就活には大学のメールアドレスかGmailを使おう！活用方法と注意点も解説

この記事では、就活で使うメールアドレスのスマートな活用法や注意点などを解説していきます。

皆さんこんにちは。月間PV62万件を突破したメディア、『就活研究室』編集長の大舘(オオダチ)です。
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就活では、新卒の就職サイトやエントリーの際にメールアドレスの登録を求められることが多くあります。しかし、何も気にせずにプライベート用のアドレスで登録してしまうと、企業からマイナスのイメージを持たれたり、重要な連絡を見落としたりしてしまう可能性があるので注意が必要です。以上のことを踏まえて、解説していきます。

就活用メールアドレスは分けるべき！

就活用のメールアドレスをプライベート用と分けることは非常に重要です。特に、就活の選考においては、メールのやり取りをスムーズに進める必要があります。そのため、就活に関する情報を一元管理できる環境を整えるべきでしょう。

企業からの重要なメールを見逃さないため

まず、就活用メールアドレスを分ける最大の理由は「企業からの重要なメールを見逃さないため」です。プライベート用のメールアドレスに企業からの連絡が届いてしまうと、日常的なやり取りに埋もれて重要なメッセージを見逃す可能性があります。特に、企業からの面接案内や内定通知などの重要な連絡は、就活の進捗に直結するため、確認漏れが大きな痛手となります。

ビジネスライクな印象を与えるため

ビジネスの場面において、プライベートと仕事のメールアドレスを使い分けること、これは当然であります。

例えば、アドレスに個人的な要素（ペットの名前や趣味など）が含まれていると、採用担当者にとってはプロフェッショナルな印象を与えることが難しくなります。就活用のメールアドレスは、あくまで「ビジネスの場で使う道具」であることを意識しましょう。

就活用のメールアドレスを用意しておこう

就活サイトへの登録や志望企業へのエントリーの前に、就活用のメールアドレスを用意しましょう。
プライベートで使っているアドレスでは、メルマガや友人とのメールの中に就活の重要なメールが埋もれてしまう可能性があります。

では、就活用メールアドレスを作成するにあたり、どのドメインを使うのが適切なのでしょうか？それは、Gmail、あるいは大学メールを使うべきです。反対に、通信キャリアのメールを使うことは避けた方が良いでしょう。

忙しい就活中に情報の整理を楽にするためにも、後で紹介するポイントを押さえておきましょう。

就活時に大学のメールアドレス利用をおすすめする理由

容量の小さいキャリアメールよりも、大学で使っているメールアドレスは就活用の連絡先として活用できます。なぜ大学のメールアドレスがおすすめなのか、2つの理由を見ていきましょう。

大学在籍の証しになる

大学から支給されるメールアドレスの特徴は、アドレスに大学名が記載されていることです。大学のメールアドレスを就活に使えば、企業の担当者はどこの大学の就活生から届いた連絡なのかが分かりやすくなります。

また、プライベート用のアドレスよりも信頼度が高くなり、企業にマイナスのイメージを持たれることはありません。

新規作成の必要がない

フリーのメールアドレス使用もおすすめしていますが、大学のメールアドレスなら新たにメールのアカウントを作る必要はありません。また、大学のアドレスを使い慣れていれば、迷惑メールの設定を変更したり、受信メールをフォルダ分けしたりする手間もかからないです。

メールアドレスが求められる機会は、企業にエントリーする時や就活サービスを利用する場合など、みなさんが思っている以上に多いです。こうした手続きにおいて、使い慣れたメールアドレスを使用するとストレスは少ないでしょう。

就活で大学のメールアドレスを使う際の注意点

企業にマイナスの印象を持たれにくく、新たにアカウントを作る手間がかからない大学のメールアドレスですが、気を付けておきたいポイントがあります。

容量が小さい可能性がある

大学によって異なりますが、大学のメールアドレスは送受信や保存の容量が小さい場合があります。
添付ファイルの容量が大きいデータは送信できないこともあるため、就活を始める前に容量を確認しておくか、後ほど紹介するGmailを利用するのが無難です。

「履歴書を添付してください」と指示されることもあり、容量は死活問題です。

携帯・スマホで確認できないこともありうる

大学支給のメールアドレスに届いたメールを、携帯電話やスマホ、PCなどで確認できるかどうかも把握しておきましょう。大学のPCでしかメールを見られない場合は、企業からの重要な連絡をすぐに確認できません。

もし、自分のスマホやノートPCでメールを確認できる場合でも、アカウントの同期設定などに不備がないか確かめておきましょう。

卒業後は使えない

大学入学時にもらったメールアドレスは、卒業してから使えない可能性があります。そのため、就活中の企業とのやりとりを大学卒業後に確認できません。

メールの内容を残しておきたい方は、卒業までにキャリアメールやフリーメールに転送しておきましょう。

就活用のメールアドレスにGmailがおすすめの理由

就活生にとくにおすすめのメールアドレスはGmailです。フリーメールには“Yahoo!メール”もありますが、使いやすさや機能の面でGmailが優れています。

容量が大きい

上でも紹介しましたが、Gmailの容量はキャリアメールよりも大きいのが特徴です。送受信は50MBまで対応しているほか、メールデータは15GBまで保存できるため、就活中に容量不足となることはないでしょう。

企業によっては書類や資料を沢山メールに添付してくるので、容量は注目ポイントです。

複数の端末で確認できる

GmailはPCだけでなく、スマホやタブレット端末でもメールを確認できます。とくに説明会や面接など移動することが多い就活生にとって、いつでもどこでも確認できるのは嬉しいポイントです。

面接や説明会の予約は、希望時間の枠がすぐに埋まってしまうことも度々あります。そのため、いつどこにいても迅速に対抗できることは、大きなアドバンテージになります。

Googleカレンダーと連携可能

GmailはGoogleカレンダーと連携できるため、企業からメールで届いた選考の予定も手軽に入れられます。また、GoogleカレンダーはPCでも確認・操作できるため、利便性の高さも魅力です。

このほか、Googleカレンダーに入れた予定は複数人と共有できるため、面接対策を友達と行う際などにも活用できます。Gmailとの同期は、Googleカレンダーの[設定]をクリックし、[Gmailからの予定を自動的にカレンダーに追加する]にチェックを入れるだけです。

セキュリティが強い

Gmailはセキュリティの強さにも優れており、ログインするにはIDとパスワードだけでなく、6桁の認証番号が必要です。認証番号を非設定にしていても、ログインした形跡があればGmailアドレス宛に連絡が届くため、安心して利用できます。

ただし、乗っ取りや情報漏洩のリスクを抑えるためにも、フリーWi-Fiを使ってのログインには注意してください。社会人になっても情報漏洩しないための行動が必要なため、今のうちからセキュリティ意識を持っておきましょう。

就活用メールアドレスをGmailで作る時の注意点

数多くのメリットを持つGmailですが、登録するアドレスの文字や迷惑メールなどの設定で注意が必要です。ここで解説するポイントに気をつけ、スマートな就活を行っていきましょう。

アドレスはシンプルに

Gmailのアドレスは、他のユーザーと重複していなければ自分で決められます。就活用にGmailを使う際は、自分の名前や大学名を入れたシンプルなアドレスにしましょう。

無意味な記号が並んだアドレスだと覚えることが難しく、企業の担当者も誰からのメールか判別しづらくなります。また、自分の趣味や好きなものをアドレスに含めると、プライベート感が強く不真面目な印象を与えかねないため、シンプルなアドレスを心がけてください。

迷惑メールの設定を確認

月間ユーザーが15億人にものぼるGmailですが、機能性に優れている分、就活で使う時は迷惑メールの設定にも注意が必要です。迷惑メールかどうかはGmailがシステム上で判別しているため、企業からのメールが自動的に迷惑メールフォルダに入れられる可能性があります。

迷惑メールに届いたメールは、Gmailの[設定]から[迷惑メール]をタップすれば確認することが可能です。もし迷惑メールに企業からの連絡が来ていた場合は、メールを開いて[迷惑メールではない]を選択すれば、その後メールは正しく受信されます。

就活のメールアドレスにau・docomo・Softbankなどは不向き

auやdocomo、Softbankといったキャリアのメールアドレスは就活に向いていません。それは、GmailやYahoo!メールといったフリーメールと比較すると、メールの送受信や保存の容量が小さいためです。

携帯キャリアとその他のメール容量を比較した表が以下です。

送受信の容量が不足していると、履歴書などのデータをメールに添付しても送れない可能性があります。企業とのやりとりを円滑に進めるためにも、やはり大学入学時に用意してもらったメールアドレスか、フリーアドレスがおすすめです。

適切なアドレス名に設定しよう

フリーアドレスを作成する学生の皆さんは、次に@の前の部分について考える必要があります。ここで、雑なアドレスに設定してしまうと、気づかぬうちに低評価をつけられることも。

本名を含める

自分の名前を含んだメールアドレスは最も一般的と言えるでしょう。例えば、「taro.tanaka@example.com」と名前だけのものであったり、「hanako1220@example.com」と誕生日といった数字を絡めるものがよくありますね。

本名以外にもイニシャルであったり、数字も誕生日ではなく好きな数字であったり、オリジナリティを出すのも問題ないです。

メールアドレスは、就活時に何度も使います。そのため、シンプルで覚えやすい名前を意識しましょう。

個人的な趣味・思想は含めない

趣味をプライベート用のメールアドレスに入れている人は意外といるでしょう。しかし、就活はあくまでもビジネス的。こうした表現は避けるべきです。

例えば、「suzuki_soccer@example.com」や、「iLoveSake@example.com」というアドレスは、就活向きとは言えません。

複雑な記号や、意味のない文字列は避ける

メールアドレスにおいて、セキュリティを考慮することは賢明です。しかし、あまりにも利便性に低い名前は避けるべきです。例えば、「w23hdFofARo11iy928e4yt8@example.com」などは、好ましくありません。

また、アンダーバーやピリオド、ハイフンの多用も控えるべきです。例えば、「jk-_ehw.__d-da-oinro@example.com」などですね。

就活用メールアドレス作成後に行うべき設定

就活用のメールアドレスを作成した/すでにある学校のアドレスを使う学生の皆さん、これで終わりではありません。

メールアドレスの作成後にひと手間加える(設定する)だけで、その後の効率が大幅に向上します。

フラグ・スターなどの機能を使う

就活中は志望企業からの連絡だけでなく、就活サイトからの説明会やお役立ち情報など、さまざまなメールが届きます。複数のサイトに登録したり、いろんな企業にエントリーしたりしていると、重要なメールを見逃してしまうかもしれません。

そこでおすすめの機能が、重要なメールを強調できる[フラグ]や[スター]です。スマホかPCかによって呼び方に違いがありますが、いずれも強調したメールだけを確認することもできます。

署名を登録しておく

メール本文の最後に記載する「署名」は、社会人のメールマナーの一つですが、就活生でも入れておきましょう。

メールの設定で署名を自動で入れる機能もあるため、以下の内容を参考に自分の署名を作成し、登録してみてください。

「差し出し人名」を設定しておく

メールの設定によっては、差出人である自分の名前をアドレス欄に表示させることも可能です。英数字で書かれたアドレスよりも、日本語で書かれた氏名の方が相手もメールの管理がしやすいため、ぜひ試してみてください。

Gmailの差出人名をPCで設定する場合は、以下の手順で進めます。

差出人名を設定する際は、大学名と本名か、本名のみを登録しましょう。そのほか、就活でメールを送る際のマナーなどは以下の記事で詳しく紹介しています。

就活メールで人事に好印象をあたえる書き方【シチュ別例文付き】

メール送信時の基本マナー

メールアドレスの作成、設定お疲れさまでした。後は、実際にこれを利用していくだけです。

ただ、油断しないでください。企業とメールのやりとりをする際、ビジネスマナーに注意しましょう。

このように、注意すべき点はたくさんあります。こうしたマナーを学びたい方は、以下の記事も参考にしてみてはいかがでしょうか。

インターンで役立つメールマナーと作成方法を徹底解説【場面別例文あり】

就活用のメールアドレスを用意して効率良く選考を進めよう！

就活に臨む学生は、メールの見逃しを防いだりデータのやりとりを円滑に進めたりするためにも、就活用のメールアドレスを用意しましょう。

就活は自己分析や説明会参加、面接などで忙しくなるため、ここで紹介したメールの設定や活用のコツは、就活解禁までに準備しておくのがおすすめです。

就活用のメールを使いこなし、志望企業の内定を勝ち取ってください。