インターンのキャンセルは対応に要注意!電話やメールでの連絡方法を徹底解説

インターンの開催日に別の予定が入ってしまい、どうすべきか焦っている学生も多いのではないでしょうか。「本選考へ悪影響を与えてしまうのでは…」と思うと、 思い悩んでいる方もいるかもしれませんね。

本記事ではインターンをキャンセルする方法や、失礼にならないために押さえておくべきポイントについて紹介します 。誠実なイメージを与えつつ 辞退の意思を伝えられる よう、ぜひここで紹介するポイントを押さえておきましょう。

インターンをキャンセルすると本選考に影響する?

インターンをやむを得ずキャンセルしても、しっかりと誠意ある対応をすれば基本的に悪い印象は与えません。企業も学生が忙しいことは理解しており、「キャンセルしたこと自体が悪影響を及ぼすことはない」と捉えてよいで しょう。

しかしキャンセルの方法によっては、イメージを悪くしてしまうため注意が必要です。連絡の仕方が悪かったり失礼な態度を取ったりした場合は、本選考で不利になるかもしれません。

インターンへの参加が決定しているということは、インターン選考の段階で顔や名前を覚えられている可能性があります。キャンセルをする時は連絡方法に注意し、マイナスのイメージを与えないよう気を付けましょう。

インターンをキャンセルする時は必ず連絡しよう!

直前の連絡になるほど企業が困ってしまうため、インターンをキャンセルする時は早めに連絡するように心掛けてください。学生の辞退が早いタイミングで分かれば、企業もプログラムを変更したり追加で募集したりするといった対応ができます。

何も言わずにキャンセルされてしまうと、企業側は何も対策ができない為、迷惑をかけてしまいます。特に無断欠席は人としての常識を疑われるので、評価が落ち本選考につながらなくなる可能性があります 。

出席できないのであれば、それが分かったタイミングで必ず連絡を入れ、企業へかかる迷惑を最小限に抑えましょう。

インターンは数をこなして慣れていくのがベスト!

インターンをキャンセルしてしまったとしても、また他のインターンを探して参加すれば何も問題はありません。あくまでインターンは自分の視野を広げるために参加するものです。様々な業界を見て、自分がどういう企業に就職したいのかを思う存分吟味してください

しかし、インターンを探すのは時間がかかりますよね。探す暇がなかったり、自分に合うインターンが見つからなかったりと、悩みは人それぞれです。そんな方たちに一度試していただきたいのがこちらのツールです。もしまだ使ったことがなかったら、ぜひ使ってみてください。

企業からインターンのお誘いが届く!?10万人以上の学生が使っている就活ツール

インターンをキャンセルする時の連絡方法

インターンをキャンセルする時は、電話とメールどちらも使って連絡するほうが誠実感は伝わります。電話をかけ、その後でメールを送ればプラスの印象を与えられるかもしれません。

ここでは、電話のトーク例・電話をした後のメール文の例を紹介していきましょう。

【インターンをキャンセルする時の連絡方法】①電話

受付の方へつながった時は、下記を参考に要件を伝えましょう。

企業への電話例

お忙しいところ失礼いたします。
私、○○大学の△△と申します。

□月□日に開催予定のインターンシップの件でお電話を差し上げたのですが、ご担当者様(の××様)はいらっしゃいますでしょうか?

(採用担当につながった場合、下記のトーク例を参考にしてください。)
お忙しいところ失礼いたします。
私、○○大学の△△と申します。

□月□日に開催予定のインターンシップの件でお電話を差し上げたのですが、今お時間はよろしいでしょうか。

□月□日のインターンへ参加をお約束させていただいていましたが、大学の講義が入ってしまったため、欠席させていただきたくご連絡いたしました。

せっかくご機会を頂いたにもかかわらず、このようなお返事になり大変申し訳ございません。

ご対応ありがとうございました、失礼いたします。

会話が終わった後は、相手が電話を切ってからこちらの電話を切るのがマナーです。また担当が席を外していた場合は、戻りの時間を確認し再度折り返しましょう。

【インターンをキャンセルする時の連絡方法】②メール

電話だけでなくメールでも連絡をすれば、記録に残り再度確認しやすくなります。適切な内容やタイミングで送れば、逆に好印象を抱いてくれ るかもしれません。電話がつながった後にメールを送る時は、下記を参考に文章を作成しましょう。

企業へのメール例

【件名】
□月□日のインターン欠席のご連絡【○○大学 △△△】

【本文】
株式会社♢♢ インターンシップ採用ご担当者様(××様)

お世話になっております。
□月□日のインターンへ参加をお約束させていただいていた、○○大学の△△△です。

先程は電話でのご対応をいただき、誠にありがとうございました。
お電話でもお話させていただきましたが、貴社インターンへの申し込み直後に大学の講義が入ってしまったため、当日の参加が難しくなってしまいました。
身勝手なお願いで恐縮ですが、今回の貴社インターンは欠席させていただきたく存じます。ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

——————–
○○大学
△△△

(自分の住所)
(自分の電話番号)
(自分のメールアドレス)
——————–

インターンをキャンセルする時に押さえておくべきポイント

インターンをキャンセルする旨を伝える時は、押さえておくべきポイントがあります。下記で詳しく紹介していきま す。

【インターンをキャンセルする時のポイント】①理由は詳細に言わない

なにも伝えずにキャンセルすることは失礼にあたるため、なるべく正直な理由を添えたうえで辞退を申し出てください。しかし他社のインターンを優先する場合は、詳細に言う必要はなく、一身上の都合で」「諸般の事情でなどの表現を使っても問題ありません。

その他言いづらい事情がある時は家庭の事情で」「研究室の発表会によってなど、間接的に伝えるようにしましょう。

【インターンをキャンセルする時のポイント】②直前のキャンセルは電話でしよう

インターン開催日まで「3日」を切った時点でキャンセルが決まった場合は、電話で連絡するようにしましょう。企業によってはグループワークの準備、や先輩社員の調整があるほか、準備に忙しく採用担当がメールを確認していない場合もあるので、電話での連絡が確実です。

また急なキャンセルは企業へ大きな迷惑がかかるため、直接話したほうが誠実さも伝えられるでしょう。

インターン参加をキャンセルした場合のデメリット

失礼の無いようにキャンセルする方法をお伝えしましたが、インターンに参加できないことで発生するデメリットもあるので、その点はしっかりしかしておきましょう。ここではキャンセルした時のデメリットについて解説していきます。

【インターン参加をキャンセルした場合のデメリット】①早期選考に呼ばれなくなる

インターンをキャンセルしてしまうと、インターンに参加することで得られる特典を得られなくなります。とくに早期選考に呼ばれなくなるデメリットは大きく、インターンに参加した人だけに公開される特別選考ルート・リクルーター面談などには参加できません。

選考を有利に進めるチャンスを逃すことになるので、キャンセルする時はデメリットをしっかり理解しておきましょう。

【インターン参加をキャンセルした場合のデメリット】②情報が得られない

インターンでは、学生が業界 や社風を知れるようなコンテンツが用意されていることもあり、理解を深めるには絶好の機会です。しかし、インターンに参加できない場合は、会社の雰囲気や業務内容などの公開されていない情報を得られなくなってしまいます。

企業によっては選考に通過しやすくなるポイントも教えてくれる場合があるので、インターンに参加した学生より不利になってしまう可能性もあるでしょう。

インターンの別日程が知りたい時は確認しよう

予定の日に行けなくなってしまってもほかの日であれば参加できたり、選考で不利になりたくなかったりする時は、一度別日程での開催が無いか確認しましょう。キャンセルの連絡をする際に合わせて聞いておけば、誠意だけでなく意欲も伝えられます。以下の例をもとに別日程での開催はないか、確認してみましょう。

電話やメールでの確認方法

【電話例】
「今回は参加できないのですが、別日程での開催があればぜひ参加させていただきたいです。」

【メール例】
「別日程での開催がありましたら、ご提示いただけますと幸いです。」

インターンのキャンセルは迅速に行おう!

インターンのキャンセルが必要なことがわかった時は、焦ってしまうと思いますがすぐに企業へ連絡するよう心がけてください。その際はメール・電話の双方で連絡を入れることで、良い印象を与える事もできます。今後の選考に悪影響を与えないよう、誠実に辞退の意思を伝えましょう。