就活メールで人事に好印象をあたえる書き方【シチュ別例文付き】

この記事では、就活におけるメールの重要性やマナーなどを例文付きで解説していきます。

皆様こんにちは。累計1万人以上の学生にセミナーを通して就活ノウハウを発信している蛭牟田(ヒルムタ)と申します。
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就活をしているとメールでやり取りをする機会が増えます。現代社会において、メールを連絡手段として使うことが少ないため、使い方やマナーがあやふやな方も多いかと思います。マナーを守って企業にメールができるように、事前にテンプレートを作成しておきましょう。以上のことを踏まえて、解説していきます。

就活におけるメールの重要性

皆さんは就活をする際、エントリーシートなどの書類選考やWebテストを通過した後、面接日程の調整などで応募企業の採用担当者と直接連絡を取ることになります。ここで初めて採用担当者と個別でメッセージをやり取りすることになりますが、このメールの内容次第であなたの印象が左右される可能性があります。

内容が支離滅裂であったり、やり取りに時間をかけ過ぎてしまうと悪印象を与えてしまう可能性があり、逆に分かりやすい内容のメールをテンポよく返信していると好印象を与える可能性が高くなります。

 

就活メールの知っておきたいマナー

メールでのやり取りがきちんとできていると好印象を与えることができるため、その後の選考を有利に進めることができます。些細なことで悪印象を与えて不合格にならないためにも、基本的な作法やマナーを確認していきましょう。

就活メールは即返信しよう

「優秀な社会人ほど返信が早い」とよく言われますが、就活生にも同じことが言えます。極端な話かもしれませんが、メールが来てから30秒で返信できるならしたほうがいいです。
いつまでに返信すべきかは、以下を参考にしてください。

午前中に届いたメールはいつまでに返信すべき？

当日12:00~14:00の間に返信しましょう。

午後に届いたメールはいつまでに返信すべき？

当日、その企業の終業時間までに返信しましょう。

応募企業の終業後～翌日始業時間の間に届いたメールはいつまでに返信すべき？

正午12:00までに返信しましょう。

就活メールの件名は簡潔に！

近年LINEなどが普及し、メールの使用頻度が減少してしまったため、件名と言われてもピンとこない人もいるかと思いますが、メールでやり取りする上で非常に大切な項目になります。

件名は“そのメールの内容を一目で判断できる”内容にしなければなりません。なので、

この2点が含まれている必要があります。

お礼や挨拶、長い文章を件名にしてしまうと、件名から本文の内容が見えて来ないメールになってしまいます。採用担当者は1日何十件ものメールをやり取りしているため、件名で優先順位が判断できるメールの方が好まれます。簡潔でわかりやすい件名を心掛けましょう。

就活メールの本文は５部構成

メールの本文は以下のような構成で組み立てましょう。

【本文の構成】

1. 1.宛先・宛名（「株式会社」などの法人格は省略せずに、企業の正式名称を一番最初に記載します。そして、一段下げて、宛先担当者様の部署名と氏名を記載します）
2. 2.挨拶（初めての連絡の場合は「お世話になります。」、2回目以降の連絡の場合は「お世話になっております。」が一般的です。その後に自分の所属と名前を記載しましょう）
3. 3.内容・本題（挨拶のあとに「◯◯の件について、ご連絡です。」と簡潔に要件を続けます）
4. 4.締めの言葉（相手に対して、忙しい中メールを確認してくださったことに対する感謝の気持ちを伝えたり、忙しい中ご依頼をしていることに対して申し訳なく思っている気持ちを伝えましょう）
   
5. 5.署名（あなたの名前、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。本文との境界が分かりやすいように、「-」や「=」等を用いてシンプルな線を入れるのが一般的です）

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就活メールの例文【シチュエーション別】

【就活メールの例文1】面接参加の連絡をする場合

【就活メールの例文2】面接の日程調整をする場合

【就活メールの例文3】選考を辞退する場合

【就活メールの例文4】提出物を送付する場合

【就活メールの例文5】面接参加のお礼をする場合

【就活メールの例文6】内定承諾の連絡をする場合

【就活メールの例文7】内定辞退の連絡をする場合

就活メールを送る前に確認してほしいこと

ここまでメールの基本的なマナーやシチュエーション別の例文をご紹介しました。

ここでは、最後に今一度確認してほしいことがあるので、一緒に見直していきましょう。

【就活メールを送る前に確認してほしいこと】正しい敬語を使えているか

メールは普段の会話とは異なり、言葉の雰囲気が伝わりづらいので正しい敬語や言葉遣いを心掛けましょう。以下の言葉は間違いやすいので、自分の作ったメールにこれらの言葉が無いか確認してみましょう。

誤）御社（口語表現）
正）貴社（文語表現）

誤）とりあえず
正）取り急ぎ

誤）させていただきます（二重敬語）
正）致します

誤）一旦
正）ひとまず

【就活メールを送る前に確認してほしいこと】相手の名前や企業名が正しい表記になっているか

宛先の名称は、正式名称を記載するようにしてください。

株式会社を（株）と省略することも避けるのが一般的です。また、担当者の名前に難しい漢字が含まれている場合も細心の注意を払ってください。以下、よくある漢字間違いです。

【就活メールを送る前に確認してほしいこと】色文字や太字を使っていないか

ビジネスメールでは、基本的に色文字や太字などの装飾は行いません。

また、社会人の中には「正式なビジネスの場で、太字や色文字はふさわしくない」と考えている人も少なからずいるので、使わない方が無難と言えるでしょう。

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就活メールは要点を押さえて正しく書こう

就活をやるにあたって、メールの作成は避けて通れない道です。初めは堅苦しい文章なので作るのが難しいと感じると思いますが、要点さえ抑えられれば簡単に書くことができるので、是非参考にしていただければと思います。

また、メールでのやり取りの次は“面接”に進むと思います。面接時に何を着ていけばいいのか？私服だとしたらどんな雰囲気の服を着ていくべきかなど、不安なことが絶えないと思います。こちらの記事で面接の服装についてご紹介しておりますので、よかったら読んでみてください！

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