面接の辞退メールは当日や前日でもOK?基本マナーと注意点を解説【例文付き】

せっかく面接の案内を受けても、「内定が出た」「ほかの用事と日程がかぶった」など、辞退しなくてはいけなくなることは多々あります。やむを得ない理由で辞退することになったときは、なるべく早めに申し出ることが社会人としてのマナーです。

面接を辞退するときの連絡はメールで行っても構いませんが、いくつか気をつけるべきポイントがあります。今回は、面接の辞退メールについて徹底的に説明します。

面接辞退メールの基本ルール

面接辞退はどんな理由があっても連絡が必須まずは、辞退メールの基本ルールについてお伝えします。ビジネスマナーの基本となることなので、必ずチェックしておきましょう。

【面接辞退メールの基本】①可能な限り早めに申し出る

辞退を決めたら、早い段階で申し出てください。どのような理由があるにせよ、面接を勝手に辞退したり直前に辞退の連絡をしたりしてはいけません。人事や役員は、あなたの選考をするためにスケジュールをわざわざ空けてくれています。可能な限り早めに言うことで、迷惑をかけないように配慮しましょう。

【面接辞退メールの基本】②電話でフォローすると丁寧

辞退メールを送ったあとは、電話すると非常に丁寧な印象を残せます。とくに、いつまで経っても返信が来ないなど、行き違いや伝達できていない可能性が考えられるときは、電話でフォローできると丁寧でしょう。

【面接辞退メールの基本】①当日・前日の辞退は電話でする

前日や当日に辞退の連絡をする場合、メールだけだとすぐに気付いてもらえない可能性があります。確実に辞退の意思を伝えるのであれば、メールよりも必ず直接話せる電話で伝えましょう。

今後関わる機会がない会社だとしても、仕事をする中で思わぬ接点を持つこともあります。「辞退するからどうでもいいや」と思わず、ビジネスパーソンとして誠実に対応することを心がけてくださいね。

面接辞退メールのテンプレート

すぐに使える辞退メールのテンプレートを記載しておきます。以下の内容を参考に、ご自身や企業に合った内容のメールに書き換えて活用してください。

面接自体の例文

件名:面接辞退のご連絡/〇〇大学(氏名)
本文:

〇〇株式会社
人事部人事課
〇〇様

いつもお世話になっております。
貴社の採用選考を受けております、〇〇大学の〇〇です。

先日は面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
○月○日に面接の約束をしておりましたが、一身上の都合により、
選考を辞退させていただきたくご連絡をいたしました。
貴重なお時間を頂いたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

本来は直接お詫びすべきところではございますが、
メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

————————————————————
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
(氏名)
TEL:080-0000-0000
MAIL:entry@xxx.com
————————————————————

面接辞退メールを作成するときのコツ

面接の辞退メールを作成するときは、いくつかのビジネスメールマナーを意識する必要があります。ここからは、辞退メールを作成するときのコツを説明します。

【面接辞退メールのコツ】①件名で内容がわかるようにする

辞退メールを作成するときは、必ずひと目で内容がわかる件名にすることを意識しましょう。1日に何通ものメールを受け取る人事は、件名や差出人を見て判断し、優先度の高いメールから処理していくことが考えられます。重要度が伝わらない件名のメールは見逃されてしまい、辞退の意思が正しく伝わらない危険性があります。

企業にメールするときは件名を「要件+氏名」に設定して、ひと目で内容がわかるようにすることで、行き違いや見逃しを防ぎましょう。

【面接辞退メールのコツ】②本文は簡潔にする

辞退メールを送るときは、件名だけではなく内容も簡潔でわかりやすいものにすることが重要です。ビジネスメールの基本を押さえつつ、例文のようにシンプルな内容に仕上げましょう。

申し訳なさからダラダラと長い言い訳を書いてしまう学生もいますが、無駄に長いメールは相手の時間を奪うことになります。メールの内容は、辞退する旨と謝罪の気持ちにとどめてくださいね。

【面接辞退メールのコツ】③辞退の理由や言い訳は不要

辞退メールを送るときは、正直に辞退の理由を言う必要はないため、基本的に「一身上の都合」で構いません。

もし理由を聞かれたときは「第一志望に内定をいただいた」「理解を深める中で方向性の違いに気付いた」と、簡単に説明しても大丈夫です。「志望度が高くなく、ほかの会社を検討したい」など、正直に言うと失礼に当たる理由もあるため注意しましょう。

【面接辞退メールのコツ】④署名をつける

メールの件名や本文学生できたら、最後に署名をつけましょう。署名は学生にとっては馴染みのないものですが、社会人がメールを送るときには欠かせないものです。どのような内容であっても、企業宛てにメールするときは必ず署名を記載するようにしましょう。

署名には、以下の内容を記載してください。

メールの署名に入れる項目
  • 大学名・学部
  • 氏名
  • 電話番号
  • メールアドレス

面接辞退メールを送るときの注意点

企業にメールを送る際はマナーを守る最後に、面接辞退メールを送るときの注意点をお伝えします。お世話になった担当者への礼儀として、以下の4つのことに気をつけましょう。

【面接辞退メールの注意点】①営業時間内に送信する

メールは、必ず会社の営業時間内に送信しましょう。「メールはいつでも送れるから」と、深夜や早朝など非常識な時間帯に送信することは避けてください

営業時間外にメールを送ると見逃さやすくなるほか、「常識がないのかな」と思われてしまう危険性があります。事情があって深夜や早朝にしか送信できないときは、「夜分(早朝)に申し訳ございません。」と一言記載できると丁寧です。

【面接辞退メールの注意点】②辞退後の再応募はできない

一般的に、一度辞退した企業に選考の再応募はできません。辞退した学生が再応募してきたら、担当者はその学生を優柔不断な人物だと悪く評価してしまうためです。

本当に辞退していいのか、慎重に検討を進めましょう。

【面接辞退メールの注意点】③返信が届いたときは返信しなくてもいい

送ったメールへの返信が来たときは、明らかに返答を求めている内容でない限り、こちらからの返信は不要です。反対に「理由を聞いてもいいでしょうか?」など、返信を求める文面の場合はしっかりと返信しておきましょう。

なかには、確認や辞退の理由を聞くために電話がかかってくることもあります。気まずいかもしれませんが、この場合は礼儀としてしっかりと応答しておくことをおすすめします。

【面接辞退メールの注意点】④前日になっても応答がないときは確認の電話を

面接予定日の前日になってもメールの返信や電話が来ないときは、行き違いで要件が伝わっていない可能性があります。念のため、電話で確認をするようにしてください。

面接辞退に応答がない時の例文
就活生就活生

いつもお世話になっております。
私、採用選考を受けております、〇〇大学の〇〇と申します。
先日メールをお送りいたしました、面接辞退の件についてご連絡いたしました。
人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

採用担当採用担当

はい。私が人事部の○○です。

就活生就活生

〇〇様、お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。
先日は面接のご連絡をいただき、ありがとうございました。
○月○日に面接を辞退する旨のメールを送信いたしましたが、ご確認いただけておりますでしょうか。
行き違いを防ぐためにも、改めてご連絡差し上げました。

採用担当採用担当

ご連絡頂きありがとうございます。確認させて頂きましたので大丈夫ですよ。

就活生就活生

ご確認頂きありがとうございます。選考では大変お世話になりました。
また、貴重なお時間をいただきましたのに、ご迷惑をおかけしてしまって大変申し訳ございませんでした。失礼いたします。

面接の辞退メールはマナーを守って送ろう!

面接辞退の連絡は、直前でなければメールで行うことも可能です。辞退すると決心したらなるべく早くメールを送り、担当者にきちんと謝罪しましょう。

まだ学生とはいえども、就活ではビジネスマナーが需要視されます。担当者にメールを送るときはビジネスマナーを意識して、失礼に思われない丁寧な対応を心がけましょう。