面接の断り方とマナー！電話・メールのテンプレ付きで詳しく解説

就活をするなかで、面接を辞退しなくてはいけないシーンはたくさん出てきます。今までお世話になった企業へ面接辞退の連絡をするときは、マナーを守って誠意のある対応をすることが大切です。

この記事では、面接の断り方のマナーについて解説します。そのまま使えるテンプレートも掲載していますので、どのように断ったらいいか迷っている学生はぜひ参考にしてみてください。

面接辞退は断り方に気を配ろう

就活中の学生が抱きやすい疑問として、「面接は断ってもいいのか」という問題があります。

マイナビの調査によれば、「20年卒の選考途中の辞退率は1割であった」と回答した会社が最多で、その割合は23.9％であったことがわかりました。しかし、その一方で3割以上の辞退率だった会社も21.7％存在していることがわかっています。

このように学生が面接を断るのはよくあることなので、面接辞退をすること自体は何ら問題ありません。

しかし、自分のために時間や労力を割いてくれた人がいるということをしっかりと理解し、マナーを守って迷惑をかけない断り方をすることが重要です。

面接を断る時のマナーとは？

学生が就活の面接を断るときは、どのようなマナーに気をつければいいのでしょうか。まずは、基本マナーについて解説します。

【面接を断る時のマナー1】断ると決心したら早めに連絡する

まず、辞退すると決心したらすぐに連絡することを心がけてください。「申し訳ないから」となかなか連絡できず、当日ギリギリまで先延ばしにしないように気をつけましょう。

人事は、一人ひとりの選考のために短期間で多くのスケジュールをこなし、時間を調整してくれています。面接辞退は人事や役員などさまざまな人のスケジュール、ほかの学生の合否にも関わってくるため、少しでも影響を小さくするために早めの連絡を心がけてください。

【面接を断る時のマナー2】営業時間内に連絡する

辞退の連絡をするときは、必ず会社の営業時間内に連絡するようにしてください。深夜や早朝に連絡をすると「常識がない」と思われてしまいますし、人事のプライベートの時間を邪魔してしまう可能性もあります。ただし営業時間内であっても、朝の始業時間直後、昼休憩前後、終業直前はバタバタしやすいため避けておきましょう。

【面接を断る時のマナー3】無断欠席はしない

「連絡することが怖いから」と、当日無断で辞退することは絶対に避けてください。人事は当日に向けて多くの準備を行い、あなたがチャンスを獲得した裏で不合格になっている学生も大勢います。関係者に対しての誠意やマナーという意味でも、辞退するときは必ず連絡しましょう。

【面接を断る時のマナー4】メールか電話で連絡する

面接を断るときは、電話かメールで連絡をするようにしてください。ただし、メールだと見逃されて伝達ミスが生じることもあるため、可能であれば電話で連絡することが好ましいです。

とくに直前に断るときは、きちんと本人に情報が伝わるように電話で連絡しましょう。

約束の日まで余裕がある場合はメールでもいいですが、送ってから3日待っても返信が来ないときは、念のため電話で伝わっているかどうか確認を取るようにしてください。

【面接を断る時のマナー5】お詫びとお礼の言葉を伝える

面接を断るときは、今までお世話になった人事や役員、先輩社員に対してお礼の言葉を伝えておきましょう。

人として感謝の気持ちを伝えるのは当然のことですが、ビジネスの世界は狭いため、将来辞退した会社と仕事をすることもあるかもしれません。いつどこで辞退した会社と関わりを持つのかは誰にもわからないので、今後のためにも丁寧で誠意を持った対応を心がけておくべきなのです。

【電話・メール別】面接の断り方テンプレートを掲載

ここでは、面接の断り方テンプレートを電話とメールの2パターンで掲載します。このまま使用できるテンプレートなので、ぜひ活用してみてください。

【電話】面接の断り方

【電話で面接を断る時の例文】

学生：お忙しいところ恐れ入ります。私、御社の採用選考を受けております〇〇大学の（フルネーム）と申します。次回の面接の件でご連絡を差し上げたのですが、人事部の〇〇様いらっしゃいますでしょうか。

企業

お電話代わりました。〇〇です。

就活生

いつもお世話になっております。〇〇大学の（フルネーム）です。お忙しいところ恐れ入ります。次回の面接の件で連絡を差し上げたのですが、今お時間よろしいでしょうか。

企業

はい、大丈夫ですよ。

就活生

ありがとうございます。先日は二次面接のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。大変申し訳ないのですが、一身上の都合で次回の面接を辞退させていただくことになったので、ご連絡いたしました。

企業

わかりました。差し支えがなければ、理由を聞いてもよろしいでしょうか。

就活生

はい。じつはほかの会社から内定をいただきまして、そちらに入社することを決めました。お忙しいなか選考していただいたのに、大変申し訳ございません。

企業

わかりました。内定おめでとうございます。

就活生

ありがとうございます。選考を通して貴重なお話をお聞かせいただいて、〇〇様には感謝しております。それでは、失礼いたします。

【メール】面接の断り方

面接の断り方で気をつけたい注意点

最後に、面接の断り方で気をつけたい注意点を3つ説明します。

【面接断り方の注意点1】面接を辞退する理由の伝え方

辞退の理由は、詳しく聞かれない限りは「一身上の都合により辞退させていただきます」で問題ありません。しかし、人事によってはどうしても詳細を聞きたがる人もいるでしょう。この場合は、変にごまかさず正直な理由を話すことが大切です。

ただし「社風が好きになれなかったから」「仕事内容がきつそうだったから」など、企業批判になる内容は話してはいけません。以下では、理由を話すときの例文をいくつか記載しておきますので、迷ったら参考にしてみてください。

【面接断り方の注意点2】本当に辞退してもいいのかよく考える

一度辞退した会社の選考は、基本的にもう受けられないことを理解しておきましょう。したがって、本当にその会社の選考を辞退してもいいのか、今一度しっかりと考えることをおすすめします。

「将来の目標が叶えられない」「やりたいことが違う」など、決定的なミスマッチが理由であれば断っても後悔しないでしょう。

しかし「第一志望と日程がかぶった」「何となく不安要素がある」などといった理由の場合、日程の再調整を行ったり選考を通してさらに会社を知ったりすることで、問題が解決することがあるかもしれません。

本当に選考を辞退していいのかを考えるときは、自己分析をしてみると正しい判断をしやすくなります。キミスカの適性検査で自分を見つめ直し、辞退して後悔しないか考えてみましょう。

キミスカ適性検査の受け方と結果の見方！自己分析ツールの使い方を解説

面接の断り方はマナーを遵守することが大切！

人事にとって選考を断られることは決して珍しいことではないため、辞退を決めたのであれば断りの連絡を入れても全く問題ありません。無断辞退は絶対に行わないようにして、メールや電話で可能な限り早く連絡することを心がけてください。

どのように断ったらいいかわからないときは、この記事に掲載したテンプレートを活用して連絡してみましょう。最後にもう一度「本当に断っていいのか」を振り返って、後悔のない選択をしてくださいね。