面接の日程確認メールで「了解」はNG？正しい言葉やメールの書き方を解説

企業から送られてきた面接の日程や内容に関するメールに、了解と返信するのはおすすめできません。なぜなら了解という言葉を目上の人に使ったり、ビジネスの場で用いたりすると、マナーがなっていないと判断される可能性があるからです。

そこで今回は、面接に関するメールに了解と返信したい時の正しい言葉遣いやメールの書き方を解説します。

面接に関するメールに「了解」と返信するのはマナー違反？

企業から面接の日程や内容に関するメールが送られてきた際、了承した旨を伝えるために「了解」という言葉を使う人がいます。しかし、基本的には目上の人やビジネスの場で「了解」という言葉は使いません。

ビジネスの場で「了解しました」「了解です」という言葉遣いをしてしまうと、意味こそ伝わるもののマナーがなっていないと悪印象を持たれる可能性があります。正しい言葉遣いは入社後にも活きてくるので、社会に出る前に了解の正しい伝え方を覚えておきましょう。

面接の日程確認メールでは了解を丁寧語に置き換えよう

面接に関するメールに了解した旨を返信する場合は、了解という言葉を丁寧語に置き換える必要があります。了解の正しい伝え方は、以下の2パターンです。

ちなみに、「了承しました」「わかりました」はフランクで馴れ馴れしい印象を与えるため、ビジネスメールでは使用しないのが無難でしょう。

面接の日程確認メールで了解と伝えたい場合のメールの書き方

前述の通り、了解を丁寧語に置き換えることでビジネスマナーに則ったメールを作成できます。しかし、わざわざ丁寧語を使わなくても「それでは、いただいた日程○月△日□時に伺います。」という一文で了解という意思を伝えることもできます。

そこで、ここでは面接に関するメールに了解と伝えたい場合のメールの書き方を4ステップで解説します。この後にメール例文も紹介するので、伝える順番や言い回しを参考にしてみてください。

【面接メールで了解と伝える】件名

まずは件名を確認します。企業から送られてきたメールに返信する場合、件名はそのままで構いません。例えば、「二次面接日程確認のお願い」という件名のメールに返信する場合は「Re:二次面接日程確認のお願い」となります。

ここで「ご連絡ありがとうございます」「お世話になっております」などの件名にしてしまうと、返信に気づかれずメールを見落とされてしまうリスクが生じるので注意してください。

【面接メールで了解と伝える】宛名

本文の冒頭には宛名を記載します。宛名は「企業名＋部署名＋担当者の氏名」の順番に書き、部署名や担当者名が分からない場合は「企業名＋ご担当者様」と記載しましょう。

この時に企業名を「（株）」「（有）」などと略してはいけません。必ず「株式会社」「有限会社」と正式名称で記載してください。

【面接メールで了解と伝える】本文

宛名の後に本文を記載します。最初は「お世話になっております」「いつもお世話になっております」などの挨拶文を書き、続けて「大学名＋学部名＋学科名＋学年＋氏名」を名乗りましょう。

そして、一行空けてからメールの内容を了承した旨を伝えます。

【面接メールで了解と伝える】署名

本文の最後には、名刺代わりとなる署名をつけます。署名とは「大学名＋学部名＋学科名＋学年＋氏名＋連絡先」をまとめたテキストのことです。

あらかじめメールの設定から署名のテンプレートを作成しておくと、署名の入れ忘れを防止できます。

そのまま使える！面接の日程確認メールの例文

ここでは、そのまま使える面接の日程確認メールの例文を紹介します。面接の日程確認メールに対して了解と伝えたい場合は、こちらのテンプレートを活用してください。

了解だけじゃない！面接のメールに関する注意点

面接の返信メールで使ってはいけない言葉は、了解だけではありません。了解以外にも知らず知らずのうちに若者言葉や話し言葉を使ってしまっている可能性もあるので、今のうちに言葉遣いや注意点を確認しておきましょう。

【面接メールに了解と送る注意点】了解以外の言葉にも注意する

面接に関するメールに了解と返信するのはマナー違反だと述べましたが、ビジネスメールには他にも気を付けたい言葉が多数あります。ここでは、了解以外にも注意したい言葉遣いを一覧で紹介します。

【面接メールに了解と送る注意点】返信する場合は件名の「Re:」はそのまま残す

メールの書き方の章で説明した通り、企業からのメールに返信する場合は件名を書き直さず、そのまま送信します。そのまま返信すると件名の前に「Re:」が付きますが、Re:も消さずにそのまま送信してください。

また、企業によっては担当者以外の社員にも内容を共有するために、CCに担当者以外のアドレスを入れている場合もあります。そのためメールを返信する際は、必ず「全返信」を選択しましょう。

【面接メールに了解と送る注意点】24時間以内に返信する

企業からメールが送られてきた場合は、24時間以内に返信するのが好ましいです。とはいえ、深夜や早朝にメールを返信するのはマナーのある行動とはいえません。

メールを返信する時間帯は、業務時間内がベストです。とくに多忙な時間帯を避けた「9～10時頃」または「17～18時頃」が望ましく、担当者や職種によっては「昼休みにあたる12～13時」「業務が落ち着いた17時以降」がメールチェックしやすいと答える人もいます。

面接の日程確認メールに「了解」と返信するのは避けるべき

面接の日程や内容に関するメールに了解と返信してしまうと、「マナーがなっていない」「就活の準備不足」とマイナスな印象を持たれる可能性があります。そのため了解した旨を返信したい場合は、「承知しました」もしくは「かしこまりました」という2パターンの丁寧語を使用しましょう。

キミスカの就活研究室では、就活のメールに関する記事を数多く投稿しています。本記事以外にもメールの書き方やそのまま使えるテンプレートを場面別に紹介している記事が多数あるので、就活メールを作成する際にはぜひ活用してみてください。