メールに返信は必要？例文付きで面接の日程調整のやり方やマナーを解説

面接の日程調整を行うメールは、企業の担当者とやり取りを行う必要があるため、正しいメールマナーを押さえておかなければなりません。メールのやり取りだけで合否が決定することはありませんが、企業側に余計な手間を取らせたり、失礼な文面を送ったりすると、マイナスの印象を持たれる危険性があります。

この記事では、就活生から面接の候補日を送る場合や、面接官から候補日が届いた場合など、ケース別にメールの文章を紹介。書き方のポイントやマナーもまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。

面接の日程調整メールに返信は必要？

人事担当者との面接メールのやり取りでは、基本的に返信が必要です。ただ、企業からのメールに「ご返信は不要です」と書かれている場合や、連絡が届いたタイミングなどによっては、返信をする必要がないケースもあります。企業から届く面接メールの流れは下記表のように進むため、いつ送れば良いか悩んでいる学生は確認してみてください。

不採用の連絡に関して、メールの返信を送る必要はありません。しかし、どうしてもお礼を伝えたい場合や尋ねたいことがある場合などは、返信あるいは新規メールで連絡しても問題ないでしょう。

【例文付き】面接日程メールの返信文をケース別に紹介

面接の日程を決めるメールは、就活生から候補日を送ったり、企業から日程が提示されたりと、さまざまなケースがあります。どのような場合でも落ち着いて対応できるよう、ケース別に日程メールの返信文を見ていきましょう。

また、日程変更のお願いをする際や辞退・キャンセルしたい場合の例文も載せているので、いざという時に役立ててください。

【面接日程メール例文1】就活生から候補日を送る場合

選考を進めていると、企業側から「今月の平日で、都合の良い日時はありますか？」と面接の候補日を尋ねられる場合があります。就活生が自ら候補日を送る時は、以下の例文を参考にメールを送りましょう。

【面接日程メール例文2】企業側の候補日に返信する場合

続いて、企業側から候補日を提示された場合の返信文を見ていきましょう。

【面接日程メール例文3】面接日が確定した場合

面接の日程調整に関するやり取りは、学生か企業のどちらかが候補日を提示します。無事に面接の日取りが決まった場合も返信が必要なので、下記の例文を参考に採用担当者へメールを送信しましょう。

企業から書類持参の連絡がない場合は、「必要書類を揃え」の文言を入れる必要はありません。ただ、予定を決めるやり取りでは、最終確認としても面接の日時・場所を記載しておくと丁寧です。

【面接日程メール例文4】候補日の都合が合わない場合

企業側から提示された面接の候補日では、都合が合わない場合もあるでしょう。候補日以外の日時で調整してもらいたい場合は、以下のように返信しましょう。

提示された候補日だとスケジュールが合わない場合は、「予定が合いません」と返すのではなく、自分から都合の良い候補日を送ることが大切です。また、候補日を伝える際は3つ以上は記載するようにしましょう。

【面接日程メール例文5】日程の変更をお願いする場合

面接の日程が確定した後に大学や家庭の用事で面接に行けなくなる場合もあるでしょう。確定している面接の日程を変更すること自体は可能です。しかし、少なからず企業側に手間をとらせてしまうため、メールのはじめと最後に謝罪文を入れましょう。

また、面接日の直前に変更したい場合は、電話で連絡してください。電話での進め方は以下の記事で詳しく解説しています。

面接の日程変更はマイナス評価？メールの書き方と電話のかけ方を解説

例文では、面接に行けなくなった理由を記載しましたが、冠婚葬祭や病気といった理由を記載しても問題ありません。

しかし、「他社の選考と被った」などの理由を書いてしまうと、「優先順位が高くない」と思われる可能性があります。その場合は、「先約があり」「直前に予定があるため、間に合わない可能性がございます」などと記載しましょう。

【面接日程メール例文6】辞退・キャンセルしたい場合

日程変更の場合と同様に、辞退・キャンセルしたい場合もメールで送っても問題ありませんが、直前の場合は電話で伝えることがマナーです。まずはメールで辞退・キャンセルの連絡を送る場合の例文を見ていきましょう。

面接を辞退する場合であっても、お礼の言葉を忘れてはいけません。今までお世話になった企業の担当者に対して感謝の気持ちを伝えましょう。将来的に辞退した会社と取引する可能性もあるので、丁寧で誠意のある対応を心がけてください。

なお、面接の辞退を電話で伝える際は、以下の記事を参考にしましょう。

【面接辞退】電話/メールでの伝え方！注意点やテンプレートを解説

【面接日程調整メール例文7】面接後のお礼をする場合

面接のお礼メールを採用担当の方に送る時は、面接の日程調整をしたメールなどに紐づけて送るようにしましょう。採用担当者は複数名の学生とやりとりをしているため、メールはできるだけ紐づけておくと親切です。

面接日程メールの返信文・書き方のポイント

面接の日程を調整するためのメールは、書き方のポイントがあります。メールに記載する主な要素は「件名・宛先・挨拶・お礼・要件・締め・署名」です。面接の日程メールではどういった書き方が必要なのか、それぞれ詳しく見ていきましょう。

【面接日程メールの書き方1】元の件名・本文は残して返信

面接の日程は学生か企業から伝えることがほとんどですが、いずれにせよ企業側から先に連絡が届くことが多いため、メール返信で日程調整を進めます。

企業からのメールに返信すると件名に「Re:」と付きますが、削除せずに残した状態で返信しましょう。また、件名を変更してしまうと新規メールのように見えてしまうため、「Re:」は残して件名もそのままにしておくのもポイントです。このほか、返信形式では過去のやり取りが本文に残されていますが、こちらも削除せずにそのまま残していて問題ありません。

【面接日程メールの書き方2】宛名は省略せず正確に書く

続いて、メール本文の最初に記載するのが宛名です。会社名・部署・担当者名の3つを記載しますが、いずれも省略せず正しく記載しましょう。部署や担当者名が分からない場合は、「採用ご担当者様」と書けば失礼にはあたりません。

もしも会社名や担当者名を間違えてしまうと、メールを受け取った相手から「社会人になってもミスをするのかな」「取引先に失礼な印象を与えるかも」と思われかねません。ケアレスミスは確認すれば防げることなので、マイナスイメージを持たれないよう入念にチェックしておきましょう。

【面接日程メールの書き方3】お礼と署名を入れる

宛名の後には、挨拶・要件・締めの言葉を記載しますが、それだけでメールを送ってはいけません。意外と忘れがちな「お礼の言葉」と「署名」は忘れないようにしましょう。

「このたびは、面接日程についてご連絡いただきまして誠にありがとうございます。」のようなお礼の言葉は必須ではありません。しかし、挨拶文の後や締めの言葉の代わりにお礼の言葉を記載しておくことで、丁寧な印象を与えられます。

また、署名はメールでのやり取りにおけるマナーなので、欠かさず入れるようにしましょう。署名には大学名・学部名・氏名・電話番号・メールアドレスを記載しておけば問題ありません。署名の前後には「＝＝＝＝」や「――――」といった記号を入れて、見やすくするのもおすすめです。

【面接日程メールの書き方4】読みやすさも意識しよう

面接の日程調整メールは、読みやすさも重要です。企業の人事担当者は、選考の中で数多くの学生とやり取りを行うので、学生からのメールが長文だったり読みにくかったりすると、余計な時間を取らせることになります。

メールの本文を読みやすくする場合は、適宜改行したり箇条書きで記載したりするだけで十分です。
ただ、太字や色付き文字といった装飾を行うのは稚拙な印象を与えかねないので、避けた方が良いでしょう。どれだけ熱意があっても、メールでは要点を簡潔にまとめ、面接本番で入社意欲を伝えることが大切です。

面接日程メールに関するマナーとは？

面接メールの書き方を押さえていても、マナーがなっていなければ日程調整の段階でマイナスの印象を持たれる可能性があります。どういったマナーがあるのか、それぞれ見ていきましょう。

【面接日程メールのマナー1】返信は早めに送る

面接の日程調整メールが届いたら、24時間以内を目処に返信するようにしましょう。

別の予定が入る可能性があるために少し待って欲しい場合は、「ご連絡ありがとうございます。○日までにはご返信いたします」と返しておくのがおすすめです。

ただし、メールを返信する時間帯には注意しなければなりません。深夜帯など企業の営業時間外にメールを送ると、「常識がない」「生活リズムが不規則なのかな」と思われる可能性があります。メールの確認が遅くなる場合は、翌日の午前中などに返信するようにしましょう。また、返信するのが数日後になった場合は、「ご返信が遅くなり失礼いたしました」と一言添えるなど、誠意を伝えることも大切です。

【面接日程メールのマナー2】複数の候補日を伝える

面接日を調整するにあたり、複数の候補日を相手に伝えるのもマナーの一つです。こちらから候補日を伝える場合や、企業側から提示された候補日で面接を受けられる日時を伝える場合、さらには日程変更をお願いする場合など、いずれも複数の日時を挙げることでスムーズに調整できます。

【面接日程メールのマナー3】日程確定のメールにも返信

面接の日取りが決まった場合も、返信しておきましょう。もちろん宛名や挨拶、お礼などの言葉も必要ですが、メールの本文には以下の要素を記載します。

・提示された日程で問題ないこと
・確定した面接の日時

企業側から送られた日程の確定メールに返信がないと、担当者が「ちゃんと届いてないのかな」と不安になるかもしれません。

メールを受け取ったことを伝え、お互いに確定した日時に面接を行うことを再確認するためにも、メール返信では上記のポイントを記載しましょう。

【面接日程メールのマナー4】正しい言葉遣いを心がける

誤字脱字や二重敬語など、少しであれば気にされないかもしれませんが、あまりにも多いとマイナスの印象につながる可能性があります。

学生が特に間違えやすいものとして、「貴社・御社」の使い分けや「見ました・拝見しました」「了解です・かしこまりました」などの言葉遣いです。

メールを送る際に気をつけたい言葉遣いは、以下の記事でも紹介しています。正しい言葉遣いができているか、確認しておきましょう。

就活メールで人事に好印象をあたえる書き方【シチュ別例文付き】

面接日程メールは丁寧に返信し、面接に臨もう！

面接直前のやり取りである日程メール。企業や選考状況によってはメールの相手が面接官を務める可能性もあるため、メールの時点でマイナスの印象を与えるのは避けたいところです。

「ただメールを返信すれば良い」と考えている学生もいるかもしれませんが、ここで紹介したマナーや書き方を心がけましょう。誠意あふれるメールを送り、面接本番であなたらしい魅力を伝えてみてください。