就活の封筒の書き方と提出マナー完全ガイド！書類の郵送方法も解説

就活が始まると、ES（エントリーシート）や履歴書などの書類を企業に提出する機会があります。これらの書類は封筒に入れて提出しますが、じつは封筒の書き方はもちろんのこと、封筒のサイズや色にもマナーがあると知っていますか？

そこで本記事では、就活の封筒の書き方や選び方、提出マナーまで詳しく解説します。

就活に適した封筒の選び方

封筒の書き方を確認する前に、就活にふさわしい封筒の選び方を見ていきましょう。就活の封筒選びで重視すべきポイントは、封筒のサイズと色の2点です。

【就活の封筒の選び方1】封筒のサイズ

就活で用いる封筒のサイズは、角形2号で統一しましょう。就活の書類はA4サイズが主流なので、A4サイズの書類を折らずに入れられる角形2号の封筒を選んでください。

【就活の封筒の選び方2】封筒の色

就活に関する書類を入れる封筒の色は、白色が一般的です。正式な書類の送付には白封筒が用いられる場合が多く、白封筒を用いることで丁寧な印象を与えられます。

なお、茶封筒でもマナー違反とは言えません。しかし、茶封筒は簡易的な書類の送付に用いられることが多いため、就活では白封筒を選ぶのがおすすめです。

就活の封筒を書く前に準備するもの

封筒を準備しただけでは、就活に関する書類を提出することはできません。以下を参考に、ペンやクリアファイルなどのアイテムを揃えましょう。

【就活封筒を書く際に必要なもの1】油性ボールペンや予備の封筒

就活の封筒には宛名や日付などを書きますが、書く際には必ず黒色の油性ボールペンを使用してください。また、「応募書類在中」と記入する赤色のペンも油性である必要があります。なぜなら水性ペンや筆ペンは雨でにじむ可能性があり、消せるボールペンは摩擦で熱によって文字が消えてしまう場合があるためです。

ちなみに、マジックペンは太すぎて文字が潰れてしまったり、封筒の裏までインクが染みてしまったりする可能性があるので、できるだけ使わないのが無難でしょう。

【就活封筒を書く際に必要なもの2】クリアファイルやスティックのり

就活に関する書類は、クリアファイルに入れてから封筒に入れるのがマナーです。これは書類が雨で濡れたり、折れ曲がったりするのを防ぐための対策であり、採用担当者が管理しやすくなるというメリットもあります。

あわせて、封筒を閉じる際に必要なスティックのり・液体のり・両面テープのいずれかを準備しておきましょう。液体のりは封筒にしわが寄ってしまうため、仕上がりの綺麗さでいえば粘着力の高いスティックのりが理想です。また、見栄えの面ではセロテープを避け、両面テープを選ぶことをおすすめします。

【就活封筒を書く際に必要なもの3】切手

書類を郵送する場合は、切手も準備しておかなければいけません。料金不足で返送されないように、必ず料金を確認したうえで郵送しましょう。

料金不足が不安な場合は、郵便局の窓口で出すのが最善策です。料金不足で返送されると締切に間に合わなくなる可能性もあるので、できる限り窓口を利用するべきでしょう。

就活の封筒の書き方マナー

ここからは、就活の書類を郵送する場合の封筒の書き方を解説します。基本的なマナーをまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。

【就活の封筒の書き方1】表側

封筒の表側には、まず企業の郵便番号を記入します。郵便番号は封筒の右上に記入し、「〒」のマークを書く必要はありません。郵便番号の下には企業の住所を記入しますが、都道府県名やビル名まできちんと書くようにしましょう。

続いて、住所よりも大きな字で宛名を書きます。宛名は「（株）」のように略さず、必ず「株式会社」と正式名称で記入しましょう。なお、企業や部署宛ての場合は「御中」、個人宛ての場合は「○○様」とします。

最後に、封筒の左下に赤色の油性ボールペンで「応募書類在中」と記入し、枠線で囲んでください。これは文房具店や100円均一で販売されているスタンプや、あらかじめ印刷された封筒を使用しても構いません。

【就活の封筒の書き方2】裏側

封筒の裏側には、自分の住所や名前、日付などを記入します。まずは封筒の左下あたりに自分の郵便番号を記入し、その下に自分の住所と名前を記してください。

次に、封筒の左上に投函日を記入しましょう。投函日は縦書きで、西暦・和暦は封筒の中の書類と揃えるのが一般的です。

最後に、のりしろ中央部分に「〆」のマークを書きます。封をした部分に締めのマークを記入することで、きちんと封をしたことや、途中で開封されていないことを示すことが可能です。

就活書類を封筒に入れる際のマナー

就活関連の書類は、ただ封筒に入れればよいというものではありません。封筒への入れ方に関するマナーもあるので、ここで一通り覚えておきましょう。

【就活書類を封筒に入れるマナー1】送付状（添え状）を同封する

封筒にはESや履歴書とともに、添え状とも呼ばれる送付状を入れましょう。送付状とは同封している書類を示すものであり、日付・宛先・送付者・同封する書類の概要および部数を記載します。

以下に送付状の例文を作成したので、ぜひ参考にしてみてください。

ただし、対面で書類を手渡しする場合は送付状を入れる必要はありません。とはいえ、担当者ではなく受付で提出する場合は送付状があった方が親切なので、手渡しする場合でも念のため送付状を持参しておくのがおすすめです。

【就活書類を封筒に入れるマナー2】クリアファイルに入れる

書類と送付状はそのまま封筒に入れるのではなく、クリアファイルに入れてから封入するのがマナーです。クリアファイルに入れることで、雨で書類が濡れたり、折れ曲がったりするのを防げます。

その際、クリアファイルは無色透明のものを選び、必ず新品を使用してください。また、クリアファイルに書類を入れる順番は、上から送付状、応募書類の順に入れましょう。

【就活書類を封筒に入れるマナー3】のりor両面テープで貼る

封筒を閉じる際には、スティックのりor液体のりor両面テープを使用します。セロテープは手軽に使えて便利ですが、見た目があまりよくないので使用しないのが無難でしょう。なお、のり付け後に開封した場合はその封筒は破棄してください。

ちなみに、担当者に直接手渡しする場合はのり付けする必要はありません。

就活生が勘違いしやすい封筒の提出マナーとは？

ここからは、就活の書類を提出する際のマナーを確認していきましょう。勘違いしやすいマナーも紹介しているので、提出前に目を通しておいてください。

【就活の封筒の提出マナー1】郵送する場合

就活の書類を郵送する場合は、普通郵便を利用しましょう。速達でもマナー違反とはいえませんが、「余裕をもって書類を準備できなかったのでは？」「第一志望ではないのだろう」とマイナスの印象をもたれる可能性があります。

また、簡易書留は受領印の必要があり、企業に手間をかけさせてしまうので避けるべきです。

【就活の封筒の提出マナー1】手渡しする場合

書類を持参し、担当者に手渡しする場合はクリアファイルに入れたESや履歴書を封筒の上に重ねて、担当者が読みやすい向きで渡しましょう。担当者に直接手渡しする場合、送付状は必要ありません。

受付で提出する場合は、郵送する場合と同じく送付状も同封してください。また、封筒から書類が出ないようにのり付けまで行っておくのが基本です。

就活の封筒の書き方には守るべきマナーがある

就活の封筒の書き方には基本的なマナーがあり、マナーに則った書き方を心がけることで「一般常識がある」「志望度の高さがうかがえる」など好印象を与えられます。逆にマナー違反となる書き方や郵送方法では、面接前にマイナスの印象をもたれかねないので注意が必要です。

なお、この記事で解説した封筒の書き方や選び方、郵送のマナーは入社後にも役立つので、今のうちに一通り把握しておきましょう。