就活で使える!電話の折り返しマナーを4ステップで完璧にする方法【NG例付】

就活をしていると、企業と電話をする機会が増えますよね。実際に自分の携帯に企業から不在着信があると焦ってしまうこともしばしばです。そんな時、どう対処すれば好印象を与えることができるのかを、この記事でご紹介していきたいと思います。

折り返し電話をする前に準備しておきたい4つのこと

企業から留守電が入っているのを確認しても、焦らずに対処しましょう。
ここでは折り返しの電話をする前に準備しておく項目について考えていきます。

【折り返し電話の準備】①留守電が残っていないか確認しよう

あなたの電話に企業からの不在着信が残っていたら、まず留守電が残っているかを確認しましょう。

あなた宛のメッセージ概要が残っている可能性があります。また、「折り返しは不要です」などといった連絡が入っている可能性もあるので、しっかりと確認した上で折り返しの電話をするかしないか決断しましょう。

もし留守電をチェックしないで折り返しをした場合、“チェックの甘い学生”といったマイナスなイメージを持たれてしまうこともあるので注意しましょう。

【折り返し電話の準備】②スケジュール帳を用意しよう

企業からの電話は日程調整など、何らかの案内であることが多いです。例えば…

面接の合格通知および次回面接の日程調整
説明会の御礼および個別面談の日程調整

などの内容であることが多いです。なので折り返しの電話をする前に必ずスケジュール帳を用意し、スムーズに話ができるようにしておきましょう。

【折り返し電話の準備】③電話をかける場所を選ぼう

電話をかける時の場所選びは非常に大切です。騒音がする場所はなるべく控え、地下鉄などの電波が不安定な場所もできるだけ避けるべきです。電波が悪いと何度も聞き返してしまったり、電話自体が切れてしまったりするなど、様々な点で相手に悪い印象を与えかねません。

この周囲の環境に関しては、注意さえすれば誰でも気をつけることができます。
最低限のマナーでもあるので、覚えておいてください。

【折り返し電話の準備】④電話をかける時間帯を考えよう

折り返しの電話をする際は、エントリーした企業の始業時間と就業時間を調べてからにしましょう。

もしインターネット等に載っていなかった場合は、朝10:00以前夕方18:00以降の電話は避けるのが無難です。またお昼休憩時の午後12:00〜13:00も避けるべき時間帯なので気をつけましょう。

折り返し推奨時間帯
朝10:00〜11:30      昼13:30〜夕方18:00

4ステップで学ぶ折り返し電話のマナー

折り返しの電話をする時にもマナーがあります。
今回は4つの手順に分けて簡単にまとめてみましたので、ご紹介致します。

  1. 《ステップ1》先方が電話に出たらまずは自分が先に名乗る電話をかけると最初は担当者ではなく、受付に繋がると思います。担当者に繋ぐためにもあなたが何者なのかを伝える必要があります。「キミスカ大学の就活太郎と申します」と名乗れば問題ないでしょう。
  2. 《ステップ2》電話の折り返し連絡である事を伝える自分が何者なのか名乗ったら、次は要件を伝えます。「人事部の佐藤様からお電話をいただき、折り返しさせていただきました。佐藤様はいらっしゃいますでしょうか」といったような伝え方ができれば、受付の方が担当者に繋いでくれるでしょう。
  3. 《ステップ3》担当者に繋がっても要件から入らない
    人事の担当者に繋がっても焦らず、もう1度《ステップ1》と同様に、「お忙しいところ失礼します。私先ほどお電話頂きましたキミスカ大学の就活太郎です。今お時間よろしいですか」と名乗りましょう。
  4. 《ステップ4》折り返しの連絡をした旨を伝える
    時間が大丈夫だと確認が取れたら、最後に要件を端的に伝えます。「先ほど○時ころ頂いたお電話のご用件を伺いたく、折り返しのお電話をさせて頂きました」などと説明すれば、スムーズに話が進むでしょう。

絶対にやってはいけない電話の例【パターン別】

社会人として企業で働くと、取引先や顧客など、様々な相手と電話でやりとりをすることになるでしょう。そのため、就活では「電話応対時のマナー」が選考結果に関わってくる可能性があります。そこで今回は、実際の失敗例を交えて、就活における電話の正しい掛け方・受け方をご紹介します。

電話をかける時のNG例

NG例①「もしもし、○○様はいらっしゃいますか?」

「もしもし」という言葉は、ビジネスシーンにおいて失礼な言葉とみなされることがあります。
一般的に、ビジネスシーンでは「もしもし」という言葉を、「お世話になっております」などの挨拶に置き換えます。

NG例②いきなり本題から話し始める

電話口の相手が、話し手が誰であるのかを必ずしも理解しているとは限りません。仮に違う人物と認識していた場合は、誤解が生じてしまう恐れがあります。そのため、電話を掛けた際には、必ず自己紹介から入るようにしましょう。

例えば、上記の挨拶と合わせて、「お世話になっております。キミスカ大学の○○です。」のように話し始めれば問題ありません。

電話を受ける時のNG例

NG例①「はい、どちら様でしょうか?」

ビジネスシーンでは、自分から名乗ることが基本的なマナーとなります。そのため、相手のことを聞く前に、普段から「はい、○○です。」と名乗る癖をつけておきましょう。また、電話が掛かってきた際には、相手をできるだけ待たせないよう、
3コール目までに出ることも大切なポイントです。

NG例②「はい、はい、…はい、問題ありません。」

企業からの電話に対して、ただ返事を繰り返しているだけでは、「本当に分かっているの?」と感じられてしまいます。一般的にビジネスシーンでは、相手の発した情報を復唱して確認することが、基本的なマナーとされています。

そのため、適度に「~といった認識で問題ございませんでしょうか?」のように、確認を入れるようにしましょう。

折り返し電話をする時のNG例

NG例①「○○と申します。先程不在着信が入っておりました。」

電話を掛けてきた人が、折り返しの電話に必ずしも応対するわけではありません。そのため、不在着信が入っていた事実だけでなく、その状況を伝えることが大切です。

例えば、「先程○○課○○様からお電話をいただき、折り返しご連絡いたしました。」のように、担当者名は必ず伝えるようにしましょう。可能であれば、不在着信の日時や留守番電話の内容も伝えられるとベストです。

NG例②「○○と申します。要件は何でしょうか?」

すぐに本題に入ろうとすると、「不在だったことを悪いと思っていない」と感じられてしまう恐れがあります。そのため、最初に応対した相手、留守番電話を残した相手の両方に、不在だった点を詫びることが大切です。

例えば、「○日○時頃にお電話をいただきましたが、不在にしており申し訳ございませんでした。」のように、謝罪文を入れるようにしましょう。

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折り返し電話のマナーについてのまとめ

就活の場では折り返しの電話一つとっても選考に関わってくる重要なものになってきます。「不在着信が入っていても焦らず、万全の準備をしてから折り返す」このことをしっかり覚えておいてください。また、電話が繋がったら上記に記したように会話を進めていくことを忘れないでください。

就活では電話と同じくらい、メールでの対応も選考の一部になってきます。こちらの記事には、人事に好印象を与えるメールの書き方が記載されています。参考にしていただければ幸いです。

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