【就活】エントリーシートの封筒はどう選ぶ?宛名の書き方と郵送時のマナーを簡単解説

近年WEB上でエントリーシートを提出させる企業も増えてはいますが、いまだに郵送で提出を求める企業も存在します。手紙や葉書を書く機会が減った今、郵送マナーに不安が残る人もいるのではないでしょうか。

ここでは、就活でエントリーシートを郵送することになったときの封筒の選び方や郵送時のマナーを紹介していきます。

就活でエントリーシートを封筒に入れて郵送させる企業側の意図とは?

Webでエントリーできる企業が多い中、あえて郵送を選択する企業の意図は何なのでしょうか?

郵送で送るタイプのエントリーシートは手書きのところも少なくありません。手書きのエントリーシートを作成するには手間も時間もかかりますが、企業側からするとそれが狙いです。志望者が多い人気企業は、あえて郵送にすることで応募ハードルを高めています。手間と時間をかけてでもエントリーする学生は志望度が高いと解釈できるからです。

手書きにすると字の大きさや余白の取り方など、Webエントリーでは分からない学生の性格をうかがい知ることができます。見る人の視点に立てるかどうかなど他人への配慮ができる人物であるかも把握できるため、初期段階でふるいにかられるのです。

就活でエントリーシートを封筒に入れて郵送するメリット

エントリーシートを郵送することは、Webエントリーに比べると就活生と企業の双方にとって手間がかかる反面、いくつかのメリットもあります。どのようなメリットがあるかを解説します。

【エントリーシートを郵送するメリット】①しっかりと読んでもらえる可能性が高い

郵送によるエントリーはWebよりもハードルが上がるため、エントリー数が少なくなり採用担当者に読んでもらえる可能性が高くなります。上述したように、郵送でのエントリーは「手間がかかるもの」です。逆に考えると、Webエントリーは郵送よりもハードルが低いため、多くの志望者がエントリーするということでもあるのです。人気企業ではエントリー数が膨大な数になることも珍しくありません。

採用担当者にとって、その膨大なエントリーシートを1つずつ確認するのは大変な作業です。優秀な人材を見落としてしまう可能性もあります。ハードル上げることで、企業側は志望度の高い学生と出会える、学生側は志望度の高さをアピールできるというメリットがあるのです。

【エントリーシートを郵送するメリット】②届いた順に人事の手に渡る

郵送されたエントリーシートは、届いた順に採用担当者の手に渡るのが一般的です。そのため、早くに提出すれば、採用担当者が時間をかけて読んでくれる可能性も高まります。締め切り日に近くなると、エントリーシートが集中するので余裕を持って送るのがおすすめです。

就活でエントリーシートを入れる封筒の選び方

エントリーシートを郵送する際に使う封筒は、書類を折らずに入れられる封筒を選びます。角形2号(角2)の封筒なら、A4用紙がそのまま入るサイズです。茶色と白色の封筒がありますが、エントリーシートを送るときは白色が基本。一般的に事務用封筒とされている茶色は避けた方が良いでしょう。

エントリーシートにはたくさんの個人情報が書かれているので、万が一のことを考えて、中身の透けない加工が施されている白色封筒を選ぶのもおすすめです。

就活でエントリーシートを入れる封筒の宛名マナー

封筒に宛名を正しく書けることは社会人としてのマナーであるため、封筒ひとつを取っても社会に通用する人材であることを意識しましょう。

【エントリーシートを入れる封筒の宛名マナー】①縦書き・正式名称で書く

宛名は縦書きにするか横書きにするかで迷うかもしれませんが、洋封筒は横書き、和封筒は縦書きがルールです。エントリーシートの郵送に使うのは和封筒なので縦書きにします。長い住所や社名の企業もありますが、その際は改行して書きましょう。株式会社は(株)とせず、正式名称で書くのがマナーです。

【エントリーシートを入れる封筒の宛名マナー】②文字のバランスに注意する

部署名や名前を書くときに迷ってしまうのが、宛名の配置や文字の大きさです。宛名がバランス良く見えるように、文字は相手先の名前を一番大きく書くよう意識します。相手先の名前を最初に書いてから、住所や会社名を書く位置を決めていくのも良い方法です。

【エントリーシートを入れる封筒の宛名マナー】③「様」と「御中」の使い分け

敬称の使い方には苦手意識を持っている人も多いかもしれませんが、宛先が個人なら氏名の下に「様」を、企業や部署宛てに送る場合は「御中」を使います。

送付先が「人事部採用担当」となっていれば「人事部採用担当者様」、「人事部宛」となっていれば「人事部御中」とするのが正しい敬称の使い方です。

【エントリーシートを入れる封筒の宛名マナー】④封筒に「応募書類在中」と書く

エントリーシートは重要な書類なので、封筒の表左下には赤字で「応募書類在中」と書くのを忘れずにしてください。受け取った企業が郵送物の中から、エントリーシートが判別しやすくなります。

また、切手は記念切手やキャラクターものなどではなく、コンビニなどでも買える市販のものを選びましょう。複数枚貼っても構いませんが、寄せ集めた印象にならない枚数にとどめてください。迷ったら見た目にも美しい1枚がベターです。

【エントリーシートを入れる封筒の宛名マナー】⑤裏面に自分の名前と住所を忘れずに

エントリーシートを郵送するときは、封筒の裏面も気が抜けません。中央の線を挟んで住所と名前を書くとバランス良く見えます。文字の大きさは表面より小さめに。そして表面同様に縦書きで住所も略さずに書きましょう。採用担当者に分かりやすいよう大学名と学部、学科、日付も書いておくと親切です。

就活でエントリーシートを入れた封筒を郵送する時のマナー

エントリーシートを郵送で提出する場合、封筒以外にも気をつけたいポイントがいくつかあります。提出する前にしっかりとおさえておきましょう。

【エントリーシートを郵送で提出する時のマナー】①送付状を同封する

文書を郵送する際は、送付状を同封するのがマナーです。「送付状」とは企業への挨拶を兼ねた書状であると同時に、封筒の内容物を示すためのものになります。送付状には、次の項目を含めておきましょう。

  • タイトル:送付状
  • 日付
  • 宛先
  • 挨拶と送付についての内容
  • 中身の点数
  • 書類作成者 

【エントリーシートを郵送で提出する時のマナー】②「クリアファイル」に入れる

郵送中の汚れや折れ曲がりを防ぐために、エントリーシートはクリアファイルに入れて封筒に入れるようにしましょう。この際に使用するクリアファイルは透明なものを使ってください。

【エントリーシートを郵送で提出する時のマナー】③切手の金額が不安なら窓口に行く

郵便物はサイズと重さで料金が変わります。料金不足の場合には、受け取った企業が支払うことになりますので必ず必要分の切手を貼りましょう。心配な人は窓口で出すと料金不足を防ぐことができます。

また、大切なエントリーシートがきちんと相手先の企業に届いたか気になる人も多いかもしれません。そんなときに活用したいのが特定記録郵便です。特定記録は郵送料プラス160円で引受を記録でき、配送記録をネットで追跡確認することができます。

速達は普通郵便よりも速く届くサービスで郵送料にプラス290円で利用できますが、配達記録が残りません。特定記録郵便の方が安く配達記録も残るので心配なときは特定記録郵便で出すのがおすすめです。

【エントリーシートを郵送で提出する時のマナー】④締切に余裕を持って送る

「期限ギリギリ」というのは何ごとにおいても良いものではありません。これはエントリーシートにも同じことが言えます。早めに準備を始め、締切に余裕を持って送った方が良い評価をされるでしょう。なので早めの準備が肝心です。

エントリーシートの封筒選びとマナーは必要最低限であることを心得よう

この記事ではエントリーシートを郵送するときの封筒選びとマナーについて解説してきましたが、レベルの高い人材を採用しようとする企業にとって郵送マナーは大きなチェックポイントではない点もおさえておきましょう。人気企業を志望する学生にとって郵送マナーはできて当たり前のことであり、差別化のポイントにはならないと考えられるからです。

一方、学生のうちに郵送マナーを知っていれば将来役に立つときが来ます。新卒者への研修や教育メニューにビジネスマナーがあるところなら、就活時点でマナーを身につけておけば、一歩先んじることもできるからです。

郵送マナーは社会人としての最低限のマナーであると認識し、クオリティの高いエントリーシートを書くことや面接対応に注力しましょう。