エントリーシートはどこで入手できる?4つの入手方法と提出方法を解説

就職活動で提出を求められることが多いエントリーシート(ES)は、自己PRや志望動機は当然のことながら、採用担当者にあなたの「人柄」や「考え」を伝えられる大切な書類です。就活で初めて触れるエントリーシートに関して疑問を抱く学生は多く、「そもそもどこで手に入るのか」ということすら分からない方も多いのではないでしょうか。

今回は、そんなエントリーシートの入手方法についてご説明していきます。提出方法や注意点も解説していくので、選考に進む前にチェックしておいてくださいね。

エントリーシートはどこで手に入れるの?

履歴書は、100円ショップやコンビニ、大学の生協などで販売されていますよね。同じようにエントリーシートも、履歴書のようにどこでも手に入ると思っている学生も多いのではないでしょうか。

しかし、実際に探してみると分かると思いますが、店頭にエントリーシートが置かれていることはありません。なぜなら、エントリーシートは市販されているものではないからです。

エントリーシートは売っているものではない

前提としてエントリーシートは市販されているものではなく、会社ごとに作られている書類です。配布方法はもちろん、質問内容や提出方法、期限といった細かな条件が会社によって異なるので、注意しておきましょう。エントリーシートの内容が異なるのは、面接などで評価を行う時に重視する項目が会社ごとに違うからです。したがって、エントリーシートの使い回しは絶対にしてはいけません。

また、中にはエントリーシートでの選考を行なっていない会社もあります。志望企業で必要になるかどうかは「採用フロー」で紹介されているので、あらかじめ確認しておきましょう。

場合によっては、ネット上に過去のエントリーシートについての情報が掲載されていることもあります。しかし、エントリーシートはその年に配布されたもの以外は使えませんし、毎年質問が異なります。過去のエントリーシートがアップロードされていたとしても、ダウンロードして使用することは絶対にやめてくださいね。

エントリーシートの入手方法

会社ごとに用意されるエントリーシートは、一体どうやって手に入れたらいいのでしょうか。エントリーシートの入手方法は会社によって異なり、決まった方法はありません。多くの場合は、説明会やエントリーの際に入手方法について細かく指示されるため、情報を聞き逃さないように注意しましょう。

ここでは、エントリーシートの入手方法として多いケースを4つ見ていきましょう。

【エントリーシートの入手方法】①HPからダウンロードする

ナビサイトや会社のHPからエントリーすると、無料でエントリーシートをダウンロードできるようになる場合が非常に多いです。PDFなどのデータをダウンロード・印刷して書き込む場合もあれば、Excelなどのデータのまま提出できる場合もあります。

印刷の場合は、印刷紙のサイズやカラーに気をつけましょう。指定通りに印刷しないと「指示を守れない性格」だと思われてしまう可能性があります。データ提出の場合は、受付フォームもしくはメールで提出するパターンが大半です。提出先に関しても、あらかじめチェックしておくと安心ですよ。

【エントリーシートの入手方法】②エントリー後に郵送されてくる

応募企業にエントリーする時に、氏名や大学名などの情報のほかに、住所や連絡先を登録することがあります。会社によっては、登録した住所宛にエントリーシートを郵送してくれることもあります。到着する時期は、エントリーから1週間程度を目安に考えておきましょう。

「発送の案内があったのになかなかエントリーシートが来ない」という時は、登録した住所が間違っている可能性があります。再度エントリー内容を見直してみましょう。特に一人暮らしをしている人は、実家の住所を登録してしまわないよう注意が必要です。現住所など自分がエントリーシートを受け取れる住所を登録してくださいね。

また、場合によっては企業側の手違いで書類が発送されていないケースもあります。エントリー内容に間違いがないのに届かないという時は、なるべく早めに企業に問い合わせてみてください。

【エントリーシートの入手方法】③メールで配布される

エントリー後、エントリーしたことを採用担当者にメールで伝えることで、エントリーシートが配布されるケースもあります。学生にとっては手間ですが、採用側としては、エントリーした学生のみにエントリーシートを配布できるというメリットがあります。選考人数を把握しておきたい企業は、この配布方法を選ぶことがあるので気をつけましょう。

エントリー後にエントリーシートが送付されない場合は、「こちらから担当者にメールをする必要があるかどうか」を再度確認してみましょう。

【エントリーシートの入手方法】④説明会で直接受け取る

企業によっては、説明会の時にエントリーシートを手渡しで配布するケースもあります。この方法であれば、志望度が低い学生をふるいにかけることができますよね。その結果、応募数が減って志望度の高い学生だけをじっくりと選考できるようになるのです。

この場合は、学生が説明会などの「イベントに参加すること」が前提条件になっています。エントリーシートについて採用フローに記載されていないことも多いため、注意しておいてください。後から知って後悔しないためにも、志望度が高い会社の説明会には必ず参加するようにしましょう。

エントリーシートの提出方法

エントリーシートが入手できたら、あなたの魅力をたっぷり詰め込んで志望企業に売り込んでいきましょう。選考の初期段階で提出するエントリーシートは、内容が最も大切です。自己分析や業界・企業研究を入念に行い、回答内容を学生課や先輩に添削してもらうと、よりよい内容になるでしょう。

ただし、エントリーシートは内容だけでなく提出方法にも注意を払う必要があります。企業が指定した提出方法や一般的なマナーが守れていないと、どんなに内容がよくてもマイナスイメージになってしまう可能性も少なくありません。

ここからは、エントリーシートの提出方法と注意点について説明していきます。提出前によく確認しておきましょう。

【エントリーの提出方法】①郵送で提出

郵送は最もオーソドックスな提出方法です。郵送でエントリーシートを提出する時は、以下の流れで準備していきましょう。

  1. 氏名や添付書類を記載した送付状を用意する
  2. エントリーシートや送付状をA4サイズのクリアファイルに挟む
  3. 角2サイズの封筒の中にクリアファイルごと入れる
  4. 封筒の表面に送付先を記載し、左下に「応募書類在中」と赤ペンで書く
  5. 封筒の裏面に氏名や住所、大学・学部・学科名を記載する
  6. きちんと重さを量ってから必要な切手を貼る

エントリーシート送付の際は、色付きや柄付きの封筒は避けましょう。白い封筒があれば白を、なければ茶色のオーソドックスな封筒を使用してください。サイズは必ずA4が入るものにしてください。
料金不足で返送されてしまった場合、エントリーシートの締め切りに間に合わないこともあります。不安な場合はポストへの投函ではなく、郵便局の窓口で郵送手続きをするようにしましょう。

【エントリーの提出方法】②メールに添付して提出

近年増えているのが、エントリーシートをデータで提出するケースです。パソコン入力で作成できるため、手書きより作成しやすいというメリットがあります。ただし、郵送とは異なる注意点があるので気をつけましょう。

メールで提出する場合は、以下の例文を参考にメールを作成しましょう。

【件名】エントリーシート送付(〇〇大学・氏名)
【本文】
株式会社〇〇
人事部採用担当 〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学△△学部□□学科の〇〇です。

添付ファイルにエントリーシートを添付いたしました。
お忙しい中恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。

氏名
〇〇大学△△学部□□学科
電話番号:090-0000-0000
メール:mail@xxxx.com

ファイルの添付忘れや途中で送信してしまうトラブルを防ぐためにも、ファイルの添付→本文作成→宛先入力の順で作成することがポイントです。書式設定は「テキスト形式」を選択し、誤字脱字がないようによく確認をするようにしましょう。

【エントリーの提出方法】③手渡しで提出

エントリーシートは郵送かメールでの提出が多いですが、中には手渡しで提出するケースもあります。手渡しの時は、添え状は付けなくて大丈夫です。ただし、郵送の時のようにクリアファイルに挟み、封筒に入れた状態で持参するようにしてくださいね。

代理の方に預ける場合は、封筒から出さずにそのまま渡しましょう。この場合も封筒には、あなたの氏名や大学名を記載し、赤ペンで「応募書類在中」と書いておくと親切です。

面接に訪れた時に担当者に直接渡す場合は、封筒から取り出して中身だけを渡します。渡す際は、受け取る側が読める向きに持ち「応募書類を提出いたします。よろしくお願いいたします」と一言添えるようにしてくださいね。

エントリーシートを入手時の注意事項

普段私たちが接する機会のないエントリーシートには、いくつか注意点があります。この注意点をしっかりと理解していないと、選考に支障をきたしたり選考に進めなくなってしまったりするケースもあります。エントリーシートを入手したら、これからご紹介する注意事項をよく確認しておきましょう。

【エントリーシートの注意事項】⑴企業ごとに確認する

エントリーシートの入手方法はもちろん、提出方法や内容、期限は企業によって全く異なります。いつからいつまでダウンドードできるのか、締め切りはいつなのか、提出方法は何なのかをしっかり確認し、メモをとっておくようにしましょう。

応募数が増えてくると、締め切りや内容を間違えて記憶してしまう可能性があります。必ず手帳やカレンダーを活用し、企業ごとの選考スケジュールを把握しておくようにしてくださいね。

【エントリーシートの注意事項】⑵コピーを取っておく

エントリーシートを入手したら、真っ先に用紙のコピーを取っておくようにしましょう。1枚しかない状態だと紛失や書き間違え、汚してしまった時に対処できなくなってしまいます。あらかじめコピーを複数とっておくと、もしもの時も焦らずに済みますよ。

また、エントリーシートは絶対に修正液などで修正しないようにしましょう。「二重線+印鑑」で訂正は可能ですが、イメージはよくないですよね。ミスした時に困らないように、常に1枚以上は予備のエントリーシートを用意しておくようにしましょう。

エントリーシートがどこで入手できるか分からない場合

企業によっては、記載漏れなどによって入手方法が分かりにくくなっている可能性もあります。自分でどんなに調べてもエントリーシートの入手方法が分からない場合は、なるべく早めに電話やメールで問い合わせるようにしましょう。問い合わせが原因で落とされることはなく、企業側のミスである可能性も考えられるため、1人で悩まずに採用担当者に尋ねてみてください。

また、配布期間が終了したエントリーシートについても、問い合わせることで特別に配布してもらえるケースもあります。どうしても諦めきれないという熱意がある場合は、勇気を出して問い合わせてみてもいいでしょう。

エントリーシートの決まりは企業ごとに確認しよう!

エントリーシートは企業が独自で作っているものです。市販されているものではないため、注意してください。

エントリーシートは「HP」「郵送」「メール」「説明会」の4つの入手方法があります。提出方法は、「郵送」「メール」「手渡し」の3つです。企業ごとに細かい条件が変わってくるので、エントリーすると同時に確認しておくようにしましょう。締め切りや内容が混ざってしまわないように、確認したことは手帳やカレンダーにメモしておくとスムーズに就活が進みますよ。