【例文付き】インターン参加通知メールに返信する方法！書き方や注意点を解説

皆さんこんにちは。月間PV62万件を突破したメディア、『就活研究室』編集長の大舘(オオダチ)です。
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この記事では、インターン参加通知に対する返信メールの書き方や注意点などを例文付きで解説していきます。例文はパターン別で紹介しているので参考にしてみてください。

インターンに合格すると、受け入れ先の企業から参加通知メールが届きます。この参加通知が企業との初めてのメールになる学生も多いため、何と返せばいいのか分からない人も多いでしょう。ビジネスメールには構成があり、言い回しもある程度型があるので、ルールを理解できると簡単です。以上のことを踏まえて、解説していきます。

インターン参加通知メールが届いたらどうする？

インターンの選考に通過すると、受け入れ先の企業からインターン参加通知メールが届きます。このインターン参加通知が届いたら、参加する場合はもちろん辞退する場合にも必ずメールを返信しましょう。

たとえ辞退するにしても、意思を示さなければインターンの準備を進めている企業に迷惑がかかってしまいます。早めに連絡することで他の学生が参加できるようになる可能性もあるので、面倒だからと放置しないように気を付けてください。

【パターン別の例文】インターン参加通知への返信メールの書き方

ここからはインターン参加通知への返信メールの書き方をパターン別に解説します。例文はこの後に紹介しますが、まず返信メールの構成を押さえておきましょう。どんなパターンにも共通する返信メールの構成は、以下の通りです。

メールのマナーや書き方が最初から完璧な人はいません。就活を進めていく過程で、徐々に身についていくものです。しかし、自分に合ったインターンを何個も探すのは難しいですよね。

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【インターン参加メールの書き方と例文】参加する場合

インターンに参加する場合は、参加する意思とインターンへの意欲を伝えましょう。長文にならないように、1～2文で簡潔に伝えるのがベストです。

【インターン参加メールの書き方と例文】参加連絡を待ってほしい場合

参加したい意思はあるけれど、まだスケジュールが分からないということもあるかもしれません。その場合は返事を待ってほしい旨を伝えることで、一旦保留という形で返事を待ってくれることもあります。

参加連絡を待ってほしい場合は1週間を目安に自分で期限を定め、いつまでに参加の可否を連絡するかを伝えましょう。

【インターン参加メールの書き方と例文】日程調整をお願いする場合

インターンに参加したい意思はあるけれど、提示された日程では参加できないという場合もあるでしょう。そんな時はスケジュールが合わないことを伝え、こちらから候補日をいくつか提示します。

【インターン参加メールの書き方と例文】辞退する場合

インターンの参加を辞退したい場合は、すぐに辞退の連絡をしましょう。参加通知メールに返信せず放置したり、直前でキャンセルしたりするのはNGです。

辞退する理由は正直に伝えたいところですが、他企業のインターンと日程が被ったことが辞退理由なら、「一身上の都合で～」「家庭の事情で～」とするのが無難でしょう。

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インターン参加通知メールに返信する際の注意点

続いて、インターン参加通知に対する返信メールを作成する際の注意点を解説します。例文とあわせて確認しておきましょう。

【インターン参加通知メールに返信する注意点】基本的には24時間以内に返信する

メールの返信は24時間以内が理想とされています。あまりに返信が遅いと、「ずぼらな人」「参加意欲に欠ける」というマイナスな印象を持たれてしまう可能性があります。24時間以内に返信できなかった場合は、大学名と氏名を名乗った後に「返信が遅くなってしまい、申し訳ございません」と添えておきましょう。

ここで気を付けたいのがメールを送る時間です。24時間以内と述べましたが、メールは営業時間内に送るのがマナーとされています。当日の営業時間内に送信するのが難しい場合は、予約設定をして翌日に送るといいでしょう。

また、すぐに返信できるようにメールのテンプレートを作っておくことも大切です。挨拶文や署名は毎回使うものなので、あらかじめメール設定から登録しておきましょう。

【インターン参加通知メールに返信する注意点】複数の企業とやり取りしている場合は宛先を間違えない

就活中のメール連絡で最も避けたいミスが誤送信です。複数の企業のインターンにエントリーしている場合は、続けざまにインターン参加通知が届くことがあります。急いでメールを作成していると、普段では考えられないような単純なミスを犯してしまうこともあるので、送信前には必ず宛先の間違いがないか確認してください。

万が一誤送信してしまった場合は、すぐに送信先の企業にメールか電話で謝罪し、メール削除を依頼しましょう。

インターン参加通知メールが届いたら必ず返信しよう！

企業からインターン参加通知メールが届いたら、たとえ辞退する場合でも必ず返信しましょう。やりとりが面倒だからとメールを放置していると、企業や他の学生に迷惑がかかります。さらに、あなたはもちろん大学の後輩の印象まで悪くなる恐れがあるので、本記事の例文を参考に返信文を作成してみてください。

最後になりましたが、インターンの採用おめでとうございます！インターンに参加した経験が就活、そしてあなたの今後の人生に良い影響をもたらすことを願っています。