就活やインターンで企業からメールが来た！使える「返信テンプレ」まとめ【例文あり】

就活中は企業とのメールのやり取りが必要になります。とくにインターンに参加する学生は日程調整やお礼のメールを送らなければならないので、あらかじめビジネスメールのマナーについて知っておきたいところです。

そこで今回は、就活やインターンで企業からメールが来たときに使える返信テンプレを紹介します。シチュエーション別に例文も作成したので、ぜひ参考にしてください！

【メールテンプレ】就活やインターンのメール返信はこれで完璧！

就活が始まると、企業とメールでやり取りしなければならない場面が出てきます。とくにインターンに参加したい学生は、インターンに申し込むとき、採用メールのお礼、日程調整のお願いなど、さまざまなタイミングで企業とメールで連絡を取り合う必要が出てくるでしょう。

ビジネスメールは家族や友達に送るメールとは異なり、守るべきマナーやルールがあります。それを知らずに返信してしまうと、常識がないと判断されてしまうので要注意です。

それでは、すべてのビジネスメールに共通する文面を確認してみましょう。

宛先
件名
宛名
本文
署名

ここから各パートについて詳しく解説していきます！

【就活メールの構成】宛先

企業ページや就活サイトに記載されているメールアドレスをコピーして貼り付けます。手入力では間違えてしまう可能性があるので、なるべく手入力は避けましょう。

ちなみに宛先を入力する際に「CC」「BCC」という入力欄がありますが、これらは同じ内容のメールを複数の相手に送信するための機能です。CCとBCCの違いは以下の通りです。

送り主に受信者のメールアドレスを知られてもいい場合に使う。社内メールや取引先とのメールに使われることが多い。

BCC

送り主に受信者のメールアドレスを知られたくない場合に使う。メルマガのような不特定多数にむけた一斉送信メールに使われることが多い。

それでは、企業から来たメールに複数の宛先があった場合を想定してみましょう。

送信者：採用担当者
TO：あなた
CC：人事部長、採用チーム課長、ほか

この場合は「全員に返信」を選び、CCに設定されている宛先にも返信してOKです。送信後はきちんと全員に返信できているか、改めて確認しておきましょう。

件名

企業からのメールに返信する場合は、件名を編集する必要はありません。自動的に「Re:」が付くので、Re:を付けてそのまま返信してください。件名を変えてしまうと、何に対しての返信か分かりにくくなるので注意しましょう。

返信ではなく新規でメールを作成する場合は、一目で用件を把握できる分かりやすい件名にします。例えば「〇月×日のインターンシップ参加について（○○大学キミスカ由貴）」など、日付とタイトル、大学名と氏名を入れておくといいでしょう。

宛名

本文の冒頭に宛名を記載します。宛名は「会社名＋部署名＋担当者の氏名」の順番に書きましょう。株式会社は(株)と略さず、必ず正式名称で書いてください。担当者の名前が分からない場合は「ご担当者様」と記載しましょう。

本文

本文は挨拶からスタートします。続けて大学名や氏名を名乗り、本題に入りましょう。

初めてメールを送る場合は「初めてメールを送らせていただきます」と書き、2回目以降は「お世話になっております」、何度もメールをやり取りするようであれば「いつもお世話になっております」と変えていくといいでしょう。

伝わりやすい文章にするコツは、1行30文字を目安に5行前後でまとめることです。さらに、適度に改行を加えると読みやすくなります。

署名

ビジネスメールでは本文の末尾に署名を入れます。署名とは、自分が何者なのかを知らせる役割を担うテキストのことです。あらかじめ「大学名」「氏名」「連絡先」を記載したテンプレを作っておけば、署名の入れ忘れを防止できます。

Gmailを利用している学生は、設定のギアアイコンから［すべての設定を表示］をクリックし、署名を作成して設定しておくと便利です。

就活やインターンのメール返信に「そのまま使える例文」まとめ

宛名や署名を変更するだけで、就活やインターンのメール返信にそのまま使えるシチュエーション別の例文を紹介します。就活やインターンの返信メールに困っている学生は、ぜひテンプレをコピーして使用してみましょう。

【メール例文1】日程調整

件名：〇月×日インターンシップ参加日程について（○○大学キミスカ由貴）

○○株式会社
人事部　採用チーム　ご担当様

お世話になっております。
○○大学□□学部△△学科3年のキミスカ由貴と申します。

インターンシップの日程のご連絡を頂きありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、ご指定頂いた日程がいずれも都合がつかず参加できません。
こちらの都合で大変恐縮ですが、下記日程のご予定はいかがでしょうか？

〇月×日(曜日)　〇時～
〇月×日(曜日)　〇時～
〇月×日(曜日)　〇時～
〇月×日(曜日)　〇時～

お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願い致します。

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キミスカ由貴（きみすかゆき）
○○大学○○学部○○学科
TEL：090-○○○○-○○○○
MEIL：yuki1234@○○○○
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【メール例文2】お礼

件名：〇月×日インターンシップのお礼（○○大学キミスカ由貴）

○○株式会社
人事部　採用チーム　ご担当様

いつもお世話になっております。
○○大学□□学部△△学科3年のキミスカ由貴と申します。

この度は〇月×日(曜日)〇時～のインターンシップに参加させて頂き、誠にありがとうございました。
○○様をはじめ○○部の皆様には、実際の業務経験を通して様々なことを教えて頂き、大変感謝しております。

今回のインターンシップを通じて、(具体例)～～～

今回インターンシップに参加させて頂けたことで、貴社で働きたいという気持ちがより一層強くなりました。
ぜひ貴社の選考を受けさせて頂きたく存じますので、引き続きよろしくお願い致します。

改めてこのような貴重な機会を頂けたこと、心より感謝申し上げます。
末筆ながら、貴社のなお一層のご清栄と皆様のご多幸をお祈り申し上げます。

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キミスカ由貴（きみすかゆき）
○○大学○○学部○○学科
TEL：090-○○○○-○○○○
MEIL：yuki1234@○○○○
=====================

このメールは返信すべき？判別方法を解説

メールのやり取りをしていると、どこまでメールを続けるべきか悩んだことはありませんか？ここからは、ビジネスメールの返信マナーをいくつか紹介します。

ビジネスメールで理想とされているのは、1往復半で終了させることです。自分からメールを送った場合は自分でやり取りを終わらせるのが基本なので、「自分→相手→自分」となります。

返信が不要とされているのは、先方からのお礼メールです。就活ではあまり見かけることはありませんが、例えば、あなたが送った資料に対して企業がお礼メールを送ってきた場合には、返信する必要はありません。

ビジネスメールのマナーはまだまだありますが、就活中に企業からメールが来た場合は基本的には返信するようにしましょう。ただし、明らかにやり取りが終了しているとき、自動送信メール、企業PRのメールに返信する必要はないでしょう。ちなみにメールに「返信不要」と書かれている場合は、内容から返信するかどうかを判断します。「返信不要＝返信してはいけない」ではないので、一言返信しておいた方が無難かもしれません。

とはいえ、返信すべきかどうかは最終的にあなたが決めることです。就活やインターンのメールで悩んだときは、とりあえず一言だけでも返信しておくといいかもしれませんね。