この記事では、面接の受付の流れや具体的な話し方、そしてマナーを例文付きで解説しています。
皆さんこんにちは。月間PV62万件を突破したメディア、『就活研究室』編集長の大舘(オオダチ)です。
(プロフィールを登録するだけで私達が厳選した優良企業からスカウトが貰えるキミスカというサービスも運営してます。ぜひ一度使ってみてください。＞スカウトを貰う)
面接の受付マナーも見られることが多い！
そもそも、面接では受付時のマナーも本当に大切なのか、ピンときていない学生も多いかもしれません。たしかに面接を行うのは面接官ではありますが、学生の選考は受付の時点から始まっていることを知っておくことが大切です。なぜなら、受付での対応や所作は従業員に見られており、あとから合否に影響する可能性があるためです。
面接官が見ていないからと気を抜かずに、受付の時点から丁寧な対応を心がけていきましょう。
面接の受付の流れと言い方を紹介
ここからは、受付の流れと言い方をケースごとに紹介します。どのような受付になっているかは、当日会場に足を運ばないとわからないため、念のためすべてのケースを確認しておきましょう。
【面接受付の流れ1】受付にスタッフがいるとき
まずは、受付にスタッフがいる場合の話し方です。
「おはようございます。私、本日10時より採用面接のお約束をしております、〇〇大学の〇〇と申します。人事部採用課の〇〇様にお取次ぎいただけますでしょうか。」
ここで伝えるのは、「約束の時間」と「要件」、「自分の氏名」と「担当者の氏名」です。
万が一、担当者の氏名を忘れてしまったときは「新卒採用担当者様にお取次ぎをお願いします」と伝えても問題ありません。
ただし、受付のスタッフが混乱してしまう可能性もあるため、事前にメールなどを確認して担当者を調べておくことをおすすめします。
【面接受付の流れ2】内線電話が設置されているとき
近年は受付がなく、内線電話を設置している会社も増えてきました。この場合は、内線電話を使って担当者を呼び出しましょう。
「おはようございます。お忙しいところ恐れ入ります。私、本日10時より採用面接のお約束をしております、〇〇大学の〇〇と申します。人事部採用課の〇〇様にお取次ぎいただけますでしょうか。」
なお、内線電話が設置されているときは、受話器を取って担当部署の内線番号を押すことで受付をする場合と、受話器を取ると自動的に受付担当に電話がつながる場合があります。
また、「採用面接の方はこちらにかけてください」と案内板が置かれているときもあるので、案内されている通りに対応しましょう。
【面接受付の流れ3】ビルのエントランスがあるとき
大きなビルにオフィスを構えている会社の場合、1階のエントランスにセキュリティゲートと総合受付があり、そこで受付を済ませてからビルに入るケースもあります。
この場合、1階エントランスでの振る舞いも社員の方に見られている可能性があるので、社会人としてのマナーを守った対応をすることが重要です。
「おはようございます。私、〇〇大学の〇〇と申します。本日の10時より、株式会社〇〇で行われる採用面接に参りました。」
エントランスでは、基本的に自分の名前と訪問先の会社名を伝えるだけで問題ありません。会場によっては1階エントランスのスタッフが名簿を持っていて、学生の出欠を取っていることもあるので、必ず名乗るようにしましょう。
なお、セキュリティゲートなどがなく自由に出入りできるタイプのビルである場合、1階のエントランスで受付をしなくてもいいケースもあります。明らかに受付が必要ないときはそのまま会場へ直行してもいいですが、判断に迷うときは念のためエントランスの受付で挨拶しておくことをおすすめします。
面接の受付で押さえておきたい基本マナー
受付はたった1分程度で終わってしまう短時間のやり取りですが、押さえておくべきマナーが多くあります。はじめに、基本マナーを見ていきましょう。
【面接の受付基本マナー1】受付の前に身だしなみを確認しておく
受付して会場に入ってしまったあとは、基本的に身だしなみのチェックなどの準備をする時間はないと考えておきましょう。会場に入ってから慌てることがないように、受付前にトイレは済ませておき、髪型やスーツ、メイクについても確認しておくようにしてください。
また、携帯電話の電源もこの時点で切っておきましょう。身につけていたコートやマフラーなどは建物に入る前に脱ぎ、畳んで腕にかけておくのが一般的です。
【面接の受付基本マナー2】面接開始10分前を目安に受付を済ませる
受付をする時間は、ギリギリも早すぎも良くないとされています。そのため、最適な時間に会場へ到着できるよう計画的に向かうことが大切です。
建物への到着は15分前、受付は10分前を目安にして会場へ向かいましょう。早く着きすぎたときは建物周辺や受付で待たず、10分前になるまでカフェなどで待つことが好ましいです。
何分前に何をすればいいのかについては、こちらの記事を参考にしてみてください。
【面接の受付基本マナー3】明るく挨拶し、簡潔に用件を伝える
受付は会社の玄関口であるため、好印象を残すためにもこの時点から明るくハキハキとした挨拶をするように心がけましょう。受付をするときだけではなく、案内されているときもすれ違った社員の方に対して明るく挨拶するようにしてください。
また、受付で担当者に取り次いでもらうために要件を伝える際は、簡潔に話すことが大切です。先述した例文をもとに、面接の練習と一緒に受付の練習をしておくと安心でしょう。
内定獲得に欠かせない面接の練習方法については、こちらの記事を参考にしてください。
面接の受付で行ってはいけないNG行動
面接の受付は明るく元気に行うことが大切ですが、それ以外にも気をつけておきたいポイントがあります。
とくに、やってしまうとマイナス評価になってしまうNG行動があるので、気づかないうちにやってしまわないようにチェックしておきましょう。
【面接受付のNG行動1】イヤフォンや上着を外しながら受付する
イヤフォンを外しながら、コートを脱ぎながらなど、ながら作業で受付することは絶対に避けましょう。「感じが悪い」「ビジネスマナーがなっていない」と思われてしまう恐れがあるためです。
必ずオフィスへ入る前にイヤフォンや上着は外し、「いつでもこのまま面接を始められる」という状態で受付に向かうことを意識してください。
【面接受付のNG行動2】自分から受付の方に声をかけない
オフィスに入り、キョロキョロしながら受付の方から話しかけられるのを待つことも絶対に避けましょう。
たしかに学生からすると、知らない企業で知らない人に声をかけることは勇気が必要かもしれません。しかし企業目線に立って考えると、知らない人がいきなり入ってきてウロウロしている様子は不審です。
また自分から挨拶ができないと、消極的な学生だと思われてしまう可能性もあります。オフィスに入ったらすぐに受付ヘ向かい、自分から話しかけて名乗るようにしてください。
【面接受付のNG行動3】名乗らないで要件だけを話す
受付の際、「面接に来たんですけど…」と名乗りもせず要件だけを伝えることも避けてください。「無愛想な人だ」「マナーがわからない無礼な学生だ」と思われてしまう可能性があります。
このNG行動は、意識しないとついついやってしまいがちなので注意しましょう。必ず大学名と名前を伝えてから、要件と訪問先を伝えることを意識してください。
【面接受付のNG行動4】無表情で話す
受付の際に無表情で話すと、印象が非常に悪いです。緊張のあまり表情がこわばってしまうことは仕方ないですが、表情がないと「暗い学生」「愛想がない人だ」と思われてしまいます。
受付に向かう前は一度深呼吸して、自然な笑顔で受付できるように心の準備をしましょう。明るく元気に挨拶できると、「今日の学生は印象が良かったですね」と良いイメージを残すことができるかもしれませんよ。
受付後の面接の流れ
受付を済ませたあとは、そのまま会場に案内されることもありますが、待合室に案内されて時間まで待つように指示されることも多いです。待合室に通されるとホッとして携帯電話などを触りたくなるかもしれませんが、面接官に見られると印象が悪いため携帯電話は触らないようにしましょう。
待機中は周囲への迷惑にならないように静かに待ち、身だしなみやエントリーシートのコピー、企業研究ノートなどを確認するのをおすすめします。最終チェックができれば、緊張が和らいで心を落ち着けて面接に挑めるようになるでしょう。
選考が終わって帰るときは、受付の方にもお礼を伝え、お辞儀をしてから会場を出るようにすると印象がグッとアップしますよ。
入室や退室などに関する面接の詳しい流れは、こちらの記事で解説しています。あわせて確認しておきましょう！
面接は受付からスタートしていると理解しておこう！
気を抜いてしまう学生も多いかもしれませんが、面接は受付の時点から選考がスタートしていることを意識しておくことが大切です。受付の形式は会社によって異なるので、それぞれのパターンを想定してしっかりと練習しておきましょう。
受付をする際は、明るく元気に挨拶をして簡潔に用件を伝えることが基本マナーです。ながら受付や受身の姿勢、無愛想な対応は合否に関わる恐れもあるため、必ず受付の方法だけではなくNG行動についても知識を身につけておきましょう。
