【例文付き】インターン参加通知メールに返信する方法!書き方や注意点を解説

インターンに合格すると、受け入れ先の企業から参加通知メールが届きます。この参加通知が企業との初めてのメールになる学生も多いと思いますが、ビジネスメールのマナーに自信がない人もいるでしょう。

そこで今回は、インターン参加通知に対する返信メールの書き方や注意点を解説します。パターン別に例文を紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

インターン参加通知メールが届いたらどうする?

インターンの選考に通過すると、受け入れ先の企業からインターン参加通知メールが届きます。このインターン参加通知が届いたら、参加する場合はもちろん辞退する場合にも必ずメールを返信しましょう。

たとえ辞退するにしても、意思を示さなければインターンの準備を進めている企業に迷惑がかかってしまいます。早めに連絡することで他の学生が参加できるようになる可能性もあるので、面倒だからと放置しないように気を付けてください

【パターン別の例文】インターン参加通知への返信メールの書き方

ここからはインターン参加通知への返信メールの書き方をパターン別に解説します。
例文はこの後に紹介しますが、まず返信メールの構成を押さえておきましょう。どんなパターンにも共通する返信メールの構成は、以下の通りです。

インターン先への返信メール構成
  • 件名(日付+インターンシップの○○ 大学名および氏名)
  • 宛名
  • 挨拶文+大学名および氏名
  • メールをいただいたお礼
  • 用件を確認した旨
  • 伝えたい用件

また、メールのマナーや書き方が最初から完璧な人はいません。就活を進めていく過程で、徐々に身についていくものです。そのため、インターンは数をこなして慣れていくのが良いとされています。

しかし、インターンを探すのは時間がかかりますよね。探す暇がなかったり、自分に合うインターンが見つからなかったりと、悩みは人それぞれです。そんな方たちに一度試していただきたいのがこちらのツールです。もしまだ使ったことがなかったら、ぜひ使ってみてください。

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【インターン参加メールの書き方と例文】①参加する場合

インターンに参加する場合は、参加する意思とインターンへの意欲を伝えましょう。長文にならないように、1~2文で簡潔に伝えるのがベストです。

参加する場合のメール例文

件名:〇月〇日インターンシップ採用のお礼(○○大学 キミスカ由貴)

○○株式会社
インターンシップご担当様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科のキミスカ 由貴と申します。

この度は、〇月〇日(曜日)〇:○○に開催されるインターンシップ採用のご連絡をいただきありがとうございます。
貴社インターンシップに精一杯取り組み、少しでも多くのことを学びたいと思っております。

ご案内にありました通り、○月○日(月)○:○○にお伺いします。

当日はどうぞよろしくお願い致します。

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キミスカ 由貴(きみすか ゆき)
○○大学○○学部○○学科
TEL:090-○○○○-○○○○
MEIL:yuki1234@○○○○
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【インターン参加メールの書き方と例文】②参加連絡を待ってほしい場合

参加したい意思はあるけれど、まだスケジュールが分からないということもあるかもしれません。その場合は返事を待ってほしい旨を伝えることで、一旦保留という形で返事を待ってくれることもあります。

参加連絡を待ってほしい場合は1週間を目安に自分で期限を定め、いつまでに参加の可否を連絡するかを伝えましょう。

参加連絡を待ってほしい場合のメール例文

件名:〇月〇日開催の貴社インターンシップ参加について(○○大学 キミスカ由貴)

○○株式会社
インターンシップご担当様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科のキミスカ 由貴と申します。

この度は、〇月〇日(曜日)〇:○○に開催されるインターンシップ採用のご連絡をいただきありがとうございます。

是非とも参加させていただきたいのですが、現在〇月〇日のスケジュールが確定しておらず、すぐにお返事することが難しい状況です。

つきましては誠に勝手ではありますが、〇月〇日まで返事を保留させていただけませんでしょうか?

大変恐縮ではありますが、ご確認の程よろしくお願い致します。

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キミスカ 由貴(きみすか ゆき)
○○大学○○学部○○学科
TEL:090-○○○○-○○○○
MEIL:yuki1234@○○○○
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【インターン参加メールの書き方と例文】③日程調整をお願いする場合

インターンに参加したい意思はあるけれど、提示された日程では参加できないという場合もあるでしょう。そんな時はスケジュールが合わないことを伝え、こちらから候補日をいくつか提示します。

日程調整をお願いする場合のメール例文

件名:インターンシップ参加日程について(○○大学 キミスカ由貴)

○○株式会社
インターンシップご担当様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科のキミスカ 由貴と申します。

この度は、〇月〇日(曜日)〇:○○に開催されるインターンシップ採用のご連絡をいただきありがとうございます。

是非とも参加させていただきたいのですが、ご提示いただいた日程がいずれも大学の講義と被ってしまい、参加することができません。つきましては別日程で調整いただけないでしょうか。

こちらの都合で恐れ入りますが、下記日程のご予定はいかがでしょうか。

〇月〇日(月)12:00~
〇月〇日(火)終日
〇月〇日(水)終日

お手数をおかけしますが、ご検討の程よろしくお願い致します。

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キミスカ 由貴(きみすか ゆき)
○○大学○○学部○○学科
TEL:090-○○○○-○○○○
MEIL:yuki1234@○○○○
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【インターン参加メールの書き方と例文】④辞退する場合

インターンの参加を辞退したい場合は、すぐに辞退の連絡をしましょう。参加通知メールに返信せず放置したり、直前でキャンセルしたりするのはNGです。

辞退する理由は正直に伝えたいところですが、他企業のインターンと日程が被ったことが辞退理由なら、「一身上の都合で~」「家庭の事情で~」とするのが無難でしょう。

辞退する場合のメール例文

件名:インターンシップ参加辞退のお願い(○○大学 キミスカ由貴)

○○株式会社
インターンシップご担当様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科のキミスカ 由貴と申します。

ご連絡いただきました○月○日(曜日)〇時より開催されるインターンシップですが、大学のゼミの成果発表の日程と重なってしまい、参加することができなくなってしまいました。つきましては辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。

貴重な機会をいただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
本来であればお伺いして直接お詫びすべきですが、取り急ぎ連絡をと思い、メールで失礼致します。

貴社のご発展を末筆ながらお祈り申し上げます。

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キミスカ 由貴(きみすか ゆき)
○○大学○○学部○○学科
TEL:090-○○○○-○○○○
MEIL:yuki1234@○○○○
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インターン参加通知メールに返信する際の注意点

続いて、インターン参加通知に対する返信メールを作成する際の注意点を解説します。例文とあわせて確認しておきましょう。

【インターン参加通知メールに返信する注意点】①基本的には24時間以内に返信する

メールの返信は24時間以内が理想とされています。あまりに返信が遅いと、「ずぼらな人」「参加意欲に欠ける」というマイナスな印象を持たれてしまう可能性があります。24時間以内に返信できなかった場合は、大学名と氏名を名乗った後に「返信が遅くなってしまい、申し訳ございません」と添えておきましょう。

ここで気を付けたいのがメールを送る時間です。24時間以内と述べましたが、メールは営業時間内に送るのがマナーとされています。当日の営業時間内に送信するのが難しい場合は、予約設定をして翌日に送るといいでしょう。

また、すぐに返信できるようにメールのテンプレートを作っておくことも大切です。挨拶文や署名は毎回使うものなので、あらかじめメール設定から登録しておきましょう。

【インターン参加通知メールに返信する注意点】②複数の企業とやり取りしている場合は宛先を間違えない

就活中のメール連絡で最も避けたいミスが誤送信です。複数の企業のインターンにエントリーしている場合は、続けざまにインターン参加通知が届くことがあります。急いでメールを作成していると、普段では考えられないような単純なミスを犯してしまうこともあるので、送信前には必ず宛先の間違いがないか確認してください。

万が一誤送信してしまった場合は、すぐに送信先の企業にメールか電話で謝罪し、メール削除を依頼しましょう。

インターン参加通知メールが届いたら必ず返信しよう!

企業からインターン参加通知メールが届いたら、たとえ辞退する場合でも必ず返信しましょう。やりとりが面倒だからとメールを放置していると、企業や他の学生に迷惑がかかります。さらに、あなたはもちろん大学の後輩の印象まで悪くなる恐れがあるので、本記事の例文を参考に返信文を作成してみてください。

最後になりましたが、インターンの採用おめでとうございます!インターンに参加した経験が就活、そしてあなたの今後の人生に良い影響をもたらすことを願っています。