この記事では、就活時の企業とのやりとりのマナーや折り返し電話をかける前の準備などを会話例文付き解説していきます。
皆さんこんにちは。月間PV62万件を突破したメディア、『就活研究室』編集長の大舘(オオダチ)です。
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就活の折り返し電話をする前に準備しておきたい４つのこと
企業から不在着信や留守番電話が入っていても焦らずに対処しましょう。まずは折り返し電話をする前に準備しておきたいことを解説していきます。
【折り返し電話の準備】留守電が残っていないか確認する
あなたの電話に企業からの不在着信が残っていたら、まず留守電が残っているかを確認しましょう。あなた宛にメッセージの概要が残っている可能性があります。また、「折り返しは不要です」などといった連絡が入っている可能性もあるので、しっかりと確認した上で折り返しの電話をするかしないか決断しましょう。
もし留守電をチェックしないで折り返しをした場合、“チェックの甘い学生”といったマイナスなイメージを持たれてしまうこともあるので注意しましょう。
【折り返し電話の準備】スケジュール帳を用意する
企業からの電話は日程調整など、何らかの案内であることが多いです。例えば
面接の合格通知および次回面接の日程調整
説明会の御礼および個別面談の日程調整
などの内容であることもあります。そのため折り返しの電話をする前に必ずスケジュール帳を用意し、スムーズに話が進められるようにしておきましょう。
【折り返し電話の準備】電波の良い場所を確保する
電話をかける時の場所選びは非常に大切です。騒音がする場所はなるべく控え、地下鉄などの電波が不安定な場所もできるだけ避けるべきです。電波が悪いと何度も聞き返してしまったり、電話自体が切れてしまったりするなど、様々な点で相手に悪い印象を与えかねません。
この周囲の環境に関しては、注意さえすれば誰でも気をつけることができます。
最低限のマナーでもあるので、覚えておいてください。
【折り返し電話の準備】電話をかける時間帯を考える
折り返しの電話をする際は、エントリーした企業の始業時間と就業時間を調べてからにしましょう。
もしインターネット等に載っていなかった場合は、朝10:00以前と夕方18:00以降の電話は避けるのが無難です。またお昼休憩時の午後12:00～13:00も避けるべき時間帯なので気をつけましょう。
就活の折り返し電話マナー
折り返しの電話をする時にもマナーがあります。今回は3つの手順に分けて簡単にまとめてみましたのでご紹介致します。
【就活の折り返し電話マナー】ステップ1.まずは自分が名乗る
企業に折り返しの電話をすると、初めは担当者ではなく受付に通電することがほとんどです。そこから担当者に繋ぐためにも、まずは自分が何者であるのかを名乗るようにしましょう。
また、名乗る前に「お忙しいところ失礼致します」と一言添えると、マナーがしっかりしていることをアピールすることができます。
「お忙しいところ失礼致します。○○大学の田中浩史と申します。」
【就活の折り返し電話マナー】ステップ2.折り返し電話であることを伝える
次に要件を伝えましょう。担当者に繋ぐためには、何のために折り返してきたのかを伝えるのが一番早いです。受付の方に折り返し電話であることを伝えたら、担当者に繋いでくれるはずです。
「人事部の佐藤様からお電話をいただき、折り返しさせていただきました。佐藤様はいらっしゃいますでしょうか」
【就活の折り返し電話マナー】ステップ3.要件をすぐに伝えない
担当者の方が出てくると焦ってしまい、要件をすぐに伝えてしまいそうになりますが、それはNGです。担当者が出てきたら先ほどのステップ1に戻り、名乗りと折り返しである旨を伝えます。
ここでのポイントはここまで伝えたら後は担当者が話を進めてくれるはずです。
「お忙しいところ失礼します。先ほど14時ごろにお電話頂きました○○大学の田中浩史です。今お時間よろしいでしょうか？」
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就活で絶対にやってはいけない電話の例【パターン別】
社会人として企業で働くと、取引先や顧客など、様々な相手と電話でやりとりをすることになるでしょう。そのため、就活では「電話応対時のマナー」が選考結果に関わってくる可能性があります。
そこで今回は、実際の失敗例を交えて、就活における電話の正しい掛け方・受け方をご紹介します。
【就活の電話】電話をかける時のNG例
「もしもし」という言葉は、ビジネスシーンにおいて失礼な言葉とみなされることがあります。
一般的に、ビジネスシーンでは「もしもし」という言葉を、「お世話になっております」などの挨拶に置き換えます。
電話口の相手が、話し手が誰であるのかを必ずしも理解しているとは限りません。仮に違う人物と認識していた場合は、誤解が生じてしまう恐れがあります。そのため、電話を掛けた際には、必ず自己紹介から入るようにしましょう。
例えば、上記の挨拶と合わせて、「お世話になっております。○○大学の田中です。」のように話し始めれば問題ありません。
【就活の電話】電話を受ける時のNG例
ビジネスシーンでは、自分から名乗ることが基本的なマナーとなります。そのため、相手のことを聞く前に、普段から「はい、○○です。」と名乗る癖をつけておきましょう。また、電話が掛かってきた際には、相手をできるだけ待たせないよう、3コール目までに出ることも大切なポイントです。
企業からの電話に対して、ただ返事を繰り返しているだけでは、「本当に分かっているの？」と感じられてしまいます。一般的にビジネスシーンでは、相手の発した情報を復唱して確認することが、基本的なマナーとされています。
そのため、適度に「～といった認識で問題ございませんでしょうか？」のように、確認を入れるようにしましょう。
【就活の電話】折り返し電話をする時のNG例
電話を掛けてきた人が、折り返しの電話に必ずしも応対するわけではありません。そのため、不在着信が入っていた事実だけでなく、その状況を伝えることが大切です。
例えば、「先程○○課○○様からお電話をいただき、折り返しご連絡いたしました。」のように、担当者名は必ず伝えるようにしましょう。可能であれば、不在着信の日時や留守番電話の内容も伝えられるとベストです。
すぐに本題に入ろうとすると、「不在だったことを悪いと思っていない」と感じられてしまう恐れがあります。そのため、最初に応対した相手、留守番電話を残した相手の両方に、不在だった点を詫びることが大切です。
例えば、「○日○時頃にお電話をいただきましたが、不在にしており申し訳ございませんでした。」のように、謝罪文を入れるようにしましょう。
就活の電話対応は場数をこなすことで成長する
ここまで就活の電話対応について解説してきましたが、いくらポイントや例を頭に入れても実践を体験してみないことには何も始まりません。実際に経験してみたいという方は企業と簡単に繋がることができるサービス、「キミスカ」を使ってみてください。
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就活の折り返し電話は焦らずに準備をしてからしよう
就活の場では折り返しの電話一つとっても選考に関わってくる重要なものになってきます。「不在着信が入っていても焦らず、万全の準備をしてから折り返す」このことをしっかり覚えておいてください。また、電話が繋がったら上記に記したように会話を進めていくことを忘れないでください。
就活では電話と同じくらい、メールでの対応も選考の一部になってきます。こちらの記事には、人事に好印象を与えるメールの書き方が記載されています。参考にしていただければ幸いです。
