お役立ちコラム

【電話編】学生が失敗しがちな『ビジネスマナー』とは?

マナーがひとにあたえる印象にはとても大きいものがあります。
マナーがしっかりとできているかどうかで、その人の信頼度や一緒に働きたいと感じるかどうかは大きく左右してきます。

特に気をつけるべきは、学生と社会人ではマナーの認識に大きな差があることです。
実際私自身、社会人になりまだ1年ですが、学生さん電話でやり取りをすると、そのマナーが気になってしまうほどです。
社会人歴たった1年でも、これれだけ刷り込まれるほど社会人は、マナーに気を使っています。

そんな中、就活という場面で、社会人歴2,30年の人事や社長の前で、マナー違反をしてしまうとその結果は想像できるでしょう。
とは言え、それまで使う事もなかったものを急に求められても知らないのも当たり前です。
後回しにせず、『ビジネスマナー』を覚えましょう。

今回は電話でのマナーについてフォーカスし、お伝えします。

電話でのコミュニケーション

電話は企業との重要なコミュニケーション手段の1つです。
ただ相手が見えないうえに、相手の時間に一方的に入り込むという性質上、注意しなければいけないポイントが多々あります。電話でのあいさつや下河野使い方、声のマナーを身につけ、感じの良く丁寧な対応をする必要があります。

電話でのコミュニケーションのポイント

  • 聞き取りやすい声の調子で話す
  • 早口でしゃべらない
  • 適度な間合いを取る
  • 聞いてわかりやすい言葉遣いをする

電話をかけるタイミングに気を配る

電話は一方的にコミュニケーションを迫るツールです。かけるタイミングや掛け方のマナーをしっかりと押さえて先方に好印象を与えましょう。感じよく、正確に、先方への気配りを持ってかけることが大切になります。

避けるべき時間

  • 朝と昼休み後の始業直後
  • 昼休み直前
  • 昼休み(11:30-13:30)
  • 就業時間間際

さまざまな状況での電話マナー

  1. 電話が間違って切れてしまった時
    マナー:かけた側からかけ直す
    言葉遣い:「電話が切れてしまったようで、失礼いたしました」
  2. 相手が不在の時
    マナー:自分から改めてかける
    言葉遣い「先ほどお電話いたしました●●ですが、▲▲様はお戻りになられましたでしょうか?」
  3. 何度も電話をかける時
    マナー:相手に手間を取らせたことを詫びる
    言葉遣い:「何度も恐縮ですが」
  4. 営業時間外に電話する時
    マナー:最初に一言添える
    言葉遣い:「遅い時間に申し訳ございません」
  5. 電話を切るとき
    マナー:相手が電話を切るのを待って静かに切る
    注意点:最後の挨拶から一呼吸おいてから切る

電話のマナーのタブー

  • 相手の事情にお構いなしにかける
  • 自分から名乗らず、誰が誰に電話をしてきたのかわからない
  • 声が小さい・電話が悪く聞き取りにくい
  • 何のためにかけてきたのか、用件がはっきりしない
  • 挨拶もなく、いきなり用件を喋りだす
  • 携帯電話が留守番電話設定になっていないため伝言が残せない
  • お礼の言葉もなく、ガチャンと切る
  • メモを取っていないのか、何度も同じ質問を繰り返す
  • 復唱や適切な相づちがないため、確実に伝わったか分からない

まとめ

いかがでしたでしょうか。
ここで記述したものは、基本のものとなります。相手のことを思いやり行動するのがマナーの基本です。
『絶対にしてはいけない』就活での電話の掛け方・受け方 こちらも確認して、先方に失礼のないように心がけましょう!

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