エントリーシートの送り方は3種類!それぞれのマナーと注意したいポイントを解説

自己PRや志望動機をアピールするエントリーシート。実は、エントリーシートは内容だけではなく、送り方のマナーも重要視されているポイントだということをご存知でしょうか。

一般的にエントリーシートや履歴書の提出方法は、郵送メール手渡しの3つです。企業によって求められる送り方は異なりますが、全ての方法を知っておくと焦らずに対処できます。

今回はエントリーシートや履歴書を提出する3つの方法について詳しく解説していきます。どんな企業のエントリーシートも正しく提出できるように、それぞれの提出方法の注意点を理解しておきましょう!

【エントリーシートの送り方】①郵送

まずご紹介するのが、郵送でエントリーシートを提出する方法です。郵送での提出は心理的なハードルが高いため、エントリー数を抑えたい企業が採用する傾向にあります。

説明会前に提出させることもあれば、熱意がある学生を採るために説明会のあとに提出させることもあります。この場合は、文字や郵送マナーで個性についても見られるため、特に丁寧にエントリーシートを作り込んで正しい郵送マナーを理解しておくことを心がけましょう。

郵送での送り方について詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

エントリーシートの郵送マナーを解説!封筒や送付状の書き方の例文付き

エントリーシートを郵送で送る時の注意点

封筒の選び方から書き方など、郵送でのエントリーシート提出は他の方法と比べると注意点が多いという特徴があります。

とはいえ、郵送マナーは社会人として身についていて当然のものです。社会人としての資質が備わっていることをアピールするためにも、この記事で郵送でのエントリーシートの送り方をしっかりと学んでおきましょう。

【ESを郵送で提出する時の送り方】①封筒の選び方

まず意識して欲しいのが、エントリーシートを入れる封筒の選び方です。エントリーシートを入れる封筒は、A4サイズの紙を折らずに入れられる「角形2号」で、白くて中身が透けないものが好ましいです。

ビジネスでやりとりをする時によく使う茶封筒で送ってしまうと、他の郵送物に紛れてしまう可能性があります。白い封筒に入れれば応募書類だと分かりやすく、企業に対して非常に親切です。

また、エントリーシートには個人情報が詰まっています。安くて薄い素材の封筒だと透けてしまうため、少し高くても二重構造で透けにくい封筒を選ぶことをおすすめします。

【ESを郵送で提出する時の送り方】②封筒の書き方

封筒選びができたら、封筒に住所などの必要事項を記入していきましょう。住所を記入する際、意識して欲しいポイントを以下にまとめました。

【住所】…略さず、正しい住所を書く。番地は「1-2-3」ではなく、「一丁目二番三号」と漢数字で記載する。
【宛名】…大きめに、封筒の中央に宛名が来るように書く。会社名や株式会社は略さない。
【裏面】…封筒左下に、右から順に住所、名前、大学名・学部・学科を書く。エントリーシートを入れた後は封をした部分に「〆」と書いて、封筒左上に郵送日を記載する。

【ESを郵送で提出する時の送り方】③送付状とクリアファイルを用意する

エントリーシートを送る際は、必ず水濡れや折り曲げを防止するためにクリアファイルに入れましょう。また、何を送付したかを記載している「送付状」も、ビジネスの郵送には欠かせない書類です。

とくに作り込む必要はなく、同封書類と送付者が分かれば問題ありません。以下の例文を参考に送付状を作成して、エントリーシートと共にクリアフェイアルに挟んで郵送しましょう。

【ESを郵送で提出する時の送り方】④消印有効と必着を区別する

エントリーシートを郵送で提出する際、気をつけて欲しいのが提出期限です。締め切りには、「消印有効」と「必着」の2種類が存在し、それぞれで期限が異なるため注意が必要です。

「消印有効」の場合は、郵便物が郵便局に集荷された時に押されるスタンプが指定日までに間に合えば有効となります。指定日までに企業に到着していなくても、郵便局に集荷されていれば問題ありません。ただし、集荷が終わった後に投函すると翌日の消印となるため、集荷時間が不安な場合は直接郵便局に持ち込む必要があります。

一方で「必着」の場合は、指定された日までに企業にエントリーシートが到着していなければいけません。地域や距離によって配達日数は変わるため、最低でも指定日の3日前には郵送に出す必要があります。

締め切りに間に合わない場合、選考を通過する確率はほぼ無いと思ってください。郵送でエントリーシートを提出する場合は、他の送り方よりも余裕を持って準備することを心がけましょう。

【エントリーシートの送り方】②メール

最近増えてきたのが、エントリーシートをメールで提出させる企業です。特に応募数が多い大企業などでは、学生を一気に選考するためにメールでエントリーシートを提出させるケースが多い傾向にあります。

学生からするとコピペが可能で作成時間を短縮できますが、企業名の記載ミスなどのケアレスミスが生じやすいため注意が必要です。社会人に欠かせないメールの基本マナーを理解しておく必要があるので、ここでしっかりとおさらいしておきましょう。

メールでエントリーシートを送る方法について詳しく知りたい学生は、こちらの記事にも目を通しておいてください。

エントリーシートをメールで提出するときに注意したい6つのポイント【例文付き】

エントリーシートをメールで送る時の注意点

最近の学生であれば誰でもメールを送ったことがあるかと思いますが、ビジネスメールを送ったことがある学生は少ないのではないでしょうか。ビジネスメールは私たちが普段気軽に交わすメールとは異なり、さまざまな決まりがあります。

メールでマイナスな印象を与えないように、これからご紹介する3つのポイントに注意してください。

【ESをメールで提出する時の送り方】①指定されたデータ形式に変換する

一般的にメールでエントリーシートを提出する時は、PDFで送ることがスタンダードです。これは第三者に内容を変更されることを防ぐために行う作業になります。一般的なビジネスにおいても、特に指定がない場合はPDFでの書類提出が基本です。

企業からの指定があってWordやExcelでエントリーシートを提出する場合は、第三者に変更されないように設定しておいてください。どんなデータ形式を指定されても焦らずに対応できるよう、日頃から一般的なパソコンスキルを身につけておくように心がけましょう。

【ESをメールで提出する時の送り方】②営業時間内にメールを送る

いつでもエントリーシートの提出ができる点がメールの魅力ですが、社会人の常識として深夜のメールは避けておくべきです。直前になって焦らないためにも早めにエントリーシートを作成しておき、企業の営業時間内に送信できるように準備しておきましょう。

事情があって営業時間内に送れない場合は、「夜分遅くに申し訳ございません」と一言メールに添えるようにしてください。この一文が有るか無いかで、企業に与える印象は大きく異なります。

【ESをメールで提出する時の送り方】③正しいメールの書き方

メールでエントリーシートを提出する際、ただファイルを貼り付けて送れば良いというものではありません。ビジネスに適したメールの本文を添え、どんな内容のファイルを送付したかを分かりやすくする必要があります。

だからといって、だらだらと長いメールを作成する必要はありません。以下の例文を参考に、用件が伝わりやすいメールを作成してくださいね。

【件名】エントリーシート送付/〇〇大学・氏名

【本文】
株式会社△△
人事部 採用担当
〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学△△学部□□学科の(氏名)です。

応募書類のエントリーシートを添付いたしました。
お忙しい中恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

(氏名)
〇〇大学△△学部□□学科4年生
TEL:080-0000-0000
Mail:entry@mail.com 

【エントリーシートの送り方】③手渡しで提出する場合もある

企業によっては送るのではなく、面接時や説明会時に手渡しでエントリーシートを提出させる企業もあります。ほかの送り方と比べると気にするべきマナーは少ないですが、渡す時に意識するべきポイントはあります。

<手渡しでエントリーシートを提出する時のポイント>

  • エントリーシートはクリアファイル・封筒に入れて持参する
  • 送付状は不要
  • 面接官に渡す時は封筒から出し、相手が読みやすい向きで渡す
  • 受付に渡す時は封筒に入れたままでOK 

渡す時に「よろしくお願いいたします」と一言添えてお辞儀ができると、より好印象を残すことができます。

正しいエントリーシートの送り方で効果的にアピールしよう!

エントリーシートには、郵送」「メール」「手渡しの3つの提出方法があります。

提出時のマナー違反で合否が大きく左右されることはありませんが、マナーが守られていないと「常識がない学生だ」と思われてエントリーシートをしっかりと見てもらえなくなる可能性もあります。

正しい送り方や提出方法を守り、エントリーシートの内容をしっかりと読んでもらいましょう。