インターンの日程変更はメールでいい?書き方や送信後にやるべきことを解説

インターンの参加日や面接日に急用が入り、日程変更を申し出なければならないこともあるかもしれません。しかし、学生の中には「どうやって日程変更をお願いしたらいいのか分からない」「メールでもいいの?」と悩んでいる人もいるでしょう。

そこで今回は、インターンの日程変更はメールでいいのかどうかを確認し、メールの書き方や送信後にやるべきことを解説します。

インターンの日程変更はメールでいい?

インターン開催日や面接日までに余裕がある場合は、メールで連絡してOKです。とはいえ、好印象を与えたいなら電話でも連絡するべきでしょう。メールと電話の両方で伝えると、より丁寧な印象を与えることができます。

日程変更の申し出がインターン開催日や面接の前日または当日になってしまった場合は、必ず電話で連絡してください。急用や体調不良が原因なら連絡がギリギリになっても仕方ありませんが、できる限り早めの連絡を心掛けましょう。

ただ、日程変更を申し出たからといって必ずしも変更できるとは限りません。また何度も日程変更を申し出ると、悪印象を持たれる可能性があるので注意しましょう。

インターンの日程変更をお願いする方法【電話/メール】

この章では、インターンの日程変更を申し出る方法を紹介します。電話とメール両方の伝え方をまとめたので、さっそく確認してみましょう。

【インターンの日程変更のお願い】①電話で伝える場合

受付受付

はい、〇〇株式会社です。

就活生就活生

お忙しいところ失礼いたします。私、〇〇大学の(氏名)と申します。参加申し込みをしている■月■日のインターンシップについて(または■月■日のインターンシップの面接の件で)ご連絡しました。人事部の□□様はいらっしゃいますでしょうか?

企業企業

お電話代わりました。採用担当の□□です。

就活生就活生

いつもお世話になっております。〇〇大学の(氏名)と申します。大変申し訳ないのですが、急きょ大学の講義が入り、■月■日に開催されるインターンシップの参加日程(または■月■日の面接日程)を変更していただきたく、ご連絡いたしました。
一旦■月■日の分はキャンセルさせていただき、別の日程に変更していただくことは可能でしょうか?

企業企業

承知致しました。変更は可能なので、ご希望の日程を教えてください。

就活生就活生

ありがとうございます。■日、■日、■日を候補として考えているのですが、ご予定いかがでしょうか?

企業企業

それでは■日はどうでしょう?

就活生就活生

■日大丈夫です、ありがとうございます。お手数をおかけしてしまい、申し訳ありませんでした。

企業企業

いえいえ。それでは■日、お待ちしております。

就活生就活生

日程変更頂きありがとうございます。それでは■月■日のインターンに参加させていただきますので、何卒宜しくお願い致します。

【インターンの日程変更のお願い】②メールで伝える場合

件名:〇月〇日のインターンシップ の面接日程変更のお願い(○○大学 キミスカ由貴)

株式会社○○○○
人事部 ○○○様

大変お世話になっております。
○○大学○○学部のキミスカ由貴と申します。

この度はインターンシップの面接のご案内をいただき、ありがとうございます。
大変恐縮なのですが、■月■日は学期末試験と予定が重なってしまったため、面接の日程変更をお願いしたくご連絡いたしました。

大変申し訳ないのですが、面接日時を変更していただくことは可能でしょうか。私としましては、下記の日程でお願いしたいと考えております。

■月■日(月) 終日
■月■日(火) 終日
■月■日(木) 午前中

上記の日程で都合がつかないようでしたら、別の日程をご提示いただければ幸いです。
お忙しいところお手数をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
ご調整の程、何卒よろしくお願いいたします。

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キミスカ 由貴(きみすか ゆき)
○○大学○○学部○○学科
TEL:090-○○○○-○○○○
MAIL:yuki1234@○○○○
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インターンの日程変更メールの書き方を解説

先ほど、インターンの日程変更メールのテンプレートを紹介しました。この章では、インターンの日程変更メールの書き方をより詳しく解説します。

【インターンの日程変更メールの書き方】①件名

ビジネスメールでは、一目でメールの内容を把握できる件名をつけるのがマナーとされています。件名には「■月■日のインターンシップの面接日程について(○○大学 キミスカ 由貴)」のように、日付とタイトル、大学名と氏名を入れておきましょう。

【インターンの日程変更メールの書き方】②宛名

ビジネスメールで(株)や(有)、略称を使用するのは失礼にあたります。宛名は株式会社、有限会社のように、略さず正式名称を記入しましょう。また、略称での表記が広まっている企業にメールを送る場合は、企業の公式ページや会社四季報などで調べてから正式な社名を記入してください。

インターンの日程変更メールの宛名は「○○株式会社 人事部 ○○様」のように、会社名+部署名+相手の名前を記入します。担当者の名前が分からない場合は、「○○株式会社 △△部 ご担当者様」と記入しましょう。

【インターンの日程変更メールの書き方】③本文

宛名を書いたら、一行開けて本文を記入します。初めに挨拶文を書き、続けて氏名を名乗りましょう。初めてメールを送る場合は初めてメールを送らせていただきます、2回目以降はお世話になっております、何度もメールをやり取りするようになったらいつもお世話になっておりますのように、メールをやり取りした回数によって変化をつけてもいいでしょう。

インターンの日程変更メールの本文で重要になってくるのが、自分から候補日を提案することです。希望の日程を複数挙げ、インターンへの参加意欲をアピールしましょう。

日程変更の理由に関しては、伝え方に注意が必要です。学業都合の場合はそのまま正直に伝えてOKですが、他社のインターン日程やインターン選考日と被った場合は「諸事情により」「一身上の都合で」と伝えるのが無難でしょう。

【インターンの日程変更メールの書き方】④署名

ビジネスメールでは本文の末尾に署名を入れます。署名とは「大学名」「氏名」「連絡先」をまとめて記載した、いわば名刺のようなものです。

あらかじめメールの署名登録機能で設定しておけば、メールを作成した際に自動的に署名が入るので入れ忘れを防止できます。

インターンの日程変更メールを送った後にやるべきこと4つ

インターンの日程変更メールを送った後、返信を待つ間にしておいた方がいいことがあります。この章では、インターンの日程変更メールを送った後にやるべきことを4つ紹介します。

【インターンの日程変更メール送信後】①メールアプリの自動振り分け機能をOFFにする

メールアプリの自動振り分け機能とは、アドレスや件名、本文に含まれる文字を判断して自動的に振り分けてくれる機能です。自動振り分け機能はメールの見逃しを防止する便利な機能ですが、企業からのメールを勝手に振り分けてしまう可能性があります。

とくに初めてやり取りする企業からのメールは自動的に振り分けられる可能性が高いので、就活中は自動振り分け機能をOFFにしておくことをおすすめします。

Gmailの場合は「設定」→「フィルタとブロック中のアドレス」から、設定したフィルタを削除すれば自動振り分けを解除できます。

【インターンの日程変更メール送信後】②念のために迷惑メールフォルダやゴミ箱も確認する

先ほど触れたように、初めてやり取りする企業からのメールは勝手に振り分けられ、迷惑メールとして処理される可能性があります。インターンの日程変更メールを送った後は、念のため迷惑メールフォルダやゴミ箱も確認しましょう。

【インターンの日程変更メール送信後】③メールのテンプレートを作っておく

インターンの日程変更メールを送り、企業から返信があった場合は24時間以内に返信しなければなりません。できるだけ早く返信するために、今のうちに返信メールのテンプレートを作成しておきましょう。

インターン日程変更の返信メールのテンプレ

件名:Re:〇月〇日のインターンシップの面接日程変更のお願い(○○大学 キミスカ由貴)

株式会社○○○○
人事部 ○○○様

大変お世話になっております。
○○大学○○学部のキミスカ由貴と申します。

インターンシップの面接日程変更に関して、お返事をいただき誠にありがとうございます。
ご指定いただきました日程で貴社にお伺い致します。

■月■日(月) ◯:◯◯〜
株式会社◯◯◯◯ 2F会議室

面接の日程を変更いただきまして、誠にありがたく思います。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

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キミスカ 由貴(きみすか ゆき)
○○大学○○学部○○学科
TEL:090-○○○○-○○○○
MAIL:yuki1234@○○○○
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【インターンの日程変更メール送信後】④メールにフラグを付けておく

企業から返信があったら、受信メールにフラグを付けておきましょう。フラグとは、重要なメールに目印として付ける旗マークのこと。フラグを付けておくことで他のメールと区別しやすくなり、後で確認しやすくなります。

都合の良い日程のインターンに参加するには?

事情によってインターンの日程を変更しなければならなくなり、新たにインターンに参加することを躊躇している学生は、キミスカに登録してインターンのスカウトを待つのも一つの手です。

キミスカは就活生の4人に1人が使っている就活サイトで、プロフィールや適性検査の内容から自分に合う業界の企業からスカウトが届きます。その時期にインターンを募集している企業からスカウトが届くので、自分の都合が良い時にインターンに参加することが出来ます。

また、企業によってはナビサイトに公開してない限定のインターンを開催している企業もあるので、ぜひ一度ご利用ください。

インターンの日程変更はメールと電話の両方でしよう!

インターン開催日や面接日までに余裕がある場合、日程変更の申し出はメールでOKです。とはいえ、好印象を残したいならメールと電話の両方で連絡したいところ。本選考までの予行演習として、メールと電話の両方で連絡してみましょう。

インターンの日程変更を申し出る前は、気まずさや責任を感じると思います。しかし、人事は日程変更やキャンセルの可能性を考慮してインターンを開催しているので、必要以上に責任を感じる必要はありません。

大切なのは、誠意ある対応です。くれぐれも日程変更連絡を怠ったり、無断キャンセルしたりすることのないように気を付けましょう!