っても相手にばれることはないので、間違わないためにもコピーして貼り付けましょう。

しかしコピーした場合でも、メールアドレスに誤りがないか確認することは重要です。

【インターンのメールを作成するときの構成】件名

件名はこのメールが何のメールかを一目で把握できるものにしましょう。社会人や特に人事になると日々多くのメールが届きます。件名を見た時だけで、何が書いてあるメールか判断できれば相手も見逃していたということも防げます。

件名には「〇月×日のインターンシップ参加について」など日付とタイトルを付け、その後に○○大学　キミスカ由貴というように、名前を入れておくと良いでしょう。

【インターンのメールを作成するときの構成】宛名

株式会社は(株)などに略さずに、正式名称で書きましょう。相手の名前が分かれば「部署名＋相手の名前」名前が分からない場合は「部署名＋担当者様」と記載しましょう。役職が分かっていれば、役職名を入れるのも重要です。基本的に、問い合わせ先に「担当／人事部 インターンシップ担当」などと記載されているので、この場合は人事部　インターンシップ担当者様と記載しましょう。

【インターンのメールを作成するときの構成】本文

宛名を記載したら、一行開けて本文を記載します。その際初めに挨拶文、続けて氏名を書きましょう。意外とここを書かずに、急に用件を書く学生が多いです。名前を名乗らずに用件を伝えるのは失礼に当たり、印象を悪くしてしまう可能性があります。

初めてのメールの時は「初めてのメールを送らせていただきます」と記載し、2回目以降から「お世話になっております。」何度もメールのやりとりをするようになれば「いつもお世話になっております。」と変更するとよいでしょう。1行30文字程度を目安にし、読みやすい文章を意識しましょう。

【インターンのメールを作成するときの構成】署名

「大学名」「氏名」「連絡先」を記載しておきましょう。何かあった時、メール以外でも連絡が取れるように記入しておくことがマナーです。毎回入力するのが面倒だという方は、予めテンプレートを作成し自動で出るようにしておくと書き忘れることもなく便利です。署名を囲むときは、目立つ必要はなく分かりやすければ大丈夫です。

インターンのメールを作成する時に押さえるべきマナー

インターンの参加や、連絡でメールを作成する際に、守るべきルールを押さえておきましょう。

【インターンで使えるメールマナー】メールでは貴社と書く

「貴社」と「御社」、メールの場合どちらで記載するが迷う方もいるかと思いますが、メールや手紙、エントリーシートなどを書く際は「貴社」、口頭で話す際は「御社」と使い分ける必要があります。ここを間違ってしまうと、基本的な常識がないと思われてしまうので、間違わないように意識しましょう。

より貴社と御社の使い分け方を確認したい方は、こちらの記事で詳しく解説しているのでご覧ください。

就活での「貴社」と「御社」の使い分け方！簡単な見分け方と場面別例文

【インターンで使えるメールマナー】誤字脱字をしない

誤字脱字は一番重要なポイントです。特に会社名や担当者名などは間違ってしまうと、相手を不快にさせてしまう可能性があります。送信前に最低3回は間違っていないかチェックをしてから送信しましょう。しかしそもそもチェックをするのが苦手な場合や、日本語的に間違っていないか心配になる事もあると思います。

そんな時は、Wordの「校閲」機能を使えば、誤字脱字やら抜き言葉なども訂正することが可能です。

【インターンで使えるメールマナー】返信は24時間内に編返信する

メールの返信の速さは印象に大きな影響を与えます。返信が速いと学生の内から業務連絡に対する返信スキルがある学生だと分かり、信頼されていきます。しかし返信が遅いと、ちゃんと確認していない人、ずぼらな人だという印象がついてしまい、評価が下がってしまう可能性があります。返信は出来るだけ早く行い、1日以上時間が経ってしまった時は「返信が遅くなってしまい、申し訳ございません」と初めに記載しておくと、丁寧な印象を与えられます。

【インターンで使えるメールマナー】改行を適切に行う

改行を使って採用担当が見やすい文章を作成しましょう。改行は話のまとまりや、2～3行ごとに空けると見やすくなります。一行ごとにスペースを空ける場合もありますが、少し幼稚な印象を与える為、文章のまとまりごとに改行することをおすすめします。

【インターンで使えるメールマナー】送る時間を考える

メールの送信は採用担当が確認・返信する時間も考えて、営業時間の前後2時間以内に送りましょう。営業時間内に送ることが一番良いですが、もし時間が厳しい場合は予約設定をして翌日送ることをお勧めします。

【インターンで使えるメールマナー】絵文字などは使わない

ビズネスメールでは「！」や「？」顔文字、絵文字の利用は控えましょう。どうしても使わなければいけない場合は、「！」や「？」は一つのメールに1～2つまでにとどめておきましょう。

簡単にインターンを見つける方法

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インターンのメール返信例文【場面別】

インターンに参加すると、エントリーの時、日程調整の時、質問したい時など、場面ごとにメールしなければいけない機会が増えます。返信の際に困ることが無い様、場面ごとの返信内容を確認しておきましょう。

【インターンで使えるメール】エントリーするとき

インターンにエントリーする際、メールで連絡する場合は選考通過率を上げるために、志望理由を一緒に沿えるのがおすすめです。

【インターンで使えるメール例文】日程調整

日程調整する際は、日程が合う場合と、別日を要求する場合があると思います。そこで調整ができた場合、できなかった場合の別日程を促すメール文を掲載します。

また、日程を書く時は時間・曜日・時間の記載は必ず書きましょう。日程を書くと、相手が理解しやすくなるだけではなく、お互いに認識の齟齬を亡くすことが出来ます。

【インターンで使えるメール例文】辞退するとき

辞退メールの場合にも必ず開催日時と日程を入れましょう。企業にもよりますが開催日程を複数用意している企業は多いため、相手が把握しやすいためにも日時はしっかり記載しましょう。

【インターンで使えるメール内容】質問したいとき

【インターンで使えるメール内容】参加前のお礼メール

【インターンで使えるメール内容】参加後のお礼メール

お礼のメールには、「インターンシップ参加のお礼」「インターンシップの感想(具体例)」「本選考に向けて意気込み」を記載しましょう。

インターンの参加メールをより丁寧にするワンポイントテクニック

メールのアドレスを入れる際、そのままコピーして入れることも可能ですが、周りと一歩差をつけたい方は、アドレスに担当者名を付けることがおすすめです。

方法は担当者のメールアドレスの前に名前を書き、アドレスを<>(半角)で囲みます。さして最後に,(半角)を入れると完成です。そうすると担当者に届いた時、宛先にアドレスではなく担当者名が出るので、より丁寧な印象を与えることが出来ます。担当者名が分かっていれば、高橋様と書いてアドレスを囲みましょう。

インターンで急な対応が必要になった時の対処法

企業への連絡は、メールの方が相手の時間を取らずに、誤字などの確認もできる事からおすすめではあります。しかし、インターン参加前に急遽連絡しなければいけないこともあると思います。いざという時慌てないように把握しておきましょう。

【インターン時の緊急対処法】直前の遅刻連絡

電車の遅延や交通事故などで指定の時間に間に合わない場合、メールではなく電話で連絡しましょう。電話をする際は慌てずに「大学名」「氏名」「電話の要件」「担当者名」を伝えましょう。

例：私、本日〇時～開催のインターンシップに参加させていただく、○○大学のキミスカ由貴と申します。本日のインターンシップにて電車の遅延で送れそうな為お電話致しました。採用担当の○○さんいらっしゃいますか？

時間に遅れる場合、予想される到着時間を伝える必要がありますが、その際は「少し多めの時間」を伝えましょう。少しでも短い時間を伝えたいと思うかもしれませんが、結局その時間にも間に合わなければ二度も約束を破ることになります。採用担当もその時間に合わせて待つことになるので、この時間なら必ず着くという時間を伝えて、その時間までにしっかり到着するようにしましょう。

【インターン時の緊急対処法】スマホからの返信

基本的には、PCからの返信がおすすめではありますが、現在はパソコンを持っていない方もいるので、携帯での返信も問題はありません。もし携帯での返信が心配であれば、「出先の為、携帯から返信失礼たします」と一言記載しておきましょう。

また返信する際はiPhoneに良く記載がある、「iPhone返信」の文字は消えるように設定しておきましょう。

【インターン時の緊急対処法】送り先を間違った

送り先の間違いは、一番避けたいことです。下手すれば個人情報や企業情報が漏れてしまう可能性もあるため、送信前には3回以上必ず確認しましょう。しかし人間なので間違えてしまうときもあると思います。

もし間違って別の企業に送ってしまった際は、送り先の方に直ちに電話で謝罪し、メールの削除を依頼しましょう。

【インターン時の緊急対処法】ファイルが大きくて送れない

提出物があった場合、ファイルが大きくて送れないということもあると思います。そんな時、二つに分けて送るのは見る側に負担になり、最悪見逃してしまう可能もあります。もしファイルが大きくなってしまった場合は、「圧縮ファイル」を使いましょう。

それでも送れない場合は、内容物が本当に送るべきものしか入っていないのか確認し、必須の物しか入っていない場合は、企業に連絡し送信できない旨を伝えましょう。勝手にオンライン上のクラウドに入れて送ることは絶対にしないでください。企業によってはセキュリティ保護の観点で、見ることが出来ない場合があります。できない場合は一度送信方法を確認しましょう。

インターンのメールを効率的に返信する方法

インターンの参加や、就活が始まると途端にメールの利用が多くなってきます。すぐに返信をし、採用担当からの信頼を得られるように効率化するテクニックを確認しておきましょう。

【インターンのメールを効率的に返信する方法】アドレスの登録

企業の採用担当者のアドレスは登録しておけば、返信や急な連絡にもすぐに対応することが出来ます。登録する際には「企業名」「部署名」「氏名」を登録しておくと急な連絡の時にも確認できるので便利です。

【インターンのメールを効率的に返信する方法】テンプレートの作成や署名の登録

メールは誰から連絡がきたのか分かるように、署名の登録が必要です。これを毎回1から登録したり、コピーして貼り付けしたりしていては時間がかかってしまうので、事前に署名登録しておきましょう。

GMailで署名設定する場合は [設定] →[署名] の欄で登録できるので、そこにテキストを追加しましょう。

【インターンのメールを効率的に返信する方法】辞書登録をしておく

携帯やPCでは、よく使う単語を辞書登録することが可能です。例えば

文字を打つ時間を劇的に短縮することが可能ですので、積極的に辞書登録を使っていきましょう。

インターンのメールはマナーに気を付けよう

インターンに参加すると、これまでの大学生活の中で一番社会人と触れ合うようになると思います。少しの文字で印象を悪くすることもあるので、マナーを守って好印象を残すメールを作成しましょう。