エントリーシートに送付状は同封するべき？作成方法や押さえるべき点を徹底解説

エントリーシートなどの応募書類を企業に提出する際、送付状というものを同封することが一般的ですが、「送付状ってなんだろう？」と思う方も多いでしょう。

実はエントリーシートを送る際には守るべきマナーがあり、その一つに送付状の同封があります。郵送マナーで印象を下げてしまわないように、送付状の書き方・書く際に気を付けるべきポイントを押さえておきましょう。

送付状（添え状）とは何か

送付状とは、封筒の中に何が同封されているか詳細を書いた書類のことです。別の名前で、送り状や添え状と呼ばれることもあります。

企業とのやりとりをする際には送付状を同封することがビジネスマナーとされており、就活生がエントリーシート(ES)を送る際にも必要になります。

しかし、企業によっては募集要項などに「送付状は不要」と書かれているケースも稀にあります。その場合は、企業からの指示に従って送付状は同封しないようにします。

送付状は社会人になっても書類や物品を郵送する際に同封するものなので、この機会に正しい知識を確認しておきましょう。

送付状はどんな時に必要？

それでは送付状はどんな場面で必要になるのでしょうか。簡単にいうと、企業に何か書類を郵送する場合には必要になります。そのため注意したいのが、企業に手渡しで書類を渡す場合には、送付状（添え状）は必要ないということです。

就活で送付状が必要になる場面をいくつか例を挙げてみます。

送付状の有無は合否に影響する？

送付状はビジネスマナーとして基本的に同封が必要ですが「送付状というものを知らなかった」「入れ忘れてしまった」という就活生も多いです。しかし、送付状の有無だけで選考の結果が決まるわけではないので、焦りすぎないようにしましょう。

また、送付状はあくまで添え書きのような役割なので、送り忘れたからといって、別途送付状のみ郵送するのはNGです。ばらばらと書類を提出してしまうと採用担当者の確認の手間を増やしてしまうだけでなく、配慮できない印象を与えかねないので注意してください。

エントリーシート送付状の正しい書き方

ここからは送付状の具体的な書き方を解説します。エントリーシートのポイントは下記の通りになります。

こちらの参考画像では、「④選考応募書類の送付について」というタイトルのみ太文字12pt、その他の文字は10ptで作成しています。送付状には不要な情報は記載せず、形式に沿って簡潔に情報を記載しましょう。

【エントリーシートの送付状の書き方1】日付

投函日の日付を右上に記入します。日付は、同封するエントリーシートや履歴書の日付と表記を揃えましょう。

【エントリーシートの送付状の書き方2】宛先

宛先は日付より下の左側に記入します。 会社名を書く際は「株式会社」まで略さずに正式名称で記入しましょう。

部署名や相手の氏名は会社名の次の行に記入し、「御中」と「様」をそれぞれに付け加えます。その際「御中」は組織名に対して、「様」は個人に対して付けましょう。

御中と様は同時に使うことはできないため、人事部などの部署に送る際は「御中」、個人に送る際は「様」を使い分けましょう。

【エントリーシートの送付状の書き方3】大学名・自分の名前・住所・連絡先

差出人の基本情報を記入します。住所は現在住んでいる自宅の住所を記入しましょう。電話番号は何か緊急の際に企業から連絡が入る場合があるので、日中でも連絡がとりやすい連絡先を書きます。

【エントリーシートの送付状の書き方4】件名

送付状の中央に件名を記入し、何の書類が同封されているのかを示します。送付状の内容が一目でわかるように書けばいいので「選考応募書類の送付について」など簡潔に一言で記入しましょう。

【エントリーシートの送付状の書き方5】本文

企業へ送る書類の場合、頭語と結語が必要になります。本文の初めに「頭語」を書き、文末に「結語」を書きます。エントリーシートや履歴書を送る際の送付状では、頭語と結語として以下のような表現が一般的です。

また、時候の挨拶を書く場合もありますが、ビジネスにおいては季節に関わらず使用できる「時下」という表現を使うとよいでしょう。

【エントリーシートの送付状の書き方6】記書き

記書きには「この書類を送付しています」という説明の役割があります。これを書くことで相手に何を確認してほしいのか分かりやすく伝えることが出来ます。

本文の結語の下に1〜2行空けて、中央に「記」と記入します。その下に送付書類の名称と枚数を箇条書きで記入し、右下に「以上」と結びましょう。

エントリーシートの送付状を手書きする時の書き方

送付状を作成する際に、手書きにするかパソコンで作成するか悩む方もいるでしょう。結論から言えば、手書きの送付状は気持ちが伝わりやすいと考える企業もあれば、効率的でないと感じる企業もあります。そのため、送付状の作成方法に悩んだ時は企業に確認するのも一つの方法です。

また、送付状を手書きする際には、パソコンで作成する時と書き方のテンプレートが異なるので注意してください。

それでは、送付状を手書きする際の注意点や書き方について解説していきます。

【送付状を手書きする時の書き方1】縦書きのシンプルな便箋

送付状を手書きする場合は、できるだけシンプルで白色の縦書き用便箋を選んでください。便箋のサイズは履歴書の大きさに合わせます。柄や縁取り、色のついた便箋は送付状には不向きなので使用しないようにしましょう。

【送付状を手書きする時の書き方2】頭語と挨拶

送付状の冒頭には「拝啓」と書きます。これは相手への敬意を表す言葉であり、頭語と呼ばれます。頭語の後には、挨拶文を書きましょう。下記の例を参考にしてください。

【送付状を手書きする時の書き方3】本文

挨拶文の次は、書類を送った目的と同封している書類の内訳を書きます。

インターンや選考への応募が目的の場合は「この度は貴社の新卒採用におきまして選考の機会をいただきたく、応募書類を送付させていたします」のように記入しましょう。

また、同封書類の内訳は一目でわかるように箇条書きで書くのが一般的です。

【送付状を手書きする時の書き方4】結びのあいさつと敬具

最後に、結びの挨拶で文章を締めましょう。結びの挨拶の次の行、左下に「敬具」と書きます。敬具は結びの言葉（結語）といい、謹んで申し上げますという意味が込められています。

【送付状を手書きする時の書き方5】日付・氏名

敬具と書いた次の行に上詰め、漢数字で日付を書きましょう。日付の記入に悩んだ時は下記を参考にしてください。

【送付状を手書きする時の書き方6】宛名

最後に、宛名を書きましょう。宛名を書く時は必ず正式名称で記入します。宛名はホームページや募集要項を参考に間違いのないように記入してください。

採用担当者の氏名や部署が分からない場合は、下記のように記入してください。

エントリーシートの送付状で書くとNGなこと

エントリーシートの送付状には書くべきでない内容があります。送付状の目的やルールを理解して作成しましょう。

【送付状で書くとNGなこと1】自己PR

送付状に自己PRを書くのは控えましょう。送付状の目的は、あくまで同封されている書類を記載することです。そのため、送付状に不必要な自己PRを書き込むのは「ルールが守れない」「常識を知らない」印象を与えてしまいかねません。

【送付状で書くとNGなこと2】入社の意気込み

志望度が高い企業の場合、少しでも自分の熱意を伝えたいと思うかもしれません。しかし、送付状に書くべき内容とは異なるため、入社の意気込みなどの文章を添えるのは控えておきましょう。

【送付状で書くとNGなこと3】企業への質問

送付状に企業への質問事項を書くことも好ましくありません。選考やインターンに関して企業に聞きたいことがある方も多いでしょう。その場合は、メールや電話にて採用担当者に問い合わせるのがマナーです。

【送付状で書くとNGなこと4】希望条件

希望条件を送付状に書くこともマナー違反になるため避けておきましょう。希望条件を企業に伝えたい場合には、履歴書の備考欄や本人希望記入欄などに記入しましょう。

送付状やエントリーシートを郵送する前のチェックリスト

送付状やエントリーシートを企業に郵送する前にチェックしておきたいポイントをまとめました。うっかりミスを防ぐためにも必ず確認しておきましょう。

【送付状の郵送前チェックリスト1】誤字脱字

書類が完成したら、郵送前に必ず誤字脱字がないか確認してください。誤字があると「確認する時間もないほど慌てて提出したのかな」「注意力散漫な人」とマイナスな印象を与えてしまう可能性があります。

また「準備をする時間が無かった＝志望度が低い」と捉えられてしまうこともあるので注意しましょう。

【送付状の郵送前チェックリスト2】送り先と中身の再確認

封筒や書類に記載した送り先の住所や企業名が間違っていないか確認しましょう。企業名の記入間違いは印象を悪くしてしまうので、特に気を付けてチェックしてください。

また、住所を書き間違えてしまうと企業に書類が届かなくなってしまったり差し戻ってきたりするので、住所の間違えもないように再度確認してください。

送付状やエントリーシートを郵送する方法

最後に、企業に応募書類を郵送する方法を解説します。

【送付状とエントリーシートを郵送する方法1】封筒の書き方

送付状やエントリーシート、履歴書など必要な書類が準備できたら、郵送用の封筒を準備します。

封筒に文字を書く時は、中身を取り出し空の状態にしましょう。書類を入れたまま封筒に文字を書くと書類に文字が移ってしまったり、クリアファイルを汚してしまう可能性があります。

詳しい封筒の書き方は以下の通りです。

封筒「表面」

封筒の表面には「郵送先の住所」「宛先」「応募書類在中」と書きます。

宛先を記入する際には企業名を略さず正式名称で書くのがマナーなので注意しましょう。また。宛名は、個人名の場合「様」と書き、部署など個人以外に送る場合には「御中」と書きます。

さらに、封筒の左下には赤いペンで「応募書類在中」と記入します。

封筒「裏面」

封筒の裏面には「氏名」「自分の住所と郵便番号」を書きます。

封筒の表面と比べて、裏面の自分の基本情報は封筒の左下にやや小さめに書くことがマナーとされています。
封筒と書類の準備が全て完了したら、書類を封筒に入れて封を閉じます。しっかりとのり付けしたら封をした部分に「〆」を書きましょう。

さらに詳しく、封筒の書き方を確認したい方はこちらの記事も参考にしてみてください。

就活の封筒の書き方と提出マナー完全ガイド！書類の郵送方法も解説

【送付状とエントリーシートを郵送する方法2】書類の入れ方

封筒に書類を入れる時に注意したい点は「封筒のサイズ」と「書類の入れる順番」です。

封筒のサイズ

履歴書などの応募書類を送る時には、透明ファイルに書類を入れ「折り曲げずに」郵送します。そのため、封筒のサイズは応募書類がぴったりと入る角形2号もしくは角形A4号がおすすめです。

封筒に入れる書類の順番

封筒に書類を入れる順番は決まっており、「送付状→エントリーシート→履歴書→その他の指定書類」の順番で入れます。

書類を入れる順番が正しくないからといって評価が下がることはありませんが、重要な書類から順番に同封されていると丁寧な印象を与えられます。

【送付状とエントリーシートを郵送する方法3】郵送のやり方

企業に書類を送る際は、郵便局から郵送するのがおすすめです。郵便局の窓口から送ることで、切手の料金不足なども防ぐことができ、確実に書類を送れます。

切手の料金が不足していると、受け取り手である企業に不足した料金の請求が発生したり、書類が自分のもとへ戻ってきてしまうこともあります。そうすると、選考の応募に間に合わなくなったり企業に迷惑をかけてしまいかねないので注意しましょう。

どうしても郵便局の営業時間内に行けず書類が郵送できないという方は、近くのゆうゆう窓口を探してみてください。

まとめ

履歴書やエントリーシートの送付状を作成する時には、本記事で解説しているポイントに沿って作成してみてください。ビジネスマナーなど日常生活で意識しない点も多いかと思いますが、マナーをおさえておくだけで企業からの印象も変わってくるので覚えておきましょう。送付状の書き方や封筒の書き方に慣れるまでは、本記事を確認しながら作成してみてもいいかもしれません。正しいマナーで書類を郵送できるようにしていきましょう。