インターンを辞退するときは、正しい方法で伝えることが大切です。間違った方法で連絡してしまうと、企業側に悪いイメージを与えてしまうかもしれません。
皆さんこんにちは。月間PV62万件を突破したメディア、『就活研究室』編集長の大舘(オオダチ)です。
(プロフィールを登録するだけで私達が厳選した優良企業からスカウトが貰えるキミスカというサービスも運営してます。ぜひ一度使ってみてください。＞スカウトを貰う)
本記事では、学生がインターンの辞退連絡を行う際のポイントや、注意点について解説していきます。例文も紹介しているので、インターンを辞退しなければいけず困っている学生はぜひ参考にしてください。
インターン辞退による悪影響はある？考えられるリスク
インターンを辞退すること自体は問題ありませんが、気になるのは今後の就職活動への影響ですよね。特に本選考で不利にならないか心配な方もいるでしょう。ここでは辞退によるリスクについて解説します。
基本的に本選考への直接的な影響は少ない
丁寧な対応で辞退すれば、辞退すること自体が本選考での直接的不利に繋がることはほとんどありません。企業も辞退者が出ることは想定内なので、過度に心配せずマナーを守って連絡することを考えましょう。
不誠実な対応は悪影響の可能性も
連絡なしの無断辞退や失礼な態度は企業に悪い印象を与え、今後の選考で不利になる可能性があります。社会人としてのマナーが問われるため、誠実な対応が不可欠です。断わりの連絡を入れる時は、マナーを守って誠意をもって連絡しましょう。
インターン辞退を決めたら守るべきマナー
インターン辞退の連絡は、企業への配慮を示す大切な機会です。失礼なく、かつスムーズに手続きを進めるために、守るべき基本的なマナーがあります。ここでは4つの重要ポイントを解説します。
辞退を決めたらすぐに連絡する
辞退を決意した時点ですぐに連絡するのが原則です。
あなたが辞退をした場合、企業は代わりの学生を探したり、準備内容を調整したりする必要があります。そのため、辞退を決心したら、できるだけ早く連絡するようにしましょう。
Web上で辞退ができる場合は、早めに自分自身で辞退しても問題ありません。
当日に辞退する時は電話で迅速に伝える
インターン当日にどうしても参加が難しくなった場合は、速やかに企業の担当者に連絡しましょう。
企業のホームページやインターン予約後に届いたメールなどに連絡先が記載されています。営業時間になったら、すぐに辞退する旨を伝えてください。
連絡は企業の営業時間内に行う
電話での連絡は、始業直後・昼休み(11:30〜13:30)・終業間際を避け、企業の営業時間内に行いましょう。相手の都合を考えず連絡するのは失礼になるので、事前に企業の営業時間を調べて連絡してください。
連絡手段は電話＋メールが基本
インターンを辞退する時は基本的に電話で連絡しましょう。直接話すことで謝罪の気持ちと理由を自分の口で伝えられます。
また、電話で説明した後も、加えて謝罪の連絡をメールで送るとより丁寧です。メールで送ることで文面として残すこともできるので、電話とメールの2つの方法で連絡しておくとよりスムーズに対応できます。
電話が繋がらなかった場合は、メールで用件と謝罪の気持ちを伝えましょう。
感謝と謝罪の気持ちを伝える
インターンを辞退する時は、貴重な機会を頂いたことへの感謝と辞退することへのお詫びを誠実に伝えましょう。準備に時間と労力をかけてくれた企業への敬意を示すことは最低限のマナーです。
インターン辞退の連絡方法と伝え方【電話・メール】
それでは、ここからは具体的に辞退時の連絡方法と伝え方について解説します。電話・メール両方での伝え方の例文を記載しているので、連絡する際に参考にしてみてください。
電話での連絡が基本となる理由
インターンを辞退する際は、できるだけ電話で連絡するのが理想的です。電話の方が丁寧な印象を与えられるだけでなく「メールが送れていなかった」「企業側が見落としていた」などのトラブルも避けられます。
どうしても電話が繋がらないときはメール連絡でも良いですが、返信がない場合は再度電話を掛けましょう。
電話でのインターン辞退の伝え方【例文】
インターンの辞退を電話連絡する際は、できるだけ簡潔に伝えるのがポイントです。辞退の理由は聞かれない限り、諸般の事情と言えば問題ありません。
以下は電話での会話例です。
就活生 お忙しいところ、失礼いたします。
○○大学□□学部の△△と申します。
×月×日のインターンシップの件でお電話いたしました。
ただいま、お時間を頂いてもよろしいでしょうか。
採用担当 大丈夫です。どうなさいましたか？
就活生 ありがとうございます。
×月×日のインターンシップに参加させていただく予定だったのですが、諸般の事情により参加が難しくなってしまいました。
そのため、インターンシップを辞退させていただきたくお電話いたしました。
採用担当 分かりました。また機会がありましたら是非参加してくださいね。
就活生 ありがとうございます。
大変貴重な機会を頂いたのにも関わらず、このような結果となり申し訳ございません。
また、この度はお忙しいところお手数をおかけしてしまったこと、お詫び申し上げます。
ご丁寧な対応をいただきありがとうございます。失礼いたします。
就活生
お忙しいところ、失礼いたします。
キミスカ大学人材学部の片岡と申します。
5月13日のインターンシップの件でお電話いたしましたが、採用のご担当者様（名前が分かるときは●●様）はいらっしゃいますでしょうか。
受付 担当の中島はただいま外出しております。
就活生 何時ごろ戻られる予定でしょうか。
受付 16時頃です。
就活生
それでは、採用のご担当者様（名前が分かるときは●●様）にご伝言をお願いできますか。
お戻りになる16時頃に、またお電話する旨をお伝えいただきたいです。
よろしくお願いいたします。
メールでのインターン辞退の伝え方【例文】
電話が繋がらないときは、メールでも連絡をしましょう。メールでは、
・学校名と氏名
・参加予定だったインターンの日程
・参加予定者であること
・辞退を希望すること
・お詫び
という5つの内容を入れて文章を作ります。細かな文章を以下を参考にしてください。
件名：×月×日インターンシップ辞退のご連絡（キミスカ大学 キミスカ太郎）
◆◆株式会社
人事部 採用ご担当者様（名前が分かるときは●●様）
お世話になっております。
キミスカ大学人材学部の涌井と申します。
×月××日のインターンシップへの参加をお約束しておりましたが、諸般の事情により辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
大変貴重な機会を頂いたのにも関わらず、このような結果となり申し訳ございません。
また、本来は直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となってしまったことを重ねてお詫び申し上げます。
最後になりましたが、貴社益々のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
——————
キミスカ大学 人材学部 2年
氏名 キミスカ 太郎（きみすか たろう）
電話番号 010-000-000
メールアドレス wakuwaku16san@gmail.com
——————
インターン辞退の理由はどう伝える？
辞退の連絡をする際、理由をどこまで正直に、どのように伝えるべきか迷う方も多いでしょう。理由の説明は、相手に納得してもらい、誠意を示すためにも重要です。
ここでは理由の伝え方を解説します。
辞退理由は簡潔に伝える
理由は詳細に話す必要はなく「諸般の事情により」「一身上の都合で」など、簡潔に伝えるのが基本です。企業側も辞退の理由については深く詮索しないことが多いです。授業や試験などの学校の都合や体調不良が理由の場合であれば、簡潔に伝えるのもよいでしょう。
正直に言いづらい理由の伝え方
場合によっては、正直な理由を伝えることがかえって失礼にあたることもあります。
参加申し込みの時は行こうと思っていたけれど、時間が経ったら興味がなくなってしまったという方もいるかもしれません。また、他社のインターンと重なってしまうこともあるでしょう。
このような際には、「学業の都合」や「一身上の都合」といった表現にとどめ、具体的な内容に触れるのは控えましょう。また、辞退をする時はしっかりと謝罪の連絡することを忘れないようにしましょう。
絶対NG！インターン辞退でやってはいけないこと
インターン辞退で最も避けたいのは、企業の信頼を損ねる行動です。意図せずともマナー違反をしてしまうと、悪い印象を残しかねません。ここでは絶対にやってはいけないNG行動をご紹介します。
1. 無断での辞退
連絡をせず無断で参加しない、いわゆる「バックレ」は社会人として最もやってはいけない行為です。企業に多大な迷惑をかけるだけでなく、大学の評判にも関わるため絶対にやめましょう。
連絡もなしにインターンを欠席してしまうと、企業の担当者はあなたの身を案じ、確認のために連絡する手間も生じます。これは企業に迷惑をかけるだけでなく、あなた自身の社会人としての信頼にも関わる問題です。無断での辞退は避けてください。
2. 連絡手段がメールのみ
電話をせずメールだけで辞退の連絡を済ませると、誠意が伝わりにくく礼儀がない印象を与える場合もあります。
また、企業には毎日たくさんのメールが届くため、あなたが送ったメールが埋もれて確認されないケースも考えられます。そのため、まずは電話で直接連絡し繋がらない場合や補足としてメールを使いましょう。
3. 曖昧な理由や言い訳
辞退理由を聞かれた際に、曖昧な言い訳をしたり、他責的なニュアンスで話したりするのは避けましょう。簡潔に、誠実な態度で伝えることが大切です。相手に不信感を与えないよう注意が必要です。
4. 企業との約束を破る
担当者に「後でかけ直します」「メールで再度ご連絡します」と伝えて連絡しないなど、一度した約束を守らないのは信頼を大きく損ねます。小さなことでも、相手に伝えたことは必ず守りましょう。
インターン辞退に関するよくある質問
ここまでインターン辞退の基本的なマナーや方法を解説しましたが、まだ疑問点が残る方もいるかもしれません。最後に、インターンの辞退に関してよく聞かれる質問をまとめました。
Q1. インターン承諾後に辞退しても大丈夫？
承諾後であっても、やむを得ない事情があれば辞退することは可能です。ただし、企業も準備を進めているため、辞退を決めた時点で早めに連絡をしましょう。
Q2. 辞退連絡はいつまでにすべき？期限はある？
明確な期限はありませんが、辞退を決めたら「即日」連絡するのが原則です。早ければ早いほど、企業側の負担を減らすことができます。
Q3. 辞退理由はどこまで正直に言うべき？
学業との両立困難、体調不良など、正直に伝えて問題ない理由は簡潔に話しても大丈夫です。ただし、他社のインターンと日程が重なった時や行きたくなくなってしまった場合は「一身上の事情」などを使い、理由は簡潔に伝えるのがよいでしょう。
Q4. Web上で簡単にキャンセルできる時も連絡が必要？
Web上で辞退が完結する場合、まずキャンセル申請をしましょう。その後、謝罪の気持ちを伝えたい場合はメールで辞退した旨を連絡してもよいでしょう。
インターンの辞退は問題ないが誠意を込めて謝ろう
学業と就活を両立していると、参加が難しくなることは誰にでも起こりえることです。そのため、インターンを辞退すること自体は悪いことではありません。しかし、辞退時の連絡方法や伝え方が重要になるので、覚えておいてください。
「悪いことではないんだから」「仕方ないことだから」と大柄な態度をとらず、誠心誠意を込めて担当者に謝罪の連絡をいれるようにしましょう。このような企業とのやり取りは、就活生としての最低限のマナーになります。連絡方法や連絡時に伝えるべき項目を振り返り、企業にあなたの誠実さが伝わるように行動していきましょう。
