最近の就活の連絡手段として、メールやWeb上のやりとりが増えてきています。そのため、電話を苦手とする就活生が増えてきており、いざかけるとなった時に「マナーが分からない」と困ってしまうことも多いでしょう。
今回は、就活における電話のマナーについて解説していきます。必ず押さえておきたいポイントをしっかりとまとめたので、電話前にこの記事を読んで採用担当者に好印象を残しましょう。
就活の電話についての過剰なマナー指導が多すぎる
電話のマナーは、就活だけではなくビジネスの基本です。今のうちにしっかりとマナーを身につければ、企業に「常識がある学生」だという印象を与えられます。
現在の就活マナー指導では「正しい姿勢で」とか「気持ちを乗せて」とか、本質的ではないことが重要視されています。もちろん、こういったマナーも大切ですが、実践的ではありません。
この記事では、「これだけ身につければ全く問題ない」といえる、今すぐ役に立つ電話マナーだけをご紹介していきます。就活の電話は、この記事に書いてある最低限のマナーを押さえて簡潔に用件を伝えるだけで攻略できますよ。
就活の電話で意識するべき３つの基本
まずは、就活の電話で意識するべき3つの基本要素を見ていきましょう。電話で意識するポイントは、以下の3つです。
- 時間
- 場所
- 話し方
電話をする際は、時間を意識する必要があります。休み時間や忙しい時間、終業時間に電話をかけてしまうと相手の負担になってしまい、悪印象です。
また、電話をかける場所も大切です。周囲が騒がしい状態で電話をすると声が聞こえにくくなり、何度も聞き返すことになってしまうので注意しましょう。
電話での話し方も大切な要素です。ボソボソ話したり早口で話したりすると用件が伝わりにくく、電話が長引いて相手の時間を奪ってしまうことになります。ハキハキとした聞き取りやすい声で用件を伝えるようにしましょう。
就活の電話での話し方は3段階
電話で意識する要素を理解したところで、より実践的な電話の話し方について見ていきましょう。
今回は、電話の話し方を3段階に分け、例文とともに詳しくご紹介してきます。
【電話の話し方1】まず名乗る
最初に何者なのかを名乗ることは、社会人の基本です。取り次いでもらう相手や用件を伝える前に、挨拶をしてから名乗るようにしてくださいね。名乗る時は、名前だけでなく学校名も伝えるようにしましょう。
折り返しの場合、「お電話いただいたのですが…」と用件から伝えてしまう学生が多いので要注意。面識のない学生からいきなり用件を伝えるのは失礼にあたるので、必ず名乗ってから用件を伝えます。
就活生 お忙しいところ恐れ入ります。私、〇〇大学4年の□□と申します。
【電話の話し方2】誰宛の用件かを伝える
企業の電話は、受付や事務の方が出ます。採用担当者が出てくれることは少ないため、「誰に対する電話なのか」「どんな要件なのか」を伝えて取り次いでもらう必要があります。
担当者が不在の場合、いつ頃戻るのかを確認しましょう。企業から折り返しの案内があればそれに従い、ない場合は「その時間にかけ直します」と伝えてくださいね。
就活生 先ほど人事部の△△様からお電話をいただき、折り返しのお電話をいたしました。△△様はいらっしゃいますでしょうか。
在席の場合
企業 承知いたしました。取り次ぎますので、お待ちください。
就活生 恐れ入ります。
不在の場合
企業 ただいま△△は不在でございます。
就活生 かしこまりました。お戻りの時間は何時頃になりますでしょうか。
企業 16時頃になると思います。折り返すように申し伝えておきます。
就活生 恐れ入ります。よろしくお願いいたします。それでは、失礼いたします。
【電話の話し方3】取り次ぎ後
担当者が在席中で取り次いでもらえた場合は、再度大学名と氏名を名乗ってください。その上で、「今お話ししても問題ございませんか」と一言添えておくと親切です。もしも相手が忙しい場合は、「お時間をご指定いただけましたら、こちらから再度お電話いたします。」と申し出るようにしましょう。
話しても問題なさそうであれば、すぐに本題に入りましょう。「移動中で電話に出られませんでした」などの謝罪は不要です。相手の時間をいただいていることを自覚し、簡潔に話すことを心がけてくださいね。
就活生 お忙しいところ恐れ入ります。〇〇大学4年の□□と申します。△△様、今お話しする時間をいただいても問題ないでしょうか。
企業 はい、大丈夫です
就活生 ありがとうございます。本日いただいたお電話のご用件について、折り返しのお電話をいたしました。
電話のやりとりでは、正しい敬語を意識することももちろん大切です。しかし、敬語にばかり気を配っていると、うまくコミュニケーションが取れなくなることもあります。敬語は入社後にゆっくりと身につければいいので、まずは相手の話しをよく聞いて、きちんとコミュニケーションを取ることを心がけましょう。
【電話の話し方4】大事な要件は復唱するといい
電話で面接の日時などを指示された時は、必ず電話口で復唱するようにしましょう。復唱することで間違いを防げますし、自分の記憶にも残りやすいです。メモを取った上で、口頭でも確認してくださいね。
企業 それでは○月□日、13時半に当社受付までお越しください。
就活生 ○月□日の午後13時半に受付ですね。かしこまりました。当日はよろしくお願いいたします。
就活で多い電話のミスとして、時間の聞き間違いが挙げられます。13時を3時と勘違いしてしまうようなケースが非常に多いです。必ず復唱し、間違えてメモしていないかを確認しましょう。
就活の電話を掛けないほうがいい「時間」
就活の電話で意識するべき要素として「時間」を挙げました。ここからは、できるだけ電話を避けるべき時間帯を具体的に説明していきます。
ご紹介する時間帯は、採用担当者が忙しかったり不在だったりする可能性が高いです。なるべく避けて電話をするようにしましょう。必須ではないため、急用で電話をする時は、営業時間内であれば気を遣う必要はありません。
【電話NGな時間1】週明けの午前中
週明けの午前中は、週末にたまった仕事やメールに追われることが多い時間帯です。採用担当者も忙しい可能性が高いため、電話は仕事がひと段落する午後まで待った方がいいでしょう。
【電話NGな時間2】昼休みの時間(12時～14時頃)
昼休みの時間帯である12～14時頃も電話を避けた方がいいです。社会人といっても、学生と同じように昼休みは昼食を取って休んでいます。
社内にいる場合もありますが、休み時間中に電話対応に追われればゆっくり休めません。また、ランチで外出しているケースも多いです。相手のことを思うのであれば、休み時間中の電話は避けるべきでしょう。
【電話NGな時間3】終業時間後（18時以降）
会社によって時間は異なりますが、終業時間以降も電話を避けた方がいい時間帯です。採用担当者が定時で帰っていたら繋がらないほか、残業している場合でも仕事に追われていることが予想できます。電話の対応で業務の邪魔をしないためにも、電話は次の日の朝に回すようにしてくださいね。
就活の電話を掛ける「場所」は静かで電波の良いところで
「企業からの電話に出られなかった」「急ぎで確認したいことがある」という時に、慌てて電話をかけることもあるでしょう。電話はどこからでもかけられますが、場所によっては電話に適さないこともあるので注意しましょう。
電車のホームや飲食店など、周囲が騒がしいと聞き取りにくくなってしまい、聞き返したりしているうちに電話が長引いてしまいます。同様に、地下鉄などの電波が悪いところも電話に適さない場所です。
また電話をする際は、聞いたことをメモできる状態であることも大切です。静かで電波のいい場所で、メモの準備をしてから電話をかけるようにしましょう。
就活電話の際に準備しておくといいもの3選
就活の電話をスムーズに進めるためにも、電話前にこれからご紹介する3つのアイテムを用意しておくことをおすすめします。
【電話の準備1】メモ帳とペン
就職後にも言えることですが、電話の際は必ずメモ帳とペンを準備しておくようにしましょう。電話中に慌ててメモを取ろうとすると、準備している間に相手を待たせることになってしまいます。
メモができればスマホでのメモでも問題ありません。後から確認の電話やメールをすることがないように、メモを取って一回で聞き取るようにしましょう。
【電話の準備2】スケジュールが確認できるもの
メモのほかにも、就活のスケジュールが一目で分かるスケジュール帳も用意しておくようにしましょう。スケジュールが分かるものを手元に置いておくと、面接の日程調整などがスムーズにいきます。もちろん、電話をしながら見られるのであればスマホでも大丈夫です。
【電話の準備3】イヤホン
外出先で周りが騒がしい場合は、スマホだと相手の声が聞き取りづらいこともあります。イヤホンがあれば声を鮮明に聞き取れるので、イヤホンも用意しておくといいでしょう。
話しながらスマホでメモやスケジュール帳を操作する時も、イヤホンがあった方が便利です。就活中はいつ電話が来てもいいように、カバンにイヤホンを入れておくことをおすすめします。
就活の電話は最低限の用件を簡潔に話すようにしよう！
就活の電話では、「時間」「場所」「話し方」の3つのポイントを意識するだけで好印象を残せます。相手の時間をいただいていることを意識し、できるだけ業務の妨げにならない簡潔な電話を心がけましょう。
就活の電話では、相手への配慮がしっかりとできていれば、完璧な敬語でなくても問題ありません。初めは緊張してしまうと思いますが、慌てずに少しずつ慣れていくようにしましょう。電話での話し方や時間に迷った時は、ぜひこの記事を参考にしてくださいね。
