就活メールのマナーや返信の仕方を例文付きで徹底解説！

選考を進める中で、面接のやり取りをメールで進めるケースは珍しくありません。基本的に企業側から届いたメールには返信するのがマナーですが、中には返信不要の場合があることをご存知でしょうか。

またメールを返信する際のマナーを守らなければ、面接を受ける前にマイナスの印象を持たれる可能性があります。
今回は、面接メールの返信文を例文付きで紹介するほか、書き方のコツやマナーなど、幅広くご紹介します。

面接メールに返信は必要？

企業からメールが届いた時は、基本的に返信するのがマナーです。しかし、メールの件名や本文に「返信不要」と書かれているものに関しては返信する必要はありません。
返信が必要か悩んだ時には下記の表を参考にしてみてください。

就活メールに返信する時の基本マナー

企業からのメールに返信する時の基本的なマナーについて紹介します。

【就活メール返信マナー1】営業時間内に返信しよう

企業へ連絡をする時には、企業の営業時間に合わせて送ります。メールを返信する前に企業の営業時間を確認するようにしましょう。

また、始業後1時間・終業前1時間、お昼の時間は忙しい時間帯になるので避けておくと良いでしょう。

【就活メール返信マナー2】24時間以内に返信しよう

企業からメールが届いたら24時間を目安にできるだけ早めに返信しましょう。しかし深夜や早朝の時間にメールを送るのは、企業からの印象を下げてしまう可能性があるので注意が必要です。

【就活メール返信マナー3】返信不要の時は確認だけしよう

届いたメールに「返信は不要です」と書かれているときは、返信は必要ありません。内容のみ確認し、必要な情報のみメモをしておきましょう。

【就活メール返信マナー4】引用返信を使おう

企業からのメールに返信する場合、本文を引用して返信しましょう。引用を使って返信することで、担当者がメールを受け取った際に前後のやりとりもすぐに確認できるためです。

【就活メール返信マナー5】学校用か就活用のメアドを使おう

企業にメールを送る時は、就活用もしくは学校のメールアドレスを使用しましょう。プライベートで使っているものと就活で使用するものは分けておくと、メールの確認漏れを起こしにくくなります。
また、ビジネスメールには不適切なメールアドレスも存在します。趣味や好みのものをアドレスに含めてしまうとプライベートな印象が強くなるので、就活には不向きです。

就活中に使える返信メールの書き方

それでは、企業へメールを送るときの基本的な書き方をご紹介します。

【返信メールの書き方1】件名

就活中に企業にメールを送る際には、必ず件名を入れるようにしましょう。採用担当者には企業や学生などから日々たくさんのメールが届いています。メールボックスを開いた時に「誰から何の用件のメールが来たのか」が一目で分かるようにすることが重要です。

件名には、用件とあなたの所属・氏名を書き、就活生からのメールであることがすぐに分かるように書いておきましょう。
また、件名に「Re：」が付いている時は、件名は変えずに残しておくこともポイントです。

【返信メールの書き方2】本文

ここからはメールの本文になります。下記の項目を順番に書いていきましょう。

宛先

メールのはじめには宛先を書きましょう。宛先を書く時は「会社名」「部署名」「担当者名」を略さず、正式名称で書きます。
担当者の氏名まで分からない時は、部署名まで書くか「採用担当者様」のように書くこともできます。

挨拶

宛先の後には、簡単に一言挨拶文を入れます。一般的には「お世話になっております」と書くことが多いです。挨拶の文章の後には、あなたの所属と氏名を書きます。

内容

挨拶まで書き終えたら、今回のメールの用件を書きます。あまり長くなりすぎないように注意しながら、正確に伝わるように文章を作りましょう。

締めの挨拶

メールの文末にも挨拶文を入れてメールを締めます。簡潔に一言で十分なので、簡潔に書きましょう。

【返信メールの書き方3】署名

本文の後に署名を書き、自分が何者であるのかを示します。署名の欄にメールアドレスや電話番号を記載しておくことで、連絡がスムーズにとれます。
署名の囲う枠はできるだけシンプルなものを使いましょう。下記にテンプレートを記載するのでぜひご活用ください。

また、Gmailの署名テンプレート設定を行うと、登録した署名が自動で新規メールに入力されます。

就活が本格化してくると企業とのやりとりも増えるので署名のテンプレート設定を活用すると便利です。しかし、自動テンプレートで入力されたものについても、送信前には入力ミスがないか確認するようにしましょう。

Gmailのテンプレート設定の方法は下記になります。
1：Gmailを開き「設定」をクリック
2：「すべての設定を表示」をクリック
3：全般で上から29番目の「署名」で新規作成をクリック
4：「新しい署名に名前を付ける」と表示されるので署名のタイトルを決める
5：テキストボックスに署名を入力し「変更を保存」をクリック
6：新規メールを作成し、署名が自動で記入されるか確認する

就活メールの注意点とは？

就活で企業にメールをする際にはマナーの他にも注意しておきたい点があります。

【就活メールの注意点1】社名や人物名は略さない

宛先では、企業名や部署名・相手の氏名などは略さず、正確に書きます。株式会社なども（株）と略したりせずに「株式会社〇〇」と正式名称で書きましょう。

担当者の氏名もフルネームで書き、最後に様を付けます。また、会社名や相手の氏名を書き間違えることは大変失礼になるので、誤字のないように送信前に必ず再チェックしましょう。

【就活メールの注意点2】マークや装飾は使用しない

メールの文章内で「！」などのマークや絵文字は使わないのがマナーです。企業によってはビックリマークなどを使用している場合もありますが、企業に送るメールでは控えておくのが無難です。

また、メールには太文字や文字に色を付ける機能もありますが、これらも使用しないのがビジネスメールのマナーになります。装飾や絵文字などは使用せず、文章で伝えるようにしましょう。

【就活メールの注意点3】誤字脱字に気を付ける

メールの文章に誤字脱字がないか確認しましょう。特に宛先の部分の誤字脱字は印象が悪いのでミスのないよう、念入りにチェックします。
また、署名のメールアドレスなども誤字が多い箇所です。1文字異なるだけで連絡が取れず企業に迷惑をかけてしまう可能性があります。ミスがないか何度かチェックするようにしましょう。

【就活メールの注意点4】読みづらくないか確認する

メール文が完成したら、文章に読みづらい点がないか確認します。句読点のないところや改行のないところは修正し、読みやすい文章を心がけましょう。

【就活メールの注意点5】添付ファイルの取り扱いに気を付ける

インターンや面接の応募書類を送る際に企業に添付ファイルを送信することもあるでしょう。その時に注意したい点は下記の3点です。

ファイルの名前は採用担当者がダウンロードした際に誰の何のデータかが一目で分かるような名前にしておくと良いです。履歴書を送る際には「【履歴書】キミスカ大学（氏名）_20241010」のように書きましょう。

また添付ファイルを送る際に起こりやすいのが、ファイルの添付忘れや添付ファイルが破損しており開けないなどの問題です。これらはメール送信前に再度ファイルをチェックすることで事前に防げることなので、送信前チェックを怠らないようにしましょう。

就活で企業にメール返信する時の例文

ここからは企業にメールを送る時の例文をパターン別でいくつかご紹介します。

【例文】日程調整を行うメール

面接や説明会などで日程調整を行う時には、候補日程を分かりやすく相手に伝えることがポイントです。企業からのメールに返信する場合には、件名はそのまま送るようにしましょう。
自分からメールを送る際には「一次面接の日程調整について」のように一目で用件が分かるように件名を書きます。

【例文】日程の変更をお願いするメール

一度確定した日程を変更したい時は、お詫びの言葉と自分の都合の良い日程を伝えましょう。

【例文】面接のお礼メール

面接終了後に企業へお礼のメールを送る場合には、感謝の気持ちと入社意欲を伝えましょう。また、自分が面接した日付や時間も書くと、メールを確認した採用担当者があなたのことを把握しやすくなります。

【例文】内定承諾をするメール

内定の連絡に承諾する時は、感謝の気持ちと熱意を伝えるようにしましょう。

【例文】内定辞退の連絡メール

内定辞退の連絡はメール・電話どちらでも問題はありません。しかし、電話で連絡した方が敬意や感謝の気持ちは伝わりやすくなりやすくなります。メールで内定辞退の連絡をする際には、辞退理由や感謝の言葉を伝えるように心がけましょう。

【例文】企業に質問をするメール

何か企業に質問がありメールをする時にも、聞きたいことを簡潔に質問するように心がけましょう。

就活メールの返信で大事にしたいマナーとは？

メールだけで合否が判断されることは滅多にありません。しかし、挨拶や自己紹介といった基本的なことができていなければ、「マナーがなっていない」と採用担当者に思われてしまうかもしれません。

この記事では企業からのメールに対する返信文を中心に解説しましたが、社会人になっても役立つ基本の型やメールマナーをまとめています。面接の場で自分らしさを存分に伝えられるよう、ここで紹介した内容を参考に適切な返信メールを作成してみてください。