面接の日程変更はこれで完璧!メールの書き方と電話のかけ方を解説【例文付き】

他社と面接日が被ったり、急用が入ってしまったりと、何らかの事情で面接の日程変更をお願いしなければならない状況に陥ることもあるでしょう。

そこで今回は、面接の日程変更メールの書き方と電話のかけ方を例文付きで解説します。いざという時に慌てないように、今のうちに確認しておきましょう。

面接の日程変更はメールor電話?

数日前までならメールでOK面接の日程変更は、直近でなければメールで連絡するのがおすすめです。メールなら企業とのやりとりが残るので、お互いの認識の違いが生まれにくく、口頭で伝える際に起こりがちなトラブルを避けられるでしょう。

ただし、連絡が面接前日や当日になってしまった場合は、必ず電話で連絡しましょう。緊急の連絡をメールで行ってしまうと、面接の時間までに確認してもらえない可能性があります。確実に日程変更したい旨を伝えるためにも、直近の連絡はメールではなく電話で行ってください。

面接の日程変更メールの書き方4ステップ【例文付き】

ここからは、面接の日程変更メールの書き方を解説します。まずは日程変更メールの例文を確認してみましょう。

【面接の日程変更メールの例文】

【件名】
〇月〇日の面接日程変更のお願い(○○大学 キミスカ由貴)

【本文】
株式会社○○○○
人事部 ○○○様

大変お世話になっております。
○○大学○○学部のキミスカ由貴と申します。

この度は面接の日程をご連絡いただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮なのですが、〇月〇日〇時よりお約束頂きました面接につきまして、急遽ゼミのプレゼンテーションが決まり、貴社にお伺いすることが難しくなりました。

誠に勝手なお願いで申し訳ないのですが、以下の日程で再調整して頂くことは可能でしょうか。

■月■日(火) 午後
■月■日(水) 終日
■月■日(金) 終日

上記の日程で都合がつかないようでしたら、別の日程をご提示いただければ幸いです。
お忙しいところお手数をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
ご検討の程、何卒よろしくお願いいたします。

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キミスカ 由貴(きみすか ゆき)
○○大学○○学部○○学科
TEL:090-○○○○-○○○○
MAIL:yuki1234@○○○○
==========================

【面接の日程変更メールの書き方】①件名に用件・大学名・氏名を入れる

件名には、用件と大学名および氏名を書きましょう。このように件名をつけることで、受け取った側は一目でメールの内容を把握できます。

面接の日程変更メールの件名は、「〇月〇日の面接日程変更のお願い(大学名+氏名)」でOKです。

【面接の日程変更メールの書き方】②宛名は会社名・担当者名を書く

次は宛名を書きます。宛名は会社名と担当者の氏名を記してください。その際は「(株)」や「(有)」などの略称は使用せず、必ず正式名称で記入しましょう。

面接の日程変更メールの宛名は、「企業の正式名称+部署名+担当者の氏名」とします。部署名が分からない場合は、省いて構いません。また、担当者の名前が分からない場合は「企業の正式名称+ご担当者様」でOKです。

【面接の日程変更メールの書き方】③本文に用件・希望日程・謝罪の旨を記載する

それでは本文に進みましょう。宛名を書いた後、一行空けてから「挨拶文+大学名および氏名」を記入します。挨拶文は「大変お世話になっております」が無難でしょう。

続いて、面接の連絡に対する感謝の気持ちを伝えましょう。その後、用件を簡潔に伝えた上で希望日程を記します。日程変更の理由は、学業都合であればそのまま伝えてOKです。ただし、他社の面接と被ってしまった場合は、変更理由を伝える必要はありません。「別件があり」「都合が悪く」と伝えるのが無難です。

本文の最後では、謝罪の気持ちを伝えます。こちらの都合で変更してもらうので、誠意ある言葉で締めくくりましょう。

【面接の日程変更メールの書き方】④署名は大学名・氏名・連絡先を書く

メールの末尾には、「大学名+氏名+連絡先」をまとめて記載した署名を入れます。どこからが署名なのかを分かりやすくするために、署名は線や記号で区切るといいでしょう。

また、署名を入れ忘れることのないように、あらかじめ署名登録機能で設定しておくと便利です。

【例文付き】面接の日程変更電話のかけ方4ステップ

電話の流れを紹介続いて、面接の日程変更を電話でお願いする際のポイントを解説します。メールの場合と同様に、まずは例文を確認してみましょう。

【面接の日程変更電話の例文】
就活生就活生

お忙しいところ失礼致します。私、〇月〇日〇時より面接のお約束をさせていただいております、キミスカ由貴と申します。恐れ入りますが、人事部の○○様はいらっしゃいますでしょうか。

採用担当採用担当

お電話代わりました。○○です。

就活生就活生

お世話になっております。私、〇月〇日〇時より面接のお約束をさせていただいております、キミスカ由貴と申します。今お時間大丈夫でしょうか。

採用担当採用担当

大丈夫ですよ。どうされましたか?

就活生就活生

大変申し訳ないのですが、〇月〇日に急遽ゼミのプレゼンテーションが決まり、御社にお伺いすることが難しくなりました。誠に勝手なお願いで恐縮ですが、〇月〇日の面接はキャンセルさせていただき、別の日程に変更していただくことは可能でしょうか?

採用担当採用担当

承知致しました。日程のご希望はありますか?

就活生就活生

ありがとうございます。〇日、〇日、〇日を候補として考えているのですが、ご都合いかがでしょうか?

採用担当採用担当

それでは、〇日〇時でよろしいでしょうか?

就活生就活生

ありがとうございます。それでは、○月○日の○時にお伺い致します。お忙しい中、お手数をおかけして申し訳ありません。当日はどうぞよろしくお願い致します。失礼致します。

【面接の日程変更電話のかけ方】①大学名と名前を名乗る

面接の日程を変更したい旨を電話で伝える際は、最初に大学名と名前を名乗りましょう。最初に自分が何者なのかを名乗るのは、社会人の基本です。

面接の日程変更の電話では、「お忙しいところ失礼致します。私、〇月〇日〇時より面接のお約束をさせていただいております、(大学名+名前)と申します。」というように、名乗るのと同時に簡潔に用件を伝えるといいでしょう。

【面接の日程変更電話のかけ方】②担当者に代わってもらう

企業に電話をかけると、ほとんどの場合は受付担当者が出ます。そのため誰宛なのかを伝えて、担当者に代わってもらうよう依頼する必要があります。

担当者が不在だった場合は、「何時ごろにお戻りになりますか?」と戻る時間を聞きましょう。戻る時間を聞いたら、「それでは〇時頃に改めてお電話させていただきます」と伝えて、担当者が戻る時間に合わせて再度電話をかけ直してください。

【面接の日程変更電話のかけ方】③日程を変更したい旨を伝える

日程変更を申し出るのは気が引けるかもしれませんが、認識の違いを生まないためにも日程変更したい旨をはっきり伝えてください

その際は最低3つの候補日を用意しておき、その中から都合のいい日程を企業側に選んでもらいましょう。

【面接の日程変更電話のかけ方】④お詫びとお礼の言葉を述べる

面接の日程変更の電話では、企業に負担をかけることへのお詫びと対応してもらうことに対するお礼を述べましょう。
用件を伝えることに集中してお詫びやお礼を忘れてしまうと、マナーのない失礼な人間だと思われてしまいます。

面接の日程変更に関するよくある質問(Q&A)

日程変更に関する疑問を解消ここからは面接の日程変更に関するよくある質問と、それに対する回答を紹介します。メールや電話で連絡する前に、疑問を解消しておきましょう。

【面接の日程変更に関する質問】①理由を正直に伝えてもいいの?

学業都合であれば正直に伝えて構いませんが、それ以外の理由であれば伝え方に注意が必要です。とくに他の企業と面接日が被った場合は、そのまま伝えてしまうと「志望度が低い」「スケジュール管理ができない」など、悪印象を持たれてしまう可能性があります。

その場合は、「別件があり」「都合が悪く」と伝えるのが無難でしょう。

【面接の日程変更に関する質問】②悪印象を持たれない?

面接の日程変更を申し出るのは、少々気が引けますよね。しかし、企業側が日程変更を申し出た学生に対して悪印象を抱くことは稀です。企業は学生の忙しさや就活スケジュールを管理する難しさを理解しているので、そこまで恐縮する必要はありません。

ただし、何度も日程変更を申し出たり、マナーを無視した連絡をしたりすると、悪印象を持たれてしまうでしょう。面接の日程変更は、原則一度だけ。また、連絡に関しては先ほど解説したポイントを押さえ、誠意ある対応を心掛けましょう。

【面接の日程変更に関する質問】③気まずいからブッチしたらダメ?

面接の日程変更を申し出るのが気まずいからといって、無断欠席いわゆる“ブッチ”をするのはNGです。当たり前ですが、ブッチするとその企業の面接を受けられなくなります。また、あなたが通う大学の印象も悪くなり、後輩が採用選考を受けにくくなる可能性も

先ほど説明した通り、面接の日程変更を申し出たからといって、悪印象を持たれることはありません。この記事を参考に、適切に対処しましょう。

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面接の日程変更はメールが基本!急ぎの場合は電話で連絡しよう

面接の日程変更はメールが基本ですが、連絡が面接日の前日や当日になってしまった場合は電話で伝えるべきです。連絡するのは緊張するかもしれませんが、ブッチは言語道断です。一度の日程変更の申し出で悪印象を持たれることはほとんどないので、必要以上に心配することはありません。

メールや電話で面接の日程変更を申し出る際は、この記事で紹介した例文やポイントを参考にしながら、簡潔かつ丁寧に用件を伝えましょう!