就活の選考辞退はメール?電話？【そのまま真似できる！メール・電話別例文付き】

就活をしていると、企業の選考を受けている最中に合わないと感じて辞退したくなったり、辞退せざるを得ない事情ができてしまう可能性もあると思います。

このような状況に陥った時、果たしてどの様に辞退を伝えればいいのでしょうか。「電話で伝えた方がいいの？それともメールがいいの？マナーはどのようなものがあるの？」など、就活生が一度は悩むであろう選考辞退の方法について詳しく解説をしていきます。

そもそも選考は辞退してもいいの？

結論から言うと、選考は辞退しても問題ありません。

自分がこの会社に合わないなと感じたり、他社に入社が決まってしまった場合は遠慮なく選考辞退を伝えましょう。企業側もしっかりとした理由を添えた断りの連絡が来れば、理解し受け入れてくれます。

よくある選考辞退の理由とは？

「他社から内定を貰ったので」や「仕事の内容が想像していたものと違った」など、自分が思っていることを正直に伝えてしまって構いません。就活生が複数の企業の選考を受けていることは企業側も理解していますし、そういった理由で辞退されるのはよくあることなので失礼な印象を持たせる事もありません。

また、「面接官の態度が不快であった」や「社内の雰囲気が好ましくなかった」のような直接言いにくい理由の場合は、「一身上の都合により」や「家庭の事情で」のような断り方で問題ありません。企業側はそのように言われたら、それ以降深く聞いてくることはないので安心してください。

選考辞退をする際のマナー

選考辞退は遠慮しなくてもいいと先程も書きましたが,マナーは守らなければいけません。

選考辞退は就活生に与えられた権利ではあるものの、企業にとってネガティブな申し出になることは間違いありません。そのため企業に選考辞退を伝える際は配慮を怠らず、マナーを守って進めていきましょう。

【選考辞退のマナー】連絡方法はメール？電話？

選考辞退はメールでするべきか電話でするべきかについては、疑問に思う部分だと思います。しかしこれに関しては、“どちらでも良い”というのが選考辞退のマナーです。

メールは連絡をしたという事実を残すことができ、時間を気にせず連絡ができるメリットがあります。

電話は直接声色を聞くことで、謝罪の気持ちが伝わりやすい点や短時間で内容が伝わるというメリットがあります。

しかし、面接前日もしくは当日に断りの連絡を入れる場合は電話で連絡しましょう。直前にメールで連絡してしまうと担当者が確認できず、すれ違いが起きてしまう可能性があるため、前日もしくは当日に辞退の連絡を入れる場合は電話にするのが無難でしょう。

【選考辞退のマナー】連絡をする時間帯は？

選考辞退の電話をする際は企業の営業時間内にするのが一般的でしょう。営業時間がよくわからない場合は始業からお昼休憩前までの午前10時～午後12時前か、お昼休憩後から終業間際の午後14時～17時頃に電話をしましょう。

メールで連絡する場合は、あまり時間を気にする必要はないでしょう。企業側も学生はアルバイトやインターンで多忙なことは分かっています。そのため夜遅くにメールが来ても特に気にしません。しかし、21時以降など夜遅くにメールを送る場合は礼儀として「夜分遅くに失礼致します」と文頭に添えるのが良いでしょう。

【選考辞退のマナー】無断で辞退するのはNG

もちろん選考を辞退すること自体は悪いことではないですが企業側に連絡を入れずに無断で辞退するのは非常識なので絶対にやめましょう。

新卒として入社することはなくても、自分が入社した企業の取引先としてや将来の転職先として関係が続くことも考えられるため、良好な関係を保っていて損は無いのです。

選考辞退なんて送ればいい？メール例文とポイント説明

選考辞退をしたい場合のメール例文

【選考辞退をしたい場合の例文】1.件名

採用担当者には一日に莫大な量のメールが来ます。一目でメールの内容が分かる簡単な件名にしましょう。

また誰からのメールなのかも件名で分かるようにしたいので件名の隣に大学名と名前を書いておくと親切です。

(例)・面接辞退のご連絡(キミスカ大学　君須加太郎)　・面接辞退のお詫び(キミスカ大学　君須加太郎)　など。

【選考辞退をしたい場合の例文】2.宛名

まず本文の始めに送付する相手の企業名・部署・名前を書きます。

企業名は正式名称で記載するのが好ましいので、前株なのか後株なのか、企業名のつづりは合っているかなど、細かいところまで注意して確認してください。

【選考辞退をしたい場合の例文】3.本文

本文に必要な内容として3つあります。

第一に、自分の大学名と名前を名乗りましょう。

第二に、いつ何時の選考を辞退したいのか、その理由と辞退することへの謝罪の気持ちを入れましょう。

第三に、『末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。』といった結びの言葉を入れて締めましょう。

【選考辞退をしたい場合の例文】4.署名

最後に再度自分の大学、学部名、名前を記載し、メールアドレス、電話番号を記載しましょう。末尾に入れることで、何かあった際の本人確認及び連絡を取りやすくなります。

選考辞退をしたい場合のメール例文【電話が繋がらなかった・担当者不在の場合】

電話が繋がらなかった場合は、メールで電話をしたという旨と面接辞退の旨を伝えましょう。

また担当者が不在といわれた場合は、電話を取っていただいた方に選考辞退の意思を伝え、さらにそれを担当者に伝えてもらうようお願いをしましょう。そのあとに再度メールを送るのが丁寧です。

電話で選考辞退を伝える際の会話例

就活生

お忙しいところ失礼致します。私、御社の〇次面接のお約束をさせていただいているキミスカ大学の君須加と申します。恐れ入りますが、ご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか。

企業

お電話代わりました。橋本です。

就活生

お世話になっております。私×月×日×時に〇次面接をさせて頂く予定の君須加と申します。今お時間大丈夫ですか？

企業

大丈夫ですよ。どうされましたか？

就活生

ありがとうございます。大変申し訳ございませんが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。これまで貴重なお時間を割いて頂きありがとうございました。このようなご連絡になり誠に申し訳ございませんが、よろしくお願い致します。

電話で選考辞退を伝える時のポイント

次に電話で選考辞退の連絡をする場合に気をつけたいポイントをご紹介します。

【電話で選考辞退を伝えるポイント1】電波の良い静かなところで伝える

電話をする場合は電波が良く、静かな場所に移動してからにしましょう。電波が悪かったり、うるさくて聞こえなかったりすると、もう一回かけることになり二度手間です。周りの環境は整えてから電話をかけるように心がけましょう。

【電話で選考辞退を伝えるポイント2】受話器は静かに置く

固定電話からかける際は電話が終わった後、静かに受話器を置くようにしましょう。静かに置いているつもりでも、相手に大きな音が響いています。そのため自分が思っている以上に丁寧に置くことを心がけましょう。

選考辞退はメールでしても良い

選考辞退はメールでしても問題ありませんが、前日もしくは当日に辞退する場合は必ず電話で連絡しましょう。また、辞退を決めたらなるべく早く連絡を入れ、無断で辞退することが無いよう気をつけましょう。新卒で入ることはなくても今後どこかでその企業と繋がることがあるかもしれませんので良好な関係は保っておくべきです。

連絡を入れる際は謝罪の気持ちを持つことが大切ですが、遠慮をする必要はなく自分が信じた道を歩んでください。