エントリーシートに送付状は同封するべき?作成方法や押さえるべき点を徹底解説

エントリーシートなどの応募書類を企業に提出する際、送付状というものを同封することが一般的ですが、「送付状ってなに?」と思う方も多いでしょう。実はエントリーシートを送る際には守るべきマナーがあり、その一つに送付状の同封があります。郵送マナーで印象を下げてしまわないように、送付状の書き方・書く際に気を付けるべきポイントを押さえておきましょう。

送付状とは何か

送付状とは添え状とも呼ばれるもので、封筒に入っている中身を書いた書類のことです。企業に書類を郵送する際には同封することが基本的なマナーなので、エントリーシートや履歴書を送付する際にも送付状は必要になります。送付状は社会人になっても書類や物品を郵送する際に同封するものなので、この機会に正しい知識を確認しておきましょう。

エントリーシートの送付状の書き方

現在は手書きよりもパソコンのほうが一般的なので、今回はパソコンを使用して送付状を作成する方法を紹介していきます。文字の大きさは10pt~12pt、フォントは明朝体で作成しましょう。画像の文字は全体的に10ptで作成しており、⑥の箇所のみ12ptで作成しています。

送付状には送付物以外の不要な情報はいらないので、簡潔に分かりやすく書くということを意識して作成してください。書く内容を上記の画像に沿って説明します。

【エントリーシートの送付状の書き方】①日付

投函日の日付を右上に記入します。その際の日付は。同封するエントリーシートや履歴書の日付と表記を揃えましょう。

【エントリーシートの送付状の書き方】②宛名

宛名は日付より下の左側に記入します。会社名を書く際は「株式会社」まで略さずに記入しましょう。部署名や相手の氏名は会社名の次の行に記入し、「御中」と「様」をそれぞれに付け加えます。

その際「御中」は組織名に対して、「様」は個人に対して付けましょう。御中と様は同時に使うことはできないため、人事部などの部署に送る際は「御中」、個人に送る際は「様」を使い分けましょう。例:新卒事業部 御中/新卒事業部 田中様

【エントリーシートの送付状の書き方】③大学名・自分の名前・住所・連絡先

差出人の基本情報を記入します。その際の住所は自宅の住所を記入しましょう。電話番号は何か緊急の際に企業から連絡が入る場合があるので、連絡がとれやすい連絡先を記入しましょう。

【エントリーシートの送付状の書き方】④件名

何の書類が同封されているのか件名を書きましょう。件名は中央に配置することで分かりやすくなります。送付状の内容が一目でわかるように書けばいいので、「選考応募書類の送付について」などと記入しましょう。

【エントリーシートの送付状の書き方】⑤本文

企業への文章なので、頭語と結語が必要になります。「拝啓」などの頭語を書き、文末は「敬具」などの結語を書きます。時候の挨拶を書きますが、ビジネスにおいては季節に関わらず使用できる「時下」という表現をしようすると便利です。例「時下、貴社におかれましてはますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。」

【エントリーシートの送付状の書き方】⑥記書き

記書きには「この書類を送付しています」という説明の役割があります。これを書くことで相手に何を確認してほしいのか分かりやすく伝えることが出来ます。本文の結語の下に1~2行空けて、中央に「記」と記入します。その下に送付書類の名称と枚数を箇条書きで記入し、右下に「以上」と結びましょう。

エントリーシートの送付状は手書きがいいのか

送付状を書く際に手書きにすべきか、パソコンで作成すべきか悩むと思います。この点は可能であれば、事前に確認しておくことがおすすめです。企業によって手書きの方が気持ちがこもっていると判断される場合もあれば、効率的でないと判断される場合もあります。これは企業の社風などによって違ってくるので、事前に確認しましょう。

エントリーシートや送付状を郵送する際に用意する3つのもの

送付状が作成できたら、同封して郵送しましょう。その際に合わせて必要なものをご紹介します。

【エントリーシートの送付状と一緒に用意するもの】①角2サイズの封筒

エントリーシート等は大体A4サイズであることが多いので、すっぽり入る角2サイズの封筒に入れて郵送しましょう。また公的文書を郵送する場合は白色の封筒の方が好ましいので、その点も意識しましょう。

【エントリーシートの送付状と一緒に用意するもの】②A4のクリアファイル

A4のクリアファイルに入れていれば、雨が降った時も書類が濡れる心配はありません。雨で滲んで読めなくなってしまうと元も子もないので、書類は全てクリアファイルに入れて提出しましょう。

【エントリーシートの送付状と一緒に用意するもの】③120円切手

角2サイズの封筒(50グラム以内)を郵送する際には、120円切手が必要になるので切手を用意しましょう。郵送のマナーの詳しい内容はこちらに記載しているので、提出方法に不安がある方は事前に確認しましょう。

【就活】エントリーシートの封筒はどう選ぶ?宛名の書き方と郵送時のマナーを簡単解説

送付状を送る際にチェックすべきポイント

郵送する前に以下のポイントを確認して完璧な送付状を同封しましょう。

【送付状を送る際にチェックするべきポイント】①誤字脱字

誤字が多いと「確認する時間もないくらい慌てて出したのか」「注意力散漫な人だ」と思われてしまう可能性があります。また準備をする時間が無かった=志望度が低いととらえられてしまうこともあるので、誤字は最後の最後まで確認しましょう。

【送付状を送る際にチェックすべきポイント】②入れる順番

封筒に書類を入れる順番は決まっています。「送付状→エントリーシート→履歴書→その他の指定書類」の順番です。この順番が正しくないからといって評価が下がることはありませんが、相手が見たいものの順番で入ってると丁寧な印象を与えます。

エントリーシートの送付状に不要なものは書かない

エントリーシートには不要なものは書かないようにしましょう。

・自己PR
・希望条件
・入社への熱意など

プラスになると思って記載したくなるかと思いますが、送付状の役割は「これが入っているから確認してね」と伝えるものです。ここに不要なものを書くと「非常識な人」と思われてしまうので入社熱意などはエントリーシートで伝えましょう。

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エントリーシートの送付状は基本的には作成しよう

企業が不要だと言わない限りは、送付状は作成しましょう。送付状は就活だけでなくこれからの社会人生活で必要な知識になってくるのでポイントを押さえて正しい送付状を作成しましょう。