インターンは断り方で印象が変わる!連絡方法と注意点を徹底解説【例文付き】

志望企業の実際の業務を体験したり内定につながるアピールができたりと、インターンは就活生にとってメリットがとても多く、参加するに越したことはありません。しかし、せっかく参加出来るようになっても、やむを得ない事情で辞退しなければいけない場合もあるかもしれません。

今回は、インターンを辞退する時の断り方について解説していきます。マナーを守った断り方で、企業に対して失礼がない対応をしていきましょう。

インターンは断ってもいい?

そもそも、インターンは断ってもいいものなのでしょうか。結論から言うと、インターンを断ること自体は何の問題もありません。学生にとって就職企業を選ぶ大切な時期なので、志望度の高いインターンが優先されることは企業も想定内です。

ただしインターン生の採用や受け入れ準備のために、企業は莫大なコストと時間をかけてくれていることを理解しておきましょう。念入りに準備をしてくれた企業に失礼がないよう、誠意のある断り方をする必要があります。

インターンを断ると採用試験に影響する?

「インターンを断ると採用試験で不利になるのでは?」と心配する学生も多いかもしれません。基本的に早めの連絡と誠意のある対応をしていれば、インターンの辞退だけが原因で不採用となることはないので安心してください。

ただし、インターンを断ったことで志望度が低いと判断されてしまい、評価が下がることは避けられません。どうしても参加したい場合は、辞退連絡の際に別日の開催を予定していないか質問すると、意欲を伝えることが出来るでしょう。

それでも参加できなかった場合は面接などでインターンを断った理由について説明できるようにしておくことが望ましいです。そこで正当な理由を伝えることが出来れば、面接官からの評価が下がることはないでしょう。

インターンは断るのが面倒でも絶対に無断欠勤はしない

「断るのが面倒くさい」「連絡する勇気が出ない」という場合でも、無断欠勤をすることは絶対に避けてください。無断欠勤や無断辞退は社会人として許されない行為で、合否以前の問題として大人としてのモラルが備わっていないと判断されてしまいます。

インターン生のために準備をしてくれている企業に対して失礼な行為なので、どんなに面倒でも断りの連絡は必ずしてくださいね。

インターンを断る方法

インターンを断る時、どんな方法で連絡したらいいか迷ってしまいますよね。そんな学生に向けて、ここではインターンを断る方法について解説していきます。

【インターンの断り方】①連絡は基本電話でする

インターンを断るときは、基本的に電話で連絡をするようにしましょう。気まずい、緊張すると避けられがちですが、電話で辞退の連絡ができると丁寧で誠実な印象が与えられます。また、メールのように見逃されることがなく確実なのも、電話の良いところです。

辞退することで相手に迷惑をかけるのですから、直接謝罪して誠意を伝えるようにしましょう。とくに辞退の連絡がギリギリになる時は、すぐに情報が伝わる電話が適しています。しかし企業に指定された連絡方法がある場合は、それに従って連絡しましょう。

【インターンの断り方】②メールで断る時は電話もセットで

何度電話しても担当者につながらないという場合は、最終手段としてメールを使っても構いません。

ただし、メールは見逃されて無断欠勤扱いにされてしまうこともあるため、連絡をするときは注意が必要です。メールで断る際は送ったあとに電話をして、辞退の旨が伝わったかを確認しておくと確実です。

【インターンの断り方】③独自のシステムで管理している場合も電話する

企業のなかには、インターン生を企業の自社システムで管理しているケースもあります。この場合、ボタン一つで辞退の連絡ができることもあります。

しかし、お世話になった担当者に何も言わずに、システム上だけで手続きを済ませてしまうのは社会人としては避けたいものです。手続きにプラスして電話を入れておくと、相手にしっかりと誠意を伝えることができます。

インターンを電話で断る時の例文

インターンを断る連絡を入れる時は、どのように辞退の旨を伝えればいいのでしょうか。連絡の際に迷わないように、実際に断りの連絡を入れる時に利用できるテンプレートをご紹介していきます。

【インターン断り方の例文】①電話で断る場合

まずは、電話で断る時のやり取りのテンプレートを見ていきましょう。

電話で断る場合
受付受付

はい、〇〇株式会社です。

就活生就活生

お忙しいところ失礼いたします。私、〇〇大学の(氏名)と申します。参加申込をしている■月■日のインターンシップについてご連絡しました。人事部の□□様はいらっしゃいますでしょうか。

採用担当採用担当

お電話代わりました。□□です。

就活生就活生

いつもお世話になっております。〇〇大学の(氏名)と申します。大変恐縮なのですが、諸事情により■月■日■時から開催を予定しているインターンシップの参加を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

採用担当採用担当

そうだったんですね。少々残念ですがこちらはキャンセルにしておきます。

就活生就活生

恐れ入ります。この度は本当に申し訳ございません。それでは、失礼いたします。

【インターン断り方の例文】②メールで断る場合

次に、メールで断る時のテンプレートについて見ていきましょう。

メールで断る場合

件名:インターンシップ辞退のご連絡/〇〇大学(氏名)
本文:
〇〇株式会社
人事部 〇〇様

いつも大変お世話になっております。
〇〇大学◯年生の(氏名)でございます。

先日は○月○日のインターンシップの関するご案内をいただき、ありがとうございました。

大変恐縮なのですが、一身上の都合により、
今回のインターンシップを辞退させていただきたく存じます。

せっかく機会をいただきましたのに、ご迷惑をおかけすることになってしまい、
誠に申し訳ございません。
本来であればお電話で直接話すべきところをメールにて失礼いたします。

説明会などを通して貴社について学んでいきたいと考えておりますので、
今後も何卒よろしくお願いいたします。

—————————————
(氏名)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科◯年
TEL:080-0000-0000
Mail:entry@xxx.com
—————————————

【インターン断り方の例文】③当日に電話で断る場合

やむを得ない理由で当日断ることになってしまった場合は、必ず電話で連絡をするようにしましょう。また急な連絡なったことをしっかりと謝るようにしてくださいね。

当日電話で断る場合
受付受付

はい、〇〇株式会社です。

就活生就活生

お忙しいところ失礼いたします。私、〇〇大学の(氏名)と申します。本日のインターンシップについてご連絡しました。人事部の□□様はいらっしゃいますでしょうか。

採用担当採用担当

お電話代わりました。□□です。

就活生就活生

いつもお世話になっております。〇〇大学の(氏名)と申します。大変申し訳ないのですが、本日開催されるインターンシップについて、急用が入ってしまった為、参加を辞退させていただくお電話致しました。急なご連絡でご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません

採用担当採用担当

分かりました。残念ではございますがキャンセルにしておきます。

就活生就活生

誠に勝手なお願いで申し訳ございません。今後このような機会がありましたら、ぜひ参加させていただければと存じます。本日はお忙しいところ、時間をいただきありがとうございました。それでは、失礼致します。

インターンを断る時の注意点

最後に、インターンを断る時の注意点について解説していきます。社会人としての常識ばかりなので、しっかりと守ってくださいね。

【インターンを断る時の注意点】①要件は簡潔に伝える

インターンを断るときは、簡潔に用件だけを伝えるようにしましょう。インターンを断る申し訳無さからダラダラと事情を伝えると、無駄に相手の時間を奪ってしまうことになります。

企業は、インターンを辞退した学生について詮索したり特別な感情を抱いたりすることはありません。別の予定で参加できない、家庭の事情など、断る理由は一言添えるだけで大丈夫です。ほかのインターンに受かった場合も、正直にすべて答えなくて構いません。辞退する旨とお詫びの言葉は簡潔に伝えるようにしましょう。

【インターンを断る時の注意点】②営業時間内に連絡する

インターン辞退の連絡は必ず営業時間内にしてください。営業時間外に電話をするのは論外ですが、メールも深夜や早朝に送ると「常識がない」と思われることがあります。

また始業直後や昼食の時間帯は、席を外していることが多く対応できない可能性が高いです。忙しい時間帯を避け、ゆっくり対応できる時間帯に連絡すると相手にとって親切です。

【インターンを断る時の注意点】③丁寧な言葉で伝える

電話で断る場合もメールで断る場合も、ビジネスに相応しい丁寧な言葉づかいを意識してください。メールは時間をかけて文面を考えられるのでまだいいですが、電話はとっさに普段使っている言葉が出やすいので注意が必要です。

ごめんなさい了解しましたなどの話し言葉は、ビジネスの場には相応しくないです。とっさに出ないように日頃から敬語を練習しておきましょう。

【インターンを断る時の注意点】④基本的に当日のキャンセルはNG

インターン辞退の連絡は、基本的に当日にしてはいけません。インターンを断ると決めたら、できるだけ早く連絡をするようにしてください。企業は学生を受け入れる体制を整えるために、インターン開始までにさまざまな準備をしてくれています。当日に連絡すると、その準備を全て無駄にしてしまうことになるのです。

また早めに連絡すれば、代わりに参加させる学生を探すこともできます。企業への礼儀として、インターン辞退の連絡はなるべく早めにすることを意識しましょう。

インターンの断り方はマナーを守って行うことが重要!

インターンを断ること自体は悪いことではありませんが、辞退することによって採用試験に多少影響が出ることをしっかりと理解しておきましょう。また断り方で印象が悪くなるか良くなるかも変わってきます。

インターン開始までに、企業は多くの時間やコストをかけて準備してくれています。企業への敬意を示すためにも無断欠席は絶対に避け、マナーを守った誠意のある断り方をしてくださいね。