インターンの当日キャンセルは可能？企業に悪い印象を与えない伝え方を紹介！

本記事では、インターンの当日キャンセルは可能かどうかや、悪い印象を与えないためのコツなどを解説していきます。

皆さんこんにちは。月間PV62万件を突破したメディア、『就活研究室』編集長の大舘(オオダチ)です。
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インターンに参加することになったものの、何かしらの理由で当日キャンセルをしたい学生もいるでしょう。インターン当日でもキャンセルはできますが、できる限り早く連絡することが肝心です。ただし、当日キャンセルはなるべく避けた方が良く、悪い印象を与えないためには伝え方を工夫しなければいけません。

そこで本記事ではインターンの当日キャンセルについて、伝え方のポイントなども併せて「インターンは当日キャンセルできるのか？」という疑問に答えていきます。

インターンの当日キャンセルはできるが、なるべく避けよう

「突然体調が悪くなった」「身内に不幸があった」などの理由でインターンを当日キャンセルしなければならないこともあるでしょう。当日キャンセルは企業側へ迷惑をかける行為です。どのような理由にせよ、当日キャンセルすることを決めたら、なるべく早く電話で連絡しましょう。企業側も「当日キャンセルはできません」と断ることはありません。

もし、あらかじめ参加できないことが分かっていれば、少なくても3日前までには、営業時間に配慮して電話をすることが大切です。突発的な理由を除き、当日キャンセルは避けましょう。

インターンを当日キャンセルする時は電話で伝えよう

インターン当日にキャンセルする時は、メールではなく電話で連絡しましょう。直接電話で伝えるのは勇気がいるかもしれませんが、メールだとインターン開始までに担当者が気づかない可能性もあります。

以下にインターンを当日キャンセルする際に覚えておきたいポイントをまとめたので、慌てず適切な行動をとってください。

【インターンを当日キャンセルするなら】早めに担当者へ電話する

インターンをキャンセルすることが分かった時点で、なるべく早く担当者宛に電話をします。インターン開始時刻に迫るほど企業からの印象が悪くなり、参加する他の学生にも迷惑をかけるかもしれません。

始業時間よりも前に連絡するのはNGですが、営業時間になったらすぐに電話をかけましょう。もし担当者が不在の場合は電話口の人に、「担当者はいつ電話に出られそうか」を聞き、その時間帯に再度電話をかけます。

電話をかける際は、基本的にインターン担当者の所属する人事部につないでもらいましょう。インターンの連絡をメールでやりとりしている場合は、電話番号がメール本文の署名に記載されていることもあります。どうしても見つからない場合は、企業の公式HPに掲載されている電話番号に連絡してください。

【インターンを当日キャンセルするなら】できるだけ理由を丁寧に伝える

インターン担当者にキャンセルの旨を伝えた時、企業側から理由を聞かれることがあります。理由が「体調不良」や「身内の不幸」の場合は正直に伝えて構いません。しかし、私的なものであれば正直に伝える必要はなく「体調不良で欠席させていただきます」としましょう。

もし話す時間に余裕がありそうなら、「今朝から頭痛がひどく、大変申し訳ないのですが、欠席させていただきます」と簡単に体調を説明すると説得力が増します。ただし、インターン当日ということで、担当者は忙しいことが想定されます。その場合は要件だけを伝え、メールでお詫びした方が良いでしょう。

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インターンを当日キャンセルする際の電話・メールの例文

当日キャンセルは企業に迷惑をかける行為なので、キャンセルが分かった時点で電話をかけましょう。キャンセルすることが事前に分かっていれば、遅くても3日前までにはキャンセルする旨を伝えるのがベストです。

ただし、やむを得ない理由でキャンセルすることになった場合には、以下の例文を参考に、担当者に連絡しましょう。

【インターン当日キャンセルを伝える】電話の例文

まずは電話で当日キャンセルを申し出る際の例文をご紹介します。

【電話でキャンセルを伝える際の例】

就活生

本日のインターンに参加予定の○○大学○○です。人事部の△△様はいらっしゃいますか？

採用担当

私が△△です。

就活生

大変申し訳ございません。本日のインターンですが、体調不良のため欠席させていただきたいのです。

採用担当

かしこまりました。お大事になさってください。

だらだらと話すと、担当者の時間を奪ってしまうことになりかねません。特にインターン当日は忙しく立ち回っていることがほとんどなので、端的に要件を伝えるようにしましょう。

【インターン当日キャンセルを伝える】メールの例文

メールでインターン当日キャンセルする場合の例文は以下のとおりです。

担当者が電話に出られなかったために、メールを送った場合には「先ほどお電話を差し上げましたが、ご不在のようでしたのでメールにて失礼いたします」というような文章を添え、上記の例文を参考にメールを送ります。

インターンの当日キャンセルは選考に影響する？伝え方のポイントも紹介

会社や担当者にもよりますが、インターン当日になって不参加を申し出ても、適切な対応をとれば選考に影響することはありません。参加できなことがわかった段階ですぐに担当者に連絡をし、不参加の理由を端的に伝えましょう。加えて「本当は参加したかった」と伝わるよう、丁寧に話すことも重要です。

また、伝え方や内容によっては評価を上げるチャンスにもなりえます。以下の内容を参考に、相手に不快感を与えず好印象を抱いてもらえるポイントを押さえておきましょう。

【インターン当日キャンセルのポイント】次回参加できるかを聞く

当日キャンセルを伝える際に、最後に「次のインターンに参加できるかどうか」を一言付け加えるだけで、志望度の高さをアピールできます。担当者は当日キャンセルされると、「ただ参加したくなくてキャンセルしているのでは？」という思いが頭をよぎります。

ただこのインターン参加への意欲を示すだけで志望度の高さを伝えつつ、「今回は本当にやむを得ずキャンセルしたのだな」と担当者に思ってもらえるかもしれません。

【インターン当日キャンセルのポイント】電話を入れた後にお詫びメールを入れる

当日キャンセルの場合は、電話口で要件だけを端的に伝える内容になってしまい、申し訳なさを伝えるのにはやや時間が足りません。

しかし、当日中に詳しいお詫びのメールを入れることで、相手に謝罪の気持ちをしっかり伝えられます。お詫びのメールには、下記の3つの要素を入れるようにしましょう。

メールといっても、理由を長々と書かないように注意してください。参加したかった気持ちと今後の関わり方を丁寧に伝えれば、担当者にもあなたの意思が伝わるでしょう。

インターンの当日キャンセルはなるべく早く電話しよう

インターンを当日キャンセルする場合は、キャンセルすることが分かり次第なるべく早く電話で伝えましょう。その後、メールでお詫びの一報を入れると企業側に好印象を残せるかもしれません。当日キャンセルは企業側に迷惑がかかる行為ですが、仕方なくキャンセルせざるを得ない方もいるでしょう。ここで紹介したポイントを押さえ、誠実な対応を心がけてください。