インターンはメールで断っていい?印象を下げないポイントと注意点を解説【例文付き】

インターンに受かっても、体調不良やほかの予定などでやむを得ず断らなくてはいけなくなってしまう学生も多いでしょう。辞退したい気持ちを伝えるには勇気が必要ですが、周囲の参加者や人事に迷惑をかけないためにも、早めに断っておく必要があります。

どうしても直接伝える勇気がない時は、メールで辞退の意思を伝えてもいいのでしょうか。今回は、インターンを断る時のメール連絡について解説します。

インターンを断っても大丈夫?

そもそも、インターンは断ってもいいものなのでしょうか。結論から言うと、ほかの予定と重なったり体調が優れなかったりしたら、断っても大丈夫です。断ったからといって、就活が不利になることは基本的にありません。人事も学生が辞退することをある程度見越して、合格の連絡をしています。

ただし断り方のマナーがなっていないと、当然印象が悪くなるので注意が必要です。準備や面接などに関わってくれた人に対して誠意を表すためにも、マナーを守った大人の対応をするように意識してくださいね。

インターンをメールで断る時の基本マナー

まずは、メールで断る時の基本マナーについて見ていきましょう。

【インターンを断るメールの基本】①電話での連絡が基本

辞退する際、「直接話したくないから」とメールでの連絡を選んでしまう学生も少なくはないかもしれません。しかしどんなに断りにくくても、辞退する意思は電話で伝えることをおすすめします。直接話すことで誠意を伝えられますし、行き違いや見逃しで正しく情報が伝わらないことを防げるためです。

とくに開催日の前日や当日にやむを得ない事情で断る時は、必ず電話で連絡をしましょう。メールだと人事担当者に見逃されてしまい、無断欠勤をしたと思われてしまうかもしれません。

【インターンを断るメールの基本】②メールで断る時は電話もセットで

「なかなか担当者につながらない」「断った事実を文面に残したい」という場合は、メールで断っても大丈夫です。ただし、メールだけだと事務的な印象になってしまいますし、見落としで正しく情報が伝わらないこともあります。正確に情報を伝えて誠意を見せるためにも、メールを送ったあとに一言電話で伝えておくといいでしょう。

その際メールを送った事実だけではなく、断ることになってしまったことへの謝罪や選考でお世話になったことへのお礼も伝えられると好印象です。

【インターンを断るメールの基本】③辞退すると決めたらすぐ連絡をする

どんなに断りにくくても、辞退すると決めたらすぐに連絡をするようにしてください。人事は参加人数に合わせて準備しているため、急に言われると大幅に予定が狂ってしまうことになりかねません。

また早く伝えることで、別の学生にチャンスが巡ってくることも考えられます。人事にとっても学生にとってもインターンは就職活動につながる大切な場なので、その点を考慮して正しい断り方をするようにしてくださいね。

インターンを断るメールの作成ポイントを解説【例文付き】

メールで辞退する意思を伝える際は、社会人としてふさわしいマナーを守った上でメールを作る必要があります。ここからは、インターンを断るメールの例文と意識したいポイントについて解説していきます。

インターンを断るメールの例文

まずは、インターンを断るメールの例文について見ていきましょう。

断りメールの例文

件名:インターンシップ辞退のご連絡/〇〇大学(氏名)

本文:
株式会社〇〇
人事部 〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇大学◯年の(氏名)でございます。
先日はインターンシップのご連絡をいただき、ありがとうございました。
面接の際は〇〇様に大変お世話になり、感謝しております。

せっかくのご機会を頂き大変恐縮なのですが、
生憎別の予定が入ってしまい、参加が難しくなってしまいました。
そのため、インターンシップへの参加を辞退させていただきたく、ご連絡をいたしました。

身勝手なご連絡で誠にすみません。
説明会などを通して貴社について学んでいきたいと考えておりますので、
今後も何卒よろしくお願いいたします。

本来はお電話で直接話すべきところを、メールにて失礼いたします。
貴社には大変なご迷惑をおかけしてしまうかと存じますが、
何卒ご容赦のほどよろしくお願いいたします。

—————————————
(氏名)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科◯年
TEL:080-0000-0000
Mail:entry@xxx.com
—————————————

【インターンを断るメールの作成ポイント】①ひと目で用件が分かる件名にする

まず意識してほしいのが、ひと目で用件が分かる件名にすることです。人事は忙しいので、重要なメール以外はチェックを後回しにしている可能性もあります。分かりにくい件名だと見逃されることもあるため、必ず分かりやすいものに設定しておくことをおすすめします。

分かりやすい件名にすることは、ビジネスメールの基本です。入社後も必ず役に立つので、今のうちに正しい件名の付け方を身につけておきましょう。

【インターンを断るメールの作成ポイント】②ビジネスマナーを守った書き方をする

メールのビジネスマナーと言われても、多くの学生にとってはピンとこないかもしれません。しかし、そんな学生も以下のポイントを押さえてメールを作れば、ビジネスマナーを守ったメールが作れるようになります。

①はじめに送付先の会社名、部署、宛名の順に情報を書く
②お世話になっているお礼を述べる
③自分の大学名や氏名を明記する
④内容は簡潔に書く
⑤最後に署名を入れる

自分の言葉で気持ちを伝えたいのなら、ここで挙げた5つの要素は必ず盛り込んで本文を作ってくださいね。

【インターンを断るメールの作成ポイント】③断る事情は詳しく書かなくてOK

申し訳なさから、言い訳のように長々と断る事情を書いてしまう学生もいます。しかし、メールで事情について詳しく話す必要はありません。どんな事情があるにせよ断ることは事実ですし、事情によって印象が変わることはないためです。

・体調を崩してしまった
・ほかの予定と重なってしまった
・学業が忙しくなった

上記のように、辞退する事情は一言添えるだけで問題ありません。「ほかの企業を優先したい」など、内容によっては正直に話すことで失礼に当たることもあります。十分に注意しましょう。

【インターンを断るメールのポイント】④謝罪だけではなくお礼も伝える

マストではありませんが、インターンを断る時は面接の際にお世話になったお礼も伝えられると好印象です。人事はインターンの開催にあたり、資料の準備やプログラムの設定など多くの時間とコストをかけてくれています。

そのことも踏まえ、謝罪とお礼の両方を伝えられると「デキる学生」だということを印象付けられますよ

【インターンを断るメールのポイント】⑤メールでの連絡を謝る

メールだけで断りの連絡を入れて電話をするつもりがない時は、メールで辞退になってしまったことを謝罪しておきましょう。せっかく時間をかけて築き上げた学生との関係が、メール1通で終わりにさせられてしまっては、人事もいい気はしません。

直接話せなかったことへの謝罪は、礼儀として入れておくようにしてください。

メールでインターンを断る時の注意点

最後に、メールでインターンを断る時の注意点について解説していきます。

【メールでインターンを断る注意点】①直前の連絡は避ける

インターンをメールで断る時は、直前に連絡することは避けるようにしましょう。前日や当日に連絡すると、確認が遅れて正しく情報が伝わらないことがあるためです。やむを得ない事情で直前に連絡をする場合は、必ず電話で辞退する意思を伝えるようにしてください。

電話での伝え方は、こちらの記事で解説しています。

インターンのキャンセルは対応に要注意!電話やメールでの連絡方法を徹底解説

【メールでインターンを断る注意点】②返信が来ない時は電話で確認する

メールだけで連絡した場合、1週間経っても返信が来ない時は念のため電話で確認するようにしましょう。もしかしたら、担当者がメールを見逃しているかもしれません。

一方的に辞退のメールをしただけでは、キャンセル手続きは正式に完了しません。双方の意見が一致したことを確認した時点で、辞退が成立するのです。「先日、辞退のメールを送信しましたが、ご確認いただけましたでしょうか」と直接確認し、行き違いが起こることを防ぎましょう。

【メールでインターンを断る注意点】③メールを送る時間に注意

深夜や早朝など会社の営業時間外にメールをすると常識がないと思われてしまうことがあるため、注意が必要です。インターンに限らず、ビジネスの連絡は必ず営業時間内に行ってくださいね。

どうしても時間が取れなくて営業時間外に連絡をする時は、必ず「夜分遅くに失礼いたします」とお詫びの言葉を添えるようにしましょう。

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インターンをメールで断る時はマナーに注意!

やむを得ない事情でインターンを断る時は、なるべく早く辞退する意思を伝えることが大切です。電話で伝えることが基本ですが、どうしてもメールで伝えたい時は、この記事で解説した例文や注意点を守るようにしてくださいね。

インターンとはいえ、人事にとっては採用につながるビジネス活動です。ビジネスマナーを意識して、失礼のない断り方をしましょう。