【面接辞退】電話/メールでの伝え方！注意点やテンプレートを解説

面接を控えている就活生の中には、何らかの事情で面接を辞退しなければならなくなった人もいるでしょう。そこで今回は、面接を辞退する際の電話のかけ方、メールの送り方を解説します。例文も作成したので、ぜひ確認しておきましょう。

面接を辞退するなら電話で連絡すべき？

面接を辞退しなければならなくなった場合の連絡方法は、メールでも電話でもOKです。ただし、連絡が面接の前日や当日になってしまった場合は、電話をかけるべきでしょう。

また、時間帯によっても電話とメールは使い分けるべきです。始業直後、終業直前、お昼休憩を除いた営業時間であれば、電話で連絡することができます。

ちなみに、無断キャンセルは言語道断です。担当者に電話がつながらなかった場合は、無断キャンセルと判断されないようにメールを送っておき、担当者が会社に戻る時間に合わせて再度電話をかけましょう。

【例文付き】面接の辞退を伝える電話のかけ方を5ステップで解説

面接を辞退する電話のかけ方を5ステップで解説します。まずは電話の例文を見てみましょう。

【面接辞退を伝える電話例文】

就活生

お忙しいところ失礼致します。私、御社の最終面接のお約束をさせていただいているキミスカ由貴と申します。恐れ入りますが、人事部の○○様はいらっしゃいますでしょうか。

採用担当

お電話代わりました。○○です。

就活生

お世話になっております。私、〇月〇日に最終面接のお約束をさせていただいているキミスカ由貴と申します。今お時間大丈夫でしょうか。

採用担当

大丈夫ですよ。どうされましたか？

就活生

大変申し訳ございませんが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。このようなご連絡になり、誠に申し訳ございません。

採用担当

そうですか。もし可能であれば、辞退理由をお聞きしてもよろしいでしょうか？

就活生

はい。じつは他社で内定を頂戴し、考えた末にそちらに入社することを決断しました。

採用担当

そうでしたか。今後の活躍をお祈りしております。

就活生

これまで貴重なお時間を割いて頂き、ありがとうございました。

【面接の辞退電話のかけ方】最初に用件を述べる

企業に電話をかけると、ほとんどの場合は受付担当者が電話に出ます。最初に面接の件で電話したことを述べ、担当者に代わってもらいましょう。

担当者が不在の場合は、担当者が戻る時間を確認してください。そして担当者が戻る時間に再度電話をかける旨を伝え、念のため面接辞退を伝えるメールを送っておきましょう。

【面接の辞退電話のかけ方】辞退したい旨をはっきり伝える

面接の辞退はマナー違反ではありません。口ごもってしまう気持ちは分かりますが、はっきりと「面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました」と辞退したい旨を伝えましょう。

曖昧な表現をしてしまうと、辞退したい気持ちが伝わらず日程の変更を提案されたり、引き止められたりする可能性があります。

【面接の辞退電話のかけ方】聞かれた場合は辞退の理由を簡潔に答える

企業によっては、辞退したい旨を伝えると理由を聞かれる場合もあります。基本的には「一身上の都合により」「諸般の事情により」でOKです。

深く聞かれてしまった場合、あるいは正確に相手方に情報を伝えたい場合であれば、きちんと理由を伝えましょう。例えば、他社から内定をもらったことが理由で選考辞退をしたい場合、「他社に選考が決まったため」と伝えましょう。また、体調不良、家庭の事情など、伝え方は何パターンか存在します。

【面接の辞退電話のかけ方】お詫びの言葉を述べる

面接を辞退する旨を伝えた後は、必ずお詫びの言葉を述べましょう。面接の辞退理由がどうであれ、企業がここまで面接の準備を進めてくれたことは事実です。きちんと謝罪の気持ちを伝えたら、非常識だと思われることはありません。

【面接の辞退電話のかけ方】面接の準備を進めてくれたお礼を述べる

最後は面接に至るまでの選考過程で時間を割いてくれたことや、面接の準備を進めてくれたことに対するお礼を述べましょう。

あなたが他の企業に就職したとしても、今後この企業と取引をする可能性もあります。好印象を残すためにも、お詫びとともに感謝の気持ちを伝えましょう。

面接辞退を電話で連絡する際の注意点

5ステップに則って電話をかけたとしても、電話をかける時間帯や周囲の環境によってはマイナスな印象を持たれる可能性があります。面接を辞退する旨を電話で伝える際は、以下の注意点を参考にしてください。

【面接の辞退電話の注意点】連絡する時間帯に気を付ける

基本的に、企業に電話をするなら営業時間内にかけるべきです。ただし、営業時間内といってもお昼休憩や就業直前は避けましょう。

面接の辞退電話をかけるおすすめの時間帯は、「午前10時～午後12時頃」「午後14時～17時頃」です。

【面接の辞退電話の注意点】騒音のない環境を整える

カフェや人が集まる公園など、騒音のある場所で電話をかけるのはNGです。先方に失礼のないように、お互いの声が聞き取りやすい静かな環境を選びましょう。

【面接の辞退電話の注意点】相手が電話を切ってから通話を終了する

一般的には、電話をかけた方が先に通話を終了するべきとされています。しかし、ビジネスの場では「目上の者が先に通話を終了する」のがマナーです。

面接辞退の電話をかけた際は、先方が電話を切るまで通話状態にしたまま待ちましょう。

面接辞退の電話連絡に関するよくある質問（Q&A）

ここからは面接の辞退電話に関するよくある質問を紹介し、それに答えていきます。企業に電話をかける前に、疑問をクリアにしておきましょう！

【面接の辞退電話に関する質問】理由を聞かれたらどう答えたらいい？

辞退理由を聞かれることはそうそうありませんが、企業によっては理由を聞かれる場合もあります。その際は、基本的に「一身上の都合により」「諸般の事情により」と答えるだけでOKです。

辞退理由が言いにくいこと、例えば「社員の態度が悪い」「早期離職率があまりにも高いことが分かった」などであれば、「悩んだ末に他社に就職を決めた」「志望業界が変わった」と答えておきましょう。

【面接の辞退電話に関する質問】ぶっちしたらダメ？

無断キャンセル、いわゆる「ぶっち」や「バックレ」はマナー違反です。面接の辞退連絡をしたからといって怒られたり、ブラックリストに載ったりすることはありません。

企業は面接のために、多くの時間や採用コストを費やして準備を進めています。これ以上迷惑をかけないためにも、必ず辞退する旨を連絡しましょう。

【面接の辞退電話に関する質問】電話ではなくメールでもいい？

面接前日や当日でなければ、電話ではなくメールで連絡するだけでOKです。また、何度電話をかけても担当者につながらなかった場合も、メールで連絡しておきましょう。では、どのように辞退メールを記載すればよいのでしょうか？

【例文付き】面接の辞退を伝えるメールの書き方

面接辞退メールの基本構成

件名

メールの内容が一目でわかるようにしてください。そうすることで、採用担当者に見落とされにくいようにしましょう。

短く具体的に「面接辞退のご連絡／◯◯◯◯（氏名）」「面接キャンセルのお願い／◯◯◯◯（氏名）」などが適切です。

宛名

会社名、部署名、担当者名を正確に記載しましょう。「株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様」と書くと丁寧です。この際、失礼がないように誤字や略語には最大限注意してください。

挨拶

メールの冒頭で礼儀としての挨拶を述べます。 簡潔に「お世話になっております。」や「こんにちは」などが一般的です。

面接辞退の理由

面接を辞退する旨を伝える部分です。詳細な理由を書く必要はありませんが、簡潔に事情を伝えると良いでしょう。「諸事情により」や「一身上の都合により」といった表現が便利です。

謝罪の言葉

相手に迷惑をかけることに対して謝罪します。 丁寧に謝罪の気持ちを伝えることが重要です。「このような形でご迷惑をおかけし、心よりお詫び申し上げます。」などと書きましょう。

感謝の意

面接の機会をいただいたことに対する感謝を述べましょう。「貴重なお時間をいただき、ありがとうございます。」などが適切です。

締めの言葉

メールの結びとして、相手の理解をお願いする言葉を書きます。「何卒、ご理解賜りますようお願い申し上げます。」といった丁寧な表現を使います。

署名

自分の名前と連絡先を記載します。メールアドレスだけでなく電話番号も併せて伝えましょう。

面接辞退メールの例文

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面接の辞退電話のかけ方を参考に、早めに意思を伝えよう！

面接の辞退連絡は、早い段階であればメールでOKです。ただし、面接の連絡が前日や当日になってしまった場合は、必ず電話で伝えましょう。

面接を辞退することはマナー違反ではありませんが、無断キャンセルはマナー違反にあたります。この先の人生で辞退した企業と一緒に仕事をする可能性もあるので、きちんと謝罪と感謝の言葉を述べ、失礼のないように辞退の意思を伝えましょう。