エントリーシートの郵送マナーを解説!封筒や送付状の書き方の例文付き

Webエントリーが増えてきた最近の就活でも、エントリーシート(ES)を郵送させる企業は珍しくありません。どんなに良い自己PRを書いても正しい郵送マナーを知らないと、人事に「常識を知らない人」だと思われてしまい評価を下げかねません。

そこで本記事では、就活生が知っておきたいエントリーシートの郵送マナーを解説していきます。

エントリーシートを郵送で提出させる理由

そもそもどうして企業はエントリーシートを郵送させるのでしょうか。Webエントリーの方が就活生も楽ですし、企業としても書類がかさばらないため嬉しいはずです。まずは郵送をさせる企業の目的を解説していきます。

【エントリーシートを郵送させる理由①】応募ハードルを高めてふるいにかけるため

エントリーシートを郵送で提出させることで、応募のハードルを高める意図があります。

Webエントリー形式ならボタンひとつでエントリーできますが、郵送形式の場合は本当に志望度が高くないとエントリーしにくいものです。企業は郵送をさせることで、「手間がかかっても応募したい」と思っている志望度の高い学生だけを集めているのです。

その結果、より企業に合った学生に出会える確率が高まりますし、選考人数を減らしてじっくりと学生に向き合えるようになります。興味本位でエントリーしてくる学生をふるいにかけることで、採用のコストや手間を減らして採用効率をアップさせることができるのです。

【エントリーシートを郵送させる理由②】Webでは分からない個性を見るため

エントリーシートの郵送には、字の大きさや癖、郵送時のマナーなどの個性を見る意図もあります。
Webエントリーの場合、ただパソコンに打ち込まれた文章を読むだけの選考になってしまい、学生の個性が分かりません。内容や論理的な文章だけでしか評価できないWebエントリーに比べ、手書き・郵送のエントリーシートには学生の個性や情報が豊富に含まれているのです。

「丁寧に文字を書いているか」「見やすいように工夫して書かれているか」など…。決められたルールやマナーの中でどれだけ工夫しているかを見ることで、学生がどんな人物かが推し量れます。たとえ字が上手くなくても、誠意を伝えるために丁寧に字を書くことを心がけましょう。

エントリーシートを郵送で提出する時のマナー

なかなか書類を郵送する機会がない学生にとって、郵送マナーはあまり身近なものではありません。「そもそも、どんな封筒を選べば良いのか分からない」という方も多いでしょう。

ここからは、エントリーシートを郵送する時の具体的なマナーや方法について解説していきます。

【エントリーシート郵送のマナー①】封筒は白のA4サイズを選ぶ

エントリーシートを入れる封筒は、A4の用紙を折らずに入れられる「角形2号」を選びましょう。また、応募書類だということが分かりやすいように、茶封筒ではなく白い封筒の使用がおすすめです。

個人情報が詰め込まれたエントリーシートを入れる封筒が安いものだと、中身が透けて見えてしまうことがあります。少し値段が高くても、透けるのを防止してくれる二重構造のものを選んでおきましょう。

【エントリーシート郵送のマナー②】正しい封筒の書き方をする

封筒が用意できたら、エントリーシートを入れる前に宛先などを記入していきます。封筒に宛先などを書く時は、雨で滲みやすい水性ペンを避けてください。

住所の書き方

郵便番号の下に、送付先の住所や企業名を記入していきましょう。住所は縦書きで、略さずに正しい住所を記入していきます。番地は「1-2-3」でなく、「一丁目二番三号」と漢数字で記載してください。

住所が長い場合は番地まで書いて、一度改行してからビル名などを書いても良いでしょう。

宛名の書き方

住所を書き終えたら、企業名と担当者の宛名を書いていきます。文字は大きめに、封筒の中央に名前がくるように書くとバランスが良いです。会社名は略さず、「(株)」ではなく「株式会社」としっかり記載しましょう。

裏面の書き方

郵送に使う封筒は、裏面にも必要事項を記載する必要があります。封筒の左下に右から順に住所、名前、大学名・学部・学科を書きます。住所の書き方のルールは表面と同じで、略さずに漢数字を使って書いてくださいね。

エントリーシートを入れた後は、封をした部分に「〆」と書き入れ、封筒の左上に郵送する日の日付を記載します。

【エントリーシート郵送のマナー③】送付状とともにクリアファイルに入れる

送付状は「何を同封しているか」を記した書類で、ビジネスの場面では必ず用いられるものです。何を同封しているかが分かれば良いので、シンプルなもので構いません。ここでは、簡単な送付状の例文をご紹介していきます。

自分で作成するのが難しい場合は、Web上にある無料の送付状テンプレートを使っても問題ありません。水濡れや折り曲げを防ぐためにも、クリアファイルにエントリーシートと送付状を挟んでください。封筒に入れて封をしたら、封筒に「〆」を記載しておきましょう。

【エントリーシート郵送のマナー④】郵便局に出す

可能であれば、エントリーシートは郵便局の窓口で出してください。切手を貼ってポスト投函をしても良いですが、場合によっては料金が足りずに戻ってくることもあります。その間に締め切りを過ぎてしまうこともあるため、郵便局で計量してもらってから出すのが無難です。

また、普通郵便は日曜や祝日には配達されないので、急いでいる時は注意が必要です。

エントリーシートを郵送で提出する時の注意点

ここからは、基本マナーに加えて知っておきたい、郵送時の注意点についてご紹介していきます。

【エントリーシート郵送の注意点①】郵送前にコピーを取っておく

エントリーシートや履歴書を提出する前は、必ず事前にコピーを取っておくようにしましょう。データで作成したものであればいつでも見返せますが、手書きのものはコピーがないと何を書いたか忘れてしまいます。

コピーを取っておけば面接の前に内容を確認でき、面接での話に一貫性を持たせられるでしょう。

【エントリーシート郵送の注意点②】住所や宛名の書き方

住所や社名を書く時は、都道府県から建物名、階数まで正しく略さずに書いてください。番地も、「-(ハイフン)」を使わずに「丁目・番・号」を使います。

また、「御中」や「様」の使い方にも注意しましょう。宛先が個人の場合は「様」、企業や部署の場合は「御中」を使います。担当者が分からない場合は、「採用ご担当者様」を宛名に記しても構いません。

【エントリーシート郵送の注意点③】左下に「応募書類在中」と記載する

どんな書類が入っているか分かるように、封筒の左下に「応募書類在中」と記載しましょう。赤ペンで書き、定規を当てて四角く囲んでおくと丁寧な印象を与えられます。あらかじめ「応募書類在中」と印刷された封筒を使っても良いでしょう。

【エントリーシート郵送の注意点④】「消印有効」と「必着」の違いに注意

エントリーシートの締め切り日には、「消印有効」と「必着」の2種類があります。

消印有効は、「郵便物が集荷されて郵便局で受け取った時に押されるスタンプが、指定日までに間に合えば有効」という意味になります。指定日までに郵便局に集荷されれば良いので、その日に企業に到着していなくても問題ありません。ただし、集荷が終割った時間以降に投函すると翌日の消印になるため、不安な場合は郵便局への持ち込みがおすすめです。

必着は、「必ず指定日に書類が企業に届いている必要がある」という意味になります。地域によって配達にかかる日数は変わるため、余裕を見て3日前には郵送しておくと安心です。

締め切りを守ることは社会人の基本となります。間に合わなかった場合は、選考通過する可能性がほとんどないと考えておいてください。

【エントリーシート郵送の注意点⑤】早めの提出で差がつく

締め切り直前になると、多くの応募者からエントリーシートが到着します。採用担当者も人間なので、決められた期間の中で学生を選考する忙しさから、じっくりとエントリーシートが読めないこともあるでしょう。そのため、締め切りギリギリの提出は印象に残りにくくなってしまう可能性があるのです。

早めの提出の場合、企業にはまだそこまで大量のエントリーシートは届いていません。一通一通をしっかりと読む時間が取れるため、採用担当者の印象に残れる可能性が高まります。「時間に余裕を持って行動できる」「志望度が高いのかも」と思わせることもできるので、志望度の高い企業には早めにエントリーシートを提出しましょう。

ただし、スピードを意識するあまり、内容が薄くなったり誤字脱字があったりしたら本末転倒です。エントリーシートの内容を入念にチェックしてから提出してください。

【エントリーシート郵送の注意点⑥】基本は普通郵便でOK

郵便には早く届く「速達」や配達までの過程を記録する「簡易書留」などがありますが、基本的には普通郵便で構いません。速達は「余裕を持って準備できない」という印象を持たれてしまいますし、簡易書留は受領印の必要があって企業にとっては手間になります。

郵送の種類で選考に差がつくことはないので、余裕を持った普通郵便がベストでしょう。

エントリーシートの郵送マナーで合否が決まることはない

エントリーシート郵送のマナーで印象が左右されるとはありますが、郵送が原因で選考に落ちることはありません。ただし、郵送マナーは社会人として最低限必要な資質のため、今のうちに身につけておくことが好ましいです。

マナーが備わっている学生だとアピールすることで、エントリーシートの内容をしっかりと読んでもらえる可能性が高まりますよ。

エントリーシートの郵送は早めの準備が大切!

封筒の書き方や送付状など、意外にも準備することが多いエントリーシートの郵送。期限ギリギリに用意すると、予想以上に時間がかかってしまって間に合わなくなることもあります。エントリーシートの準備は余裕を持って早めに取りかかりましょう。

この記事を読みながら、正しいマナーでエントリーシートを郵送してくださいね!