エントリーシートの正しい印刷方法!失敗しない印刷のコツや注意点を解説

エントリーシート(ES)は、企業にあなたの気持ちを初めてアピールできる、いわばラブレターのようなものです。大切な書類なので、文字の大きさや美しさに気を配ることと同様に、印刷の仕上がりや用紙にも気を配る必要があります。

この記事では、エントリーシートの印刷についてご紹介していきます。細かいポイントにも気を配って、内定につながるエントリーシート作りをしましょう。

エントリーシートの印刷方法は重要?

そもそも、エントリーシートの印刷方法は内定に影響を与えるのでしょうか。もちろん、エントリーシートでは紙や印刷よりも内容の方が大事です。しかし、印刷の仕上がりによって人事に与える印象が多少左右されることがあります。

たとえば、印刷が汚かったり曲がったりしていると、大雑把でだらしない性格なのかな?という印象を与えてしまいます。また用紙の大きさが合っていない場合は、ルールを守れない学生だと思われてしまうでしょう。

エントリーシートや履歴書は学生が就活のために出す書類ですが、立派なビジネス文書だということを忘れてはいけません。ビジネスに関わる書類である以上、最低限のマナーと読む人への気配りはしておく必要があるのです。エントリーシートを作成する際は、必ず印刷の仕上がりについても配慮しておきましょう。

エントリーシートを印刷する前に書き方を確認しよう

エントリーシートを手に入れた後にまず確認して欲しいのが、エントリーシートの書き方です。手書きでなくてはいけないのか、それともパソコンで作成してプリントしてもいいのかなど、企業によって指定される書き方は異なります。指定された書き方が守れていないと、そもそも評価すらしてくれない場合があるため要注意です。注意事項に記載がない場合は、一度企業にメールや電話で確認することをおすすめします。

エントリーシートの正しい印刷方法

さっそくエントリーシートの正しい印刷方法について見ていきましょう。就活に関する書類を印刷する時の基本になることなので、注意して印刷しましょう。

【エントリーシートの印刷方法】①上質紙や厚手の白い用紙を使う

エントリーシートは、清潔感がある読みやすい紙に印刷することが大切です。印刷には、表面が滑らかできれいに仕上がる「上質紙」や、インクが滲まない厚手の印刷用紙がおすすめです。用紙の色は、必ず真っ白なものを選んでくださいね。

コピー用紙の中には、「自然な白色」という色味の用紙もあります。「自然な白色」の紙は単体で見ると白く見えますが、実は若干色がついているため注意しましょう。真っ白な紙が使用されることの多い就活では、悪目立ちしてしまう可能性があります。

一般的なコピー紙である「普通紙(PPC紙)」や藁半紙なども、インクが滲んだり文字が透けたりしてしまうため、使用は避けておいた方が無難です。エントリーシートは人事だけではなく多くの人が読むものなので、破れたり文字が消えたりしないようにできるだけ上質な紙を選びましょう。

【Eエントリーシートの印刷方法】②企業に指定されたサイズを守る

エントリーシートは、紙の色だけではなくサイズにも注意しましょう。サイズが守られていないと、「細かいことに気がつかない」「ルールが守れない」とマイナス評価になってしまうことがあります。人事によっては、エントリーシートを読んでもらえないことすらあります。

印刷するサイズについて指示がない場合はA4が一般的ですが、不安な時は問い合わせても構いません。問い合わせで評価が左右されることはほとんどないので、間違えるよりはしっかり確認して送りましょう。

エントリーシートが2枚ある場合は、A3にするかクリップで留めておくようにしましょう。面接の時に2枚横に並べて見ることがあるため、ホチキスの使用は避けておいた方が親切です。

【ESの印刷方法】③基本は白黒でOK

エントリーシートを印刷する際、とくに指示がなければ白黒の印刷で構いません。届いたエントリーシートは原本ではなくコピーで企業内を回ることも多いため、カラーでも白黒でも大きな差がないケースがほとんどです。

ただし、写真をはっきり見せたい時や強調のために色を使った時は、カラーで印刷しても問題ありません。指示がある場合は、必ず指示の内容を守ってくださいね。

エントリーシートをきれいに印刷するコツ

ここからは、エントリーシートの印刷をよりきれいに行うコツについて解説していきます。必ず守る必要はありませんが、これができるとより見やすくて良い仕上がりになります。

【エントリーシート印刷のコツ】①自宅よりも大学やコンビニで印刷する

エントリーシートの印刷は、自宅よりも大学やコンビニで行った方がきれいに仕上がります。これは、業務用と家庭用では印刷方式が異なることが理由です。家庭用のプリンターはインクジェント方式、業務用プリンターはレーザー方式という方法で印刷をしていきます。レーザー方式の印刷は会議資料などにも対応しているため、画像や文字が鮮明に印刷できるようにできているのです。

コンビニのネットプリントサービスならいつでもどこでも印刷できるので、急いでいる時にもおすすめです。ただし、ネットプリントはコンビニごとにやり方が異なります。事前の登録が必要なものが多いので、いざという時に焦らないよう事前にやり方を調べておくことをおすすめします。

【エントリーシート印刷のコツ】②余白のバランスに注意

よりきれいに印刷したいのであれば、印刷時に余白のバランスにも注意することをおすすめします。上下左右の余白のバランスがおかしかったり余白が大きすぎたりすると、美しく印刷することはできません。

上下左右の余白は均等にして1cm程度になるように調整すると、見やすくてきれいなエントリーシートになります。

【エントリーシート印刷のコツ】③印刷前にプレビューをする

印刷前にプレビューをすると、実際の仕上がりをパソコン上で見ることができます。印刷してから失敗を修正するのは非効率的で資源の無駄になるため、必ず事前にプレビューをチェックしておきましょう。余白や全体のバランスなどは、プレビューを見ながらだと調整しやすいです。

エントリーシートを印刷する時の注意点

最後にエントリーシートを印刷する時に、意識して欲しい注意点を解説していきます。

【エントリーシートを印刷するときの注意点】①予備を印刷しておく

エントリーシートは修正テープが使えないため、1文字でも書き損じが生じてしまうと書き直しをする必要があります。エントリーシートを1枚しか印刷していない場合、書き損じの際に再び印刷しなくてはいけなくなってしまいますよね。

コンビニや大学で印刷をしている方は、書き損じの度に作業が中断されてしまうことになります。それでは効率が悪いので、あらかじめ予備のエントリーシートを何枚か印刷して修正があってもすぐに対応できるようにしておきましょう。

【エントリーシートを印刷するときの注意点】②提出前に確認用をコピーしておく

エントリーシートは、一度提出すると手元に返ってくることはありません。書類審査が終わった後も、面接などでエントリーシートは使用されます。つまり、一度出したエントリーシートの内容を、後から確認することはできないのです。

面接でエントリーシートの内容を聞かれてもすぐに答えられるように、提出前に確認用としてエントリーシートのコピーを取っておきましょう。そうすることで、エントリーシートと面接の内容に一貫性が出て好印象を残せます。

【エントリーシートを印刷するときの注意点】③ファイル形式に注意する

エントリーシートは、WordやExcelのファイル形式で渡されることがあります。しかし印刷する際はファイル形式を変更し、PDFにしておくことをおすすめします。WordやExcel形式のまま印刷しようとしても、プリンターによっては対応していないことがあるためです。

また印刷設定中に操作を間違えて、内容を変更してしまうリスクもあります。内容が変更できないPDF形式なら、こういったミスも防げます。

印刷したらエントリーシートを書こう

エントリーシートを正しく印刷できたら、次は内容で企業にあなたをアピールする番です。折角正しく印刷できたので、エントリーシートの内容が採用担当に伝わらないのはもったいないですよね?魅力的なエントリーシートの書き方をマスターして、評価されるエントリーシートを提出しましょう!

魅力的なエントリーシートの書き方とは?基本的な書き方のポイントを簡単解説

エントリーシートは正しく印刷して好印象を残そう!

エントリーシートは用紙や印刷の方法ひとつで、印象が大きく左右されることがあります。印刷の仕上がりによっては「ルールが守れない学生だ」と思われて、自己PRなどの情報についてしっかりと選考してもらえないことすらあります。

もちろんエントリーシートは内容が一番大切です。しかし印刷方法で印象に大きく差がつくこともあるため、十分に注意して印刷してください。