【例文付き】インターンは辞退しても問題ない!正しい連絡方法を詳しく解説

インターンを辞退するときは、正しい方法で伝えることが大切です。間違った方法で連絡してしまうと、企業側に悪いイメージを与えてしまうかもしれません。本記事では、学生がインターンの辞退連絡を行う際のポイントや、注意点について解説していきます。

例文も紹介しているので、インターンを辞退しなければいけず困っている学生はぜひ参考にしてください。

インターンは辞退しても問題ない?

インターンを辞退したい場合は正しく連絡し、事情を説明すれば問題ありません。企業もある程度の学生が辞退することは想定済みで、特別悪い評価を受けることはないでしょう。

しかし、連絡をしたときに態度が良くなかったり、非常識な行動を取ったりしたら印象が悪くなってしまいます。後輩が就活をする際にも悪影響を及ぼす可能性があるため、誠実な対応を心掛けて連絡してください。

企業もお金と時間をかけてインターンの用意をしているので、お詫びや感謝の気持ちを伝えることが大切です。

インターンの辞退は本選考で不利になる?

インターンの辞退が本選考に影響することはほぼないでしょう。しかし、インターンに参加して企業研究ができないことにより、他の学生と差がついてしまうかもしれません。

とくにベンチャー企業では、インターンで良い結果を残すことで本選考へ進める場合もあるので、貴重な機会を失うことに繋がります。インターン参加者のみ得られる選考ルートも獲得できなくなり、チャンスを逃すことになるため、不利になってしまう可能性が高いです。

そのため、インターンに複数の日程があるときは、辞退前に日程変更をお願いしてみると良いでしょう。

インターンの辞退を連絡するタイミングは?

インターンの辞退連絡は早いほど良いです。遅くなると企業や他の学生に迷惑をかけますし、プログラムに影響が出てしまうかもしれません。

辞退を連絡するタイミングについて、さらに詳しく解説していきます。

【インターン辞退のタイミング】①基本は辞退が決まったとき

選考がどれくらい進んでいるかに関係なく、基本的には辞退が決まった時点で連絡しましょう。企業も辞退者が出た場合は、追加の学生を募集したりグループワークの調整をしたりする必要があります。企業への迷惑を最小限に抑えるためにも、連絡は早めに行うことが重要です。

【インターン辞退のタイミング】②直前でも必ず連絡する

体調不良などでいきなり辞退しなければいけないときも、必ず連絡を行ってください。
営業時間外で辞退が決まった際はメールで連絡を入れ、営業が始まったら電話を掛けると丁寧です。
しかし、やむを得ない場合を除き、基本的に直前の連絡は避けましょう

インターンの辞退を伝えるときの例文

インターンを辞退する際は、できるだけ電話で連絡するのが理想的です。電話の方が丁寧な印象を与えられますし、メールが送れていなかった、企業側が見落としていたなどのトラブルも避けられます。

どうしても電話が繋がらないときはメール連絡でも良いですが、返信がない場合は再度電話を掛けましょう。WEB上でキャンセルできる企業でも、できるだけ電話での連絡を合わせた方が良いイメージを与えられます。

また、辞退連絡では必ず以下の内容を伝えてください

インターン辞退のメール構成
  • 名前
  • 参加予定だったインターンの日程
  • 参加予定者であること
  • 辞退を希望すること
  • お詫び

電話連絡をする場合、メール連絡をする場合についてそれぞれ具体的に紹介していきます。

【インターン辞退の例文】①電話で伝える場合

インターンの辞退を電話連絡する際は、できるだけ簡潔に伝えるのがポイントです。辞退の理由は聞かれない限り、諸般の事情と言えば問題ありません。とくに他企業のインターンが被ったときは理由を濁すべきなので、正直に伝えないよう気を付けましょう。以下は電話での会話例です。

【担当者に繋がった場合】
就活生就活生

お忙しいところ、失礼いたします。
○○大学□□学部の△△と申します。
×月×日のインターンシップの件でお電話いたしました。
ただいま、お時間を頂いてもよろしいでしょうか。

採用担当採用担当

大丈夫です。どうなさいましたか?

就活生就活生

ありがとうございます。
×月×日のインターンシップに参加させていただく予定だったのですが、諸般の事情により参加が難しくなってしまいました。
そのため、インターンシップを辞退させていただきたくお電話いたしました。

採用担当採用担当

分かりました。また機会がありましたら是非参加してくださいね。

就活生就活生

ありがとうございます。
大変貴重な機会を頂いたのにも関わらず、このような結果となり申し訳ございません。
また、この度はお忙しいところお手数をおかけしてしまったこと、お詫び申し上げます。
ご丁寧な対応をいただきありがとうございます。失礼いたします。

【担当者が不在だった場合】
就活生就活生

お忙しいところ、失礼いたします。
キミスカ大学人材学部の片岡と申します。
5月13日のインターンシップの件でお電話いたしましたが、採用のご担当者様(名前が分かるときは●●様)はいらっしゃいますでしょうか。

受付受付

担当の中島はただいま外出しております。

就活生就活生

何時ごろ戻られる予定でしょうか。

受付受付

16時頃です。

就活生就活生

それでは、採用のご担当者様(名前が分かるときは●●様)にご伝言をお願いできますか。
お戻りになる16時頃に、またお電話する旨をお伝えいただきたいです。
よろしくお願いいたします。

【インターン辞退の例文】②メールで伝える場合

電話が繋がらないときは、以下のようにメール連絡を行いましょう。

インターン辞退をメールで伝える際の例文

件名:×月×日インターンシップ辞退のご連絡(キミスカ大学 涌井)

◆◆株式会社
人事部 採用ご担当者様(名前が分かるときは●●様)

お世話になっております。
キミスカ大学人材学部の涌井と申します。

5月13日のインターンシップへの参加をお約束しておりましたが、諸般の事情により辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

大変貴重な機会を頂いたのにも関わらず、このような結果となり申し訳ございません。
また、本来は直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となってしまったことを重ねてお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社益々のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

——————
キミスカ大学人材学部
氏名 涌井 秀章
電話番号 010-000-000
メールアドレス wakuwaku16san@gmail.com
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インターンの辞退を連絡する際の注意点3つ

インターンを辞退するときの例文について紹介しましたが、どのような点に気を付けて連絡すれば良いのでしょうか。

注意すべきポイントについて、以下で解説します。

【インターン辞退の注意点】①時間帯に気を付ける

始業して2時間くらいは忙しく、12時~14時もお昼休みで席を外している可能性があるので、タイミングに気を付けて連絡しましょう。また、退勤前の時間帯も迷惑がかかってしまいます。

電話をかける時間は11時〜12時と15時〜17時を目安に、業務時間を事前に調べてから電話を掛けるのが理想的です。

【インターン辞退の注意点】②謝罪をしっかり伝える

企業はインターンのためにコストや手間を掛けて準備しているため、謝罪の気持ちをしっかり表すのが大切です。

申し訳ございません」「大変恐縮なのですが」という言葉を添えましょう。

【インターン辞退の注意点】③ビジネスマナーを意識する

企業の方と話すときは、ビジネスマナーを意識し正しい敬語を使わなくてはいけません。とくに電話では口癖が出たり、くだけた口調になったりしてしまうことが多いです。

できるだけ誠意を伝えるためにも、普段から言葉遣いを意識しておくと良いでしょう。

インターンを辞退するときは誠意ある対応をしよう

インターンの辞退は本選考にあまり関わりませんが、ビジネスマナーを守らなければ悪い印象を与えてしまいます。最悪の場合、後輩に影響を及ぼす可能性もあるので、誠実な態度を取ることが重要です。

また、辞退するとインターン参加者のみの特典を受けられないため、できれば他の日程に変更してもらえないか聞いてみると良いでしょう。いずれの場合も申し訳ないという気持ちを忘れず、誠意を込めて対応してください。