本記事では、インターンをキャンセルする時の連絡方法や注意点などを分かりやすくまとめて解説していきます。 皆さんこんにちは。月間PV62万件を突破したメディア、『就活研究室』編集長の大舘(オオダチ)です。
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インターンに申し込んだ後、さまざまな理由からキャンセルしなくてはならないこともあるでしょう。インターンのキャンセルは可能ですが、メールよりも電話で辞退する旨を伝えるのがベストです。ただし、伝え方を誤ると相手からマイナスの印象を持たれる可能性もあるため、適切な方法を知っておく必要があります。今回紹介するキャンセルの連絡時のポイントを掴んでいきましょう。
インターンはキャンセルできるが電話がベスト
インターンは、何か事情があればキャンセルできます。キャンセルする際には、メールではなく電話で伝えるようにしましょう。もちろん「電話で伝えるのが怖いから」と、無断でキャンセルするのは厳禁です。不参加の旨を企業に連絡をせずにキャンセルすると、企業からの印象が悪くなり、本選考にも悪影響を及ぼすかもしれません。
また、インターン先の企業はもちろん、大学の後輩にも迷惑がかかってしまいます。キャンセルしなければならない事情がある学生は、分かり次第すぐに担当者へ電話をかけましょう。
インターンを電話でキャンセルする時の例文
インターンを電話でキャンセルする時の例文を下記にまとめました。電話をかける前にシミュレーションしておくとスムーズにキャンセルの旨を伝えられるでしょう。
採用担当 株式会社◯◯の栗山でございます。
就活生 お世話になっております。私、5月13日より御社のインターンシップに参加する予定であるキミスカ大学中村でございます。今2.3分程お時間よろしいでしょうか？
採用担当 大丈夫ですよ！どうなさいましたか？
就活生 大変申し訳ないのですが、◯月◯日からのインターンシップを辞退させて頂きたくご連絡差し上げました。
採用担当 インターンシップのキャンセルですね、かしこまりました。何かご事情が変わられましたか？
就活生 はい、家庭の事情でどうしても参加が難しくなってしまいました。誠に勝手だとは思いますが、またこのような機会があれば是非参加したいと思います。
採用担当 そうですか。残念ですが、また機会があれば是非ご参加ください。
就活生 ありがとうございます。この度は誠に申し訳ございませんでした。
このように、キャンセルの理由を細かく説明する必要はありませんが、謝ることと「機会があればまた参加したい」という熱意を伝えることが重要です。
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インターンを電話でキャンセルする際の3つのポイント
インターンを電話でキャンセルする際に押さえておくべきポイントが3つあります。いずれも大切なポイントですので、電話をかける前に必ず目を通しておいてくださいね。
【インターンキャンセルを電話で行うポイント】なるべく早く連絡する
辞退することが決まったら、なるべく早くキャンセルの電話を入れましょう。インターン先の企業は、あなたの代わりとなるインターン生を追加で募集をするかもしれません。
しかし、もしあなたの連絡が遅れると追加募集をする時間がなくなる恐れがあり、インターン先の企業に迷惑がかかってしまいます。また、電話をしないままでいると、学業やアルバイトに集中できなかったり、インターン先への連絡を忘れたりする可能性もあるでしょう。
企業への迷惑や忘れるリスクを最小限に抑えるためにも、なるべく早く連絡するのが肝心です。
【インターンキャンセルを電話で行うポイント】理由は詳しく伝えなくてもOK
キャンセルする理由は、詳しく伝える必要はありません。「一身上の都合により」や「家庭の事情で」など差し支えない理由を伝えれば十分です。
特に「他のインターンに参加するため」などの理由は、相手を不快にさせる恐れがあるので、言わないようにしましょう。
【インターンキャンセルを電話で行うポイント】謝罪の言葉を必ず添える
最後に謝罪の言葉を必ず添えるようにしましょう。慣れない謝罪を含む電話、しかも相手は普段あまり接しない社会人というと、つい緊張して謝罪の言葉が抜けてしまうかもしれません。「キャンセルするのだから、謝り忘れることはない」と思うかもしれませんが、念のため電話をする前に一呼吸おいて、謝罪の言葉を添えることを意識するようにしましょう。
インターンを電話でキャンセルする際の3つの注意点
インターンを電話でキャンセルする際に注意しておきたい点が3つあります。社会人のマナーを守ってスムーズにキャンセルができるよう、ここで解説する注意点を把握しておきましょう。
【インターンキャンセルの注意点】電話は早朝と昼休みを避けてかける
キャンセルを伝える際に注意したいのが、電話をかける時間帯です。忙しい早朝や外出している可能性がある昼休み（12時～14時頃）はなるべく避けましょう。また定時時間外の電話も、相手の残業時間を増やすことになるため、避けた方が無難です。
【インターンキャンセルの注意点】電話が繋がらない場合は予定を聞く
もし電話をしても担当者に繋がらない場合は、いつ頃だったら電話に出られそうか、電話口の方に担当者の予定を聞き、その時間帯に改めて電話をかけましょう。
予定を聞かずに「そろそろか」とやみくもに電話をかけても、繋がらない可能性があります。担当者が不在の場合は、必ず「いつ頃でしたら、お電話繋がりそうですか？」と、担当者の予定を確認しましょう。
【インターンキャンセルの注意点】どうしても電話が繋がらない時はメールでも可
電話口の方に担当者の予定を聞いても不明な場合や、電話を何度かけても繋がらない場合もあります。そのような時は、電話に出てくれた方から担当者へ「自分の名前」と「インターンをキャンセルすること」を伝えてもらいましょう。
その上で、もし人事部のメールアドレスが分かれば、メールでもインターンをキャンセルする旨を伝えられればベストです。
インターンキャンセルの電話をしたけど就活で不利になる？
電話でインターンをキャンセルするためのポイントを解説してきましたが、就活生として気になるのが「キャンセルすると就活で不利になるのではないか」という点でしょう。結論から言うと、インターンをキャンセルするだけでは不利になりません。ただし、電話上で相手にマイナス印象を与えてしまったり、無断キャンセルしてしまったりすると、不利になる可能性は十分あります。
逆に言うと、相手に悪印象を与えなければ、インターンをキャンセルしたとしても就活に不利にはならないので、誠意を持って連絡するようにしましょう。
なるべくインターンキャンセルの電話で印象を良くする方法
たとえ本選考ではなくても、インターンの時点から丁寧な対応を心がけることが大切です。これから紹介する2つの方法を実践すれば、インターンをキャンセルすることになっても、好印象を残せるかもしれません。
【なるべく印象を良くする方法】インターンで使う情報を共有してもらえないか聞いてみる
電話でキャンセルの旨を伝える際に、インターンで使う情報を共有してもらえないか尋ねてみましょう。企業への熱意を伝えられるほか、インターンの担当者は学生のやる気を感じてくれるかもしれません。特にWebインターンの場合は、共有可能な資料を用意している可能性もあるので、聞いてみてはいかがでしょうか。
【なるべく印象を良くする方法】別日程でインターンの開催予定があるかを聞く
どうしてもその会社のインターンに行きたいのなら、「別日程でインターンを開催していないか」を聞いてみましょう。たとえ開催していなくても、担当者は「本当に今回は事情があって参加できないのだな」と思ってくれるかもしれず、学生は自分の熱意をアピールできます。ネガティブな印象を持たれることはないので、気兼ねなく聞いてみましょう。
インターンをキャンセルする際は電話で丁寧な対応を
インターンをキャンセルする際は、メールではなく電話で連絡するようにしましょう。キャンセルはインターン先に迷惑がかかることなので、キャンセルを伝える時は丁寧な対応を心がけてください。この記事で紹介したポイントを押さえておけば、その後の就活を不利にしないことにも繋がります。インターンは内定を獲得できる可能性もありますが、自分の人生で何が大事なのかを見極めた上で、適切な行動を心がけましょう。
