インターン前日はどんなメールを送る？書き方のポイントやマナーを解説【例文付き】

この記事では、インターン前日に企業へ送るメールの内容やメールでミスしてしまった時の対処法などを例文付きで解説していきます。

皆さんこんにちは。月間PV62万件を突破したメディア、『就活研究室』編集長の大舘(オオダチ)です。
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インターン参加前に企業に伝えておきたいことや確認したいことがある場合、ビジネスマナーを守った連絡をしましょう。また、企業とメールをする時の返信のルールがあります。企業向けのメールで、好印象を残すためのポイントについても合わせて紹介していますのでチェックしてみてください。以上のことを踏まえて、解説していきます。

インターン前日にメールを送る際のマナー

まずはメールを送る際に覚えておきたいマナーを見ていきましょう。以下で解説する5つのポイントを押さえることで、担当者に「社会人としての基礎ができている」「お客様対応も任せられそう」などの好印象を残せるかもしれません。

【インターン前日に送るメールのマナー1】件名は内容が分かるように＆名前を入れる

メールの内容がひと目で分かるような件名にしましょう。普段からメールのやりとりを多くしている担当者の場合、件名からメールを読む順番を決めることがあります。

そのため、ぱっと見で内容のつかめない件名にしてしまうと、後回しにされてしまうかもしれません。誰からのメールなのかを伝えるため、自分の名前も入れておくと親切です。なお、返信時には以下の2点に注意しましょう。

件名を変えてしまうと何のメールなのかが分からなくなり、相手だけでなく自分にとっても不都合が生じるかもしれません。

【インターン前日に送るメールのマナー2】始業後の早い時間帯に送る

基本的にメールはいつ送っても良いものではありますが、なるべく就業時間中の早い時間帯に送るようにしましょう。

前日の深夜に送ると、マナーに厳しい企業によっては「夜に送るなんて失礼だ」と思われたり、返信が翌朝のインターン当日になったりする可能性もあります。始業時間が9時の企業へメールを送る場合は、10時頃までに送信するようにしましょう。

【インターン前日に送るメールのマナー3】なるべく早く返信をする

メールの返信が来たらなるべく早く、可能なら1時間以内を目安に返信しましょう。メールの返信があまりにも遅いと、「インターンの優先順位が低い」と思われる可能性があります。逆に、レスポンスが早いと「デキるインターン生」という印象を持ってもらえるかもしれません。

どうしても返信が深夜になる場合は、インターン当日の早朝に送りましょう。その際には「本日からよろしくお願いします」といった主旨の文章を入れると、印象がUPします。

【インターン前日に送るメールのマナー4】誤字脱字に注意

当然、誤字脱字は注意しましょう。誤字脱字がひとつあるだけで、せっかく良い内容のメールも、台無しになってしまいます。また、担当者からは「チェックが甘い」「詰めが甘い」と思われかねません。

そして、特に気を付けたいのが「担当者の名前」です。「?橋」と「高橋」、「渡邉」と「渡邊」など、ややこしい文字でも送信前に確認してください。もし、不安な人は相手の署名をコピペすると、誤字脱字を防げます。

【インターン前日に送るメールのマナー5】言葉は略さない

略語を書いてしまうと、人によっては不快感を持ってしまうかもしれないため、メールには正式名称で記載するようにしましょう。以下、略しがちな単語です。

ただし、インターンシップなど長い単語かつ略語が一般的にも使われているものは、1回目は略さずに「インターンシップ」、2回目以降は「インターン」と略しても良いでしょう。

シーン別｜インターン前日のメールに使える内容の例文

メールは基本的に以下の要素で作成します。

これらがメールの要素となりますが、なかなかイメージできない方もいるでしょう。そこで、ここではシーン別に具体的なメールの例文をまとめたので、メール作成時の参考にしてください。

【インターン前日のメールに使える例文1】インターンの挨拶

明日からのインターンの挨拶をする例文を見ていきましょう。

メールの内容がインターンの挨拶であれば、参加への意気込みを本文に入れれましょう。担当者から「やる気がある」「目的意識を持って参加している」と好印象を持ってもらえるかもしれません。ただし、いくら熱意があっても、冗長になりすぎないように注意してください。簡潔に伝えたいことを記載し、あとはインターンでの行動で熱意を示せれば高評価に繋がります。

【インターン前日のメールに使える例文2】質問があるとき

質問があるときは、以下の例文を参考にメールを作成してみてください。

前日にメールで質問をする場合、もしかしたら担当者が忙しく、返信がもらえない可能性もあります。そのため「質問」に加え、「こうしようと思っていること」も内容に盛り込めるとベストです。上記の例文では、以下の箇所です。

これで、もし返信がもらえなかった場合にはスーツで参加する理由ができます。また、前日で時間もない場合には、電話で質問しても良いでしょう。

【インターン前日のメールに使える例文3】もし欠席する場合

前日にインターン欠席の連絡をする場合には、電話で伝えた方が良いです。メールだと担当者が見落とす可能性があるほか、誠意も伝わりにくいからです。

ただし、風邪で声が出ないなどの理由からメールをせざるを得ない場合には、以下の例文を参考にしてください。

直前での欠席連絡は担当者に迷惑がかかる行為のため、丁寧な言葉遣いを意識しましょう。また、欠席する会社の志望度が高い場合には、「次のインターンがあれば参加したい旨」も記載しておくと、担当者へ意欲・志望度の高さをアピールできます。

なお、インターンをキャンセルする際の進め方については、以下の記事で詳しく紹介しています。

【例文付き】インターンの欠席をメールで連絡する方法！ポイントや注意点を解説

インターン前日に送ったメールで失敗したときの対処法

インターン前日のメールでミスをしてしまった場合の対処方法を3つ、ケース別に見ていきましょう。たとえミスをしてしまったとしても、適切な行動を取れば評価が大きく下がることはありません。

【インターン前日のメールで失敗したときの対処法1】送信先を間違えた

送信先を間違えた場合は、間違えた送信先へお詫びをし、正しい送信先へすぐにメールを送り直しましょう。お詫びのメールは以下の例文を参考に作成してみてください。

お詫びのメールは、間違えて送ってしまったメールを転送する形で送りましょう。そうすることで、相手は「どのメールが間違いなのか」がひと目で分かります。

【インターン前日のメールで失敗したときの対処法2】誤字脱字があった

商品名や地名などの誤字脱字であれば、相手からの返信を待ち、その返信でお詫びしましょう。ただし、名前の誤字脱字の場合は失礼にあたるため、すぐにお詫びのメールを送ってください。以下が誤字脱字に気がついたときの例文です。

謝罪が遅くなってしまうと、あまり良い印象を持たれないかもしれません。名前の誤字に気がついたら、即座にお詫びのメールを送りましょう。

【インターン前日のメールで失敗したときの対処法3】就業時間を過ぎてしまった

就業時間を過ぎた時点で、どうしても聞かなくてはいけないことがある場合には、致し方ないので、就業時間終了1時間以内であれば電話で確認しましょう。その際も「就業時間外に申し訳ありません」と一言付け加えます。

しかし、就業時間を1時間以上過ぎてしまった場合には、翌日の就業時間内の早い時間帯に電話をかけましょう。

インターン前日のメールはミスのないように

インターン前日のメールは、インターンまで訂正する時間も少ないことから、特にミスがないように気をつけましょう

もしミスをしてしまったとしても、すぐに謝罪・訂正のメールを送ることで、カバーすることができます。正しいメール対応をして、担当者に好印象を残せるようにしましょう。