この記事では、インターン時の電話時に気を付けるべき会話のマナーやパターン別の伝え方などを例文付きで解説していきます。
皆さんこんにちは。月間PV62万件を突破したメディア、『就活研究室』編集長の大舘(オオダチ)です。
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インターン先へ電話をかける際の基本マナー
まずは電話のビジネスマナーを押さえておきましょう。ここでは最低限覚えておきたい3つのマナーを紹介します。
【インターン先に電話する基本マナー1】自分から名乗る
インターン先の企業に電話をかけると、ほとんどの場合は担当者ではなく受付に繋がります。電話が繋がったら自分から学校名と名前を伝え、自分が何者であるかを名乗りましょう。
また、名乗る前に「お忙しいところ失礼致します」「お世話になっております」など、一言添えるとより丁寧な印象を与えることができます。
【インターン先に電話する基本マナー2】ペン・メモ帳・スケジュール帳を用意しておく
電話は相手の時間を奪う連絡手段なので、できる限り手短に済ませる必要があります。電話の最中にスケジュール帳を探して先方を待たせることのないように、事前にペンとメモ帳とスケジュール帳を手元に準備しておきましょう。
【インターン先に電話する基本マナー3】担当者が不在の場合は戻りの時間を聞く
担当者が不在だった場合は、「何時頃にお戻りでしょうか？」と戻りの時間を尋ねましょう。
企業によっては折り返しの電話を申し出てくれる場合もありますが、基本的にはこの申し出は断るようにしてください。そして、教えてもらった時間に自分からかけ直しましょう。
インターン先に電話をかけるパターン別の例文
それでは、インターン先に電話をかける際の例文を紹介します。パターン別に6つの例文をまとめたので、下記を参考に落ち着いて要件を伝えましょう。
【インターン先に電話する例文1】申し込む場合
就活生
お忙しいところ失礼致します。私キミスカ大学3年の岸と申します。
本日は5月13日に開催されるインターンシップのことでお電話させていただきました。
恐れ入りますが、インターンシップご担当の平尾様はいらっしゃいますでしょうか？
採用担当
お電話代わりました、平尾です。
就活生
お忙しいところ失礼致します。私キミスカ大学3年の岸と申します。
本日は御社のインターンシップに参加させていただきたく、ご連絡させていただきました。今お時間よろしいでしょうか？
【インターン先に電話する例文2】折り返す場合
就活生
お世話になっております。私キミスカ大学3年の山川と申します。
人事部の源田様からお電話をいただき、折り返しお電話させていただきました。
恐れ入りますが、源田様にお取次ぎをお願いできますでしょうか？
採用担当
お電話代わりました、源田です。
就活生
お世話になっております。キミスカ大学3年の山川です。
先程はお電話に出られず、申し訳ございませんでした。
今お時間よろしいでしょうか？
【インターン先に電話する例文3】担当者が不在の場合
受付
お待たせして申し訳ございません。
只今、担当の者が席を外しております。
折り返しご連絡をさせましょうか？
就活生
いえ。それでは、こちらから再度ご連絡させていただきます。
担当者様は何時頃に戻られるでしょうか？
受付
15時までには戻るかと思います。
[/char] 就活生
承知致しました。それでは15時頃に改めてご連絡します。
お忙しいところご対応いただきありがとうございました。失礼致します。
【インターン先に電話する例文4】日程調整をする場合
就活生
お世話になっております。私キミスカ大学3年の炭谷と申します。
本日は5月13日に開催されるインターンシップの日程の件でお電話させていただきました。
インターンシップご担当の細川様はいらっしゃいますか？
採用担当
お電話代わりました、細川です。
就活生
お世話になっております。キミスカ大学3年の炭谷と申します。
大変恐縮なのですが、5月13日に大学のゼミの成果発表の予定が入ってしまったので、参加日の変更をしていただきたくご連絡しました。こちらの都合で申し訳ございません。
【インターン先に電話する例文5】遅刻・欠席の連絡をする場合
就活生
お世話になっております。キミスカ大学3年の森と申します。本日12時から参加予定のインターンシップの件でお電話させていただきました。インターンシップのご担当者様はいらっしゃいますか？
採用担当
お電話代わりました、赤田です。
就活生
お世話になっております。キミスカ大学3年の若林と申します。
本日12時から参加予定のインターンシップの件でお電話させていただいたのですが、実は電車が遅延していまして開始時間に間に合いません。
大変申し訳ありませんが、12時30分頃から参加させていただくことは可能でしょうか？
※欠席の場合は以下のように伝えましょう。
就活生
5月13日に参加を予定させていただいているインターンシップですが、大学の補講が入ってしまいました。
大変申し訳ありませんが、参加を辞退させていただくことは可能でしょうか？
ご準備を進めていただいているにもかかわらず、ご迷惑をお掛けして大変申し訳ございません。
【インターン先に電話する例文6】辞退する場合
就活生
お世話になっております。私キミスカ大学3年の森脇と申します。5月13日に開催予定のインターンシップの件でお電話させていただきました。インターンシップご担当の〇〇様はいらっしゃいますか？
採用担当
お電話代わりました、平良です。
就活生
お世話になっております。私キミスカ大学3年の森脇と申します。
5月13日に参加を予定させていただいていたインターンシップなのですが、ゼミの成果発表の予定が入ってしまいました。
大変申し訳ありませんが、辞退させていただきたく思います。
ご準備を進めていただいているにもかかわらず、ご迷惑をお掛けして大変申し訳ございません。
インターン先への電話で気を付けること
続いて、インターン先に電話をかける際の注意点を解説します。基本マナーとあわせて確認しておきましょう。
【インターン先に電話する注意点1】「もしもし」はNG
普段、電話に出る際の第一声に「もしもし」を使っている人が多いと思いますが、実はビジネスシーンでもしもしはNGとされています。その理由は、もしもしは「申し上げます、申し上げます」という謙譲語を略した言葉が由来になっているからだそうです。
ビジネスシーンでインターンシップをインターンと略してはいけないように、略語を使うと失礼にあたります。インターン先に電話をかける際の第一声は、「お忙しいところ失礼致します」か「お世話になっております」を使いましょう。
【インターン先に電話する注意点2】先に電話を切るのはNG
一般的には電話をかけた方が先に切るとされていますが、ビジネスにおける電話対応では“目上の者が先に電話を切る”のがマナーです。
インターン先に電話をかけた場合は学生より社員の方が年齢もキャリアも上なので、たとえ自分から電話をかけたとしても先方が電話を切るのを待ちましょう。
【インターン先に電話する注意点3】営業時間外に電話をかけるのはNG
インターン先に電話をする場合は、まずその企業の始業時間と終業時間を調べましょう。なぜなら、営業時間外に電話をかけるのはマナー違反とされているからです。企業に電話をかける推奨時間帯は「平日の午前10:00～12:00、午後13:00～18:00」です。
また、以下の時間帯は避けるのが無難でしょう。
- 週明けの午前中
- 昼休みの時間（12:00～14:00頃）
- 終業時間直前
就活生はインターンの電話マナーを押さえよう！
インターンに参加する学生は、避けては通れない電話対応。そもそも電話が苦手な学生や社会人と話すことに慣れていない学生にとって、今後就職するかもしれない企業に電話すると考えただけでも心臓がバクバクするかもしれません。そんな時は本記事の例文を参考にしながら、何度も練習してみてください。
ここまでいろいろと解説してきましたが、最後に伝えたいのは「相手への配慮があればOK」ということ。多少言葉遣いを間違えたとしても、それが原因でインターンに参加できないなんてことはありません。何度か電話する機会があれば自然と慣れてくるので、少しずつ成長していきましょう！
