インターンの日程変更はできる?メール・電話別での例文を紹介

体調不良、プライベートの用事、授業などの理由からインターンの日程変更をしなければならない時はあるものです。しかし、インターンの日程変更はできるのでしょうか。また、できたとしてもマイナス評価になってしまうのでしょうか。
この記事ではインターンの日程変更について、連絡時の例文なども含めて紹介していきます。

インターンの日程変更はプログラムによっては可能

結論から言うと、インターンの日程変更ができるかどうかは、プログラムによります。インターンが複数回実施されるのであれば、変更できる可能性が高いでしょう。一方で、実施回数が少ない場合は、すでに枠が埋まっており変更できない場合があります。
そのため、日程変更をお願いする際はなるべく早く連絡することが肝心です。

インターンの日程変更をするとマイナス評価になる?

インターンの日程変更でマイナス評価につながることはありません
しかし、無断欠席や失礼な対応などの理由で、マイナス評価を受ける可能性があります。また、同じ企業に何度も日程変更をお願いすると「スケジュール管理能力がない」「うちに興味が薄いのでは?」と思われてしまうかもしれません。
企業にマイナスの印象を持たれないよう、本記事で紹介するスマートな伝え方を押さえておきましょう

インターンの日程変更を伝える際のポイント5つ

インターンの日程変更をお願いすること自体は、失礼なことではありません。ただし、ポイントを押さえて連絡をしないと、マイナス評価をくだされる危険性があります。
ここでは、インターンの日程変更を伝える際の5つのポイントを解説します。

【インターン日程変更を伝える際のポイント】①なるべく早く連絡する

日程変更が必要だと分かった時点で、なるべく早く連絡しましょう。日程変更は多少なりとも相手に迷惑がかかる行為です。企業側も早めに連絡をもらえれば、他の学生をインターンに参加させるなどの対応ができるかもしれません。
また連絡が早ければ、別日のインターン参加枠が空いている可能性があり、日程変更しやすくなります。
企業と自分、双方のためにもなるべく早く連絡するようにしましょう。

【インターン日程変更を伝える際のポイント】②理由を端的に伝える

日程変更するに至った理由は、端的に伝えましょう。長々と理由を伝えても、言い訳に聞こえてしまう恐れがあるほか、担当者の時間を奪ってしまうからです。
日程変更の理由と、適切な伝え方の例は以下の通りです。

理由 伝え方
授業と重なった 学校の授業と重なってしまったため
他社のインターンとダブルブッキングした 先約があるため
体調不良 頭痛(症状)のため

授業や体調不良の場合は正直に伝えて構いませんが、他社のインターンとダブルブッキングした場合は言い方を変えた方が良いでしょう。

【インターン日程変更を伝える際のポイント】③電話をする際は就業時間内にする

電話は必ず企業の就業時間内にしましょう。ただし、メールチェックや朝礼などで忙しい“始業時”と、休憩やランチで席を外している可能性の高い“12時〜13時”ごろは避けてください。

どうしても就業時間外にしか電話をかけられない場合は、「就業時間外に申し訳ございません」と一言加えて電話をするか、メールで連絡するようにしましょう。なお、就業時間外といっても終業時間+1時間程度が限度です。

【インターン日程変更を伝える際のポイント】④電話連絡したあとはお礼のメールを入れてもいい

電話で日程変更の連絡をしたあと、仮に変更ができたのであれば、お礼のメールを送ると「礼儀正しい学生」と好印象を残せるかもしれません。お礼メールは日程変更ができると分かった当日中に送れるとベストです。

以下に例文を記載したので参考にしてください。

【日程変更後のお礼メールの例文】

【件名】
インターンシップ日程変更のお礼(自分の名前)

【本文】
○○株式会社
人事部 □□様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○と申します。

先ほどはインターンの日程変更をご了承いただき、誠にありがとうございました。
それでは○月○日(○)○時~インターンに参加させていただきます。

お忙しい中恐れ入りますが、当日は何卒よろしくお願いいたします。

================
○○大学
△△学部 □□学科
キミスカ太郎
TEL:123-4567-8910
MAIL:kimisukataro@shukatsu.com
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電話でも感謝の言葉は述べているはずですので、シンプルな文面にしましょう

【インターン日程変更を伝える際のポイント】⑤インターンに参加したい熱意を伝える

やむを得ず日程変更をお願いするとしても、その企業のインターンに参加したいという熱意を伝えられると、志望度が高い学生として担当者に覚えてもらえるかもしれません。

【日程変更で熱意を伝える3つの例文】
  • 月○日はどうしても参加することができなくなりましたが、□月□日はまだ空きはありますか?
  • 貴社のインターンに参加し、○○のスキルを身につけたいと思っております。他の日程が空いていれば、ぜひ参加したいと考えているのですが、いかがでしょうか。
  • 貴社のインターンに参加し、○○業界と○○職の理解を深めたいと考えています。そのため可能であれば、他の日程で貴社のインターンに参加したいと考えているのですが、いかがでしょうか。

このような熱意ある文章を、自分の言葉に置き換えて伝えてみてください。

インターンの日程変更はメールがベスト!電話での例文も紹介

基本的に、インターンの日程変更の連絡はメールがおすすめです。しかし、体調不良などの理由から前日や当日の連絡になる場合、日程変更メールの返信が来ないときは電話をしましょう。
また、ホームページ上にインターンの候補日が記載されている場合は、こちらから日程を提案するなど、なるべく相手に負担をかけない工夫が必要です。

【インターンの日程変更の伝え方】①メールの例文

メールで日程変更の連絡する際の例文は以下のとおりです。

【日程変更をメールで伝える際の例文】

【件名】
△月△日のインターンシップ日程変更のご相談(自分の名前)

【本文】
○○株式会社
人事部 □□様

お世話になっております。
△月△日のインターンシップに参加予定の○○大学○○学部の○○と申します。

先日はインターンのご案内、ありがとうございました。

表題の件、△月△日のインターンですが、学期末試験と重なってしまい、どうしても参加することができなくなりました。

私都合で大変恐縮ですが、もしまだ空きがありましたら、□月□日もしくは○月○日にインターン参加日時を変更していただくことは可能でしょうか。

お忙しい中お手数をおかけしてしまい、申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

================
○○大学
△△学部 □□学科
キミスカ太郎
TEL:123-4567-8910
MAIL:kimisukataro@shukatsu.com
================

ポイントはホームページ上でインターンの別日程が確認できれば、日程の提案をすること。そうすることで、相手の返信の負担を下げられます。
日程変更をする理由については「諸般の事情」でも構いません。ただ、簡単にでも理由を添えておくと、あなたの事情や状況が把握しやすいため、担当者からの理解を得られるでしょう。

【インターンの日程変更の伝え方】②電話でのやりとり例

電話で伝えるときは、日程変更をしたい旨をシンプルに伝えます。メールと同様に理由も添えると良いでしょう。

【日程変更を電話で伝える際の例文】
就活生就活生

お世話になっております。○月○日のインターンに参加予定の○○大学の○○と申します。人事部の□□様はお手すきでしょうか?

企業企業

はい、私が□□です。

就活生就活生

失礼いたしました。今少々お時間よろしいでしょうか?

企業企業

はい、大丈夫です。

就活生就活生

ありがとうございます。○月○日のインターンですが、学期末試験の日程と重なってしまい、参加が難しくなってしまいました。ご準備等進めていただいていたにもかかわらず、申し訳ございません。つきましてはもし可能であれば日程変更をお願いしたいと思っているのですが、開催はございますか?

企業企業

かしこまりました。別日程での開催ですと、□月□日と△月△日がまだ空きがあります。こちらですといかがでしょうか。

就活生就活生

ありがとうございます。それでは□月□日でお願いします。

企業企業

かしこまりました。それでは□月□日にお待ちしております。

就活生就活生

この度はご迷惑をお掛けし申し訳ございませんでした。□月□日、どうぞよろしくお願いします。

上記のやりとりのように、相手から日程の提案を受けた際にすぐに答えられるように、事前にスケジュールを把握してから電話をするのもポイントです。

インターンの日程変更をお願いする際は早めに連絡しよう

インターンの日程変更をお願いしてマイナス評価になることは少ないです。それよりも無断欠席したり失礼な対応をしたりする方が、印象が悪くなってしまいます。また、お礼メールを活用しつつ、インターンに参加したい熱意を伝えられれば好印象を残せるかもしれません。
日程変更の連絡は相手だけでなく、自分のためにも、なるべく早く連絡するようにしましょう。