就活メールで人事に好印象をあたえる書き方【シチュ別例文付き】

就活におけるメールの重要性

皆さんは就活をする際、エントリーシートなどの書類選考やWebテストを通過した後、面接日程の調整などで応募企業の採用担当者と直接連絡を取ることになります。ここで初めて採用担当者と個別でメッセージをやり取りすることになりますが、このメールの内容次第であなたの印象が左右される可能性があります。

内容が支離滅裂であったり、やり取りに時間をかけ過ぎてしまうと悪印象を与えてしまう可能性があり、逆に分かりやすい内容のメールをテンポよく返信していると好印象を与える可能性が高くなります。

就活メールの知っておきたいマナー

メールでのやり取りがきちんとできていると好印象を与えることができるため、その後の選考を有利に進めることができます。些細なことで悪印象を与えて不合格にならないためにも、基本的な作法やマナーを確認していきましょう。

就活メールは即返信しよう

「優秀な社会人ほど返信が早い」とよく言われますが、就活生にも同じことが言えます。極端な話かもしれませんが、メールが来てから30秒で返信できるならしたほうがいいです。
いつまでに返信すべきかは、以下を参考にしてください。

午前中に届いたメールはいつまでに返信すべき?
当日12:00~14:00の間に返信しましょう。
午後に届いたメールはいつまでに返信すべき?
当日、その企業の終業時間までに返信しましょう。
応募企業の終業後〜翌日始業時間の間に届いたメールはいつまでに返信すべき?
正午12:00までに返信しましょう。

就活メールの件名は簡潔に!

近年LINEなどが普及し、メールの使用頻度が減少してしまったため、件名と言われてもピンとこない人もいるかと思いますが、メールでやり取りする上で非常に大切な項目になります。

件名は“そのメールの内容を一目で判断できる”内容にしなければなりません。なので、

件名のポイント!

メールの送信者

メールの要件(簡潔・見出し風)

この2点が含まれている必要があります。

お礼や挨拶、長い文章を件名にしてしまうと、件名から本文の内容が見えて来ないメールになってしまいます。採用担当者は1日何十件ものメールをやり取りしているため、件名で優先順位が判断できるメールの方が好まれます。簡潔でわかりやすい件名を心掛けましょう。

件名の例
「【〇〇大学 氏名】面接の日程調整について」  「【〇〇大学 氏名】内定承諾のご連絡」 など

就活メールの本文は5部構成

メールの本文は以下のような構成で組み立てましょう。

【本文の構成】

  1. ①宛先・宛名(「株式会社」などの法人格は省略せずに、企業の正式名称を一番最初に記載します。そして、一段下げて、宛先担当者様の部署名と氏名を記載します)
  2. ②挨拶(初めての連絡の場合は「お世話になります。」、2回目以降の連絡の場合は「お世話になっております。」が一般的です。その後に自分の所属と名前を記載しましょう)
  3. ③内容・本題(挨拶のあとに「◯◯の件について、ご連絡です。」と簡潔に要件を続けます)
  4. ④締めの言葉(相手に対して、忙しい中メールを確認してくださったことに対する感謝の気持ちを伝えたり、忙しい中ご依頼をしていることに対して申し訳なく思っている気持ちを伝えましょう)
  5. ⑤署名(あなたの名前、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。本文との境界が分かりやすいように、「-」や「=」等を用いてシンプルな線を入れるのが一般的です)

就活メールの例文【シチュエーション別】

【就活メールの例文①】面接参加の連絡をする場合

件名:Re:二次面接のご案内
(※Gmailなどのメーラーで「返信」を押した際に自動で表示される「Re:」はそのまま残しておきましょう。)

本文:
株式会社◯◯
人事部 佐藤様(※部署名と担当者名)

お世話になっております。
キミスカ大学◯◯学部〇〇学科3年の就活 太郎です。

この度は、ご連絡をいただき誠にありがとうございます。
それでは下記日程にて、貴社へお伺いします。

日時:5月13日(月)11:00
場所:貴社新宿オフィス
住所:東京都新宿区西新宿1-18-2 晴花ビル 4F
(※再確認の意味も込めて、日時に加えてお伺い先の場所と住所を記載しましょう。)

ご貴重なお時間をいただき恐縮ではございますが、
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
====================================
就活 太郎
〒000-0000
住所:◯◯県◯◯市◯◯0-0-0
電話:090-0000-0000
e-mail:xxx_xxxx-xx@xxxx.co.jp
====================================

【就活メールの例文②】面接の日程調整をする場合

件名:Re:二次面接のご案内

(※Gmailなどのメーラーで「返信」を押した際に自動で表示される「Re:」はそのまま残しておきましょう。)

本文:
株式会社◯◯
人事部 佐藤様(※部署名と担当者名)

お世話になっております。
キミスカ大学◯◯学部〇〇学科3年の田中太郎です。

この度は、ご連絡をいただき誠にありがとうございます。
是非、次回の面接に参加したく存じます。

しかし、大変恐縮ではございますが、
いただいた日程では参加することが難しい状況です。

つきましては、以下の候補日から
再度日程のご調整を頂けないでしょうか。

(1) 5月14日(火)11:00〜18:00終了迄
(2) 5月15日(水)終日可能
(3) 5月16日(木)終日可能
(※特に指定がない場合は、メールが届いた日を含めた2営業日以降の日程で3~4つほど、幅広い日時を提示しましょう。)

こちらの都合によるご依頼となり大変恐縮ですが、
ご検討いただけますと幸いでございます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
====================================
就活 太郎
〒000-0000
住所:◯◯県◯◯市◯◯0-0-0
電話:090-0000-0000
e-mail:xxx_xxxx-xx@xxxx.co.jp
====================================

【就活メールの例文③】選考を辞退する場合

件名:【面接辞退のご連絡】キミスカ大学 就活 太郎
(※簡潔かつ明瞭な件名にしましょう。)

本文:
株式会社◯◯
人事部 佐藤様(※部署名と担当者名)

お世話になっております。
キミスカ大学◯◯学部〇〇学科3年の就活 太郎です。

メールでのご連絡にて失礼致します。

大変申し上げにくいのですが、
諸般の事由により、次回の面接を辞退させて頂きたく、
ご連絡差し上げました。

現在に至るまで、貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、
誠に申し訳ございません。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

====================================
就活 太郎
〒000-0000
住所:◯◯県◯◯市◯◯0-0-0
電話:090-0000-0000
e-mail:xxx_xxxx-xx@xxxx.co.jp
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ポイント!

辞退する理由を詳細に説明する必要はない!
理由をお伝えすると、その理由について根掘り葉掘り聞かれ、断りづらい状況に追い込まれかねません。

【就活メールの例文④】提出物を送付する場合

件名:【エントリーシートの提出】キミスカ大学 就活 太郎
(※簡潔かつ明瞭な件名にしましょう。)

本文:
株式会社◯◯
人事部 佐藤様(※部署名と担当者名)

お世話になっております。
キミスカ大学◯◯学部〇〇学科3年の就活 太郎です。

20〇〇年新卒採用のエントリーシートご提出のため、ご連絡いたしました。

PDF形式にて、本メールに添付いたします。
お忙しいところ恐縮ですが、ご査証いただければ幸いです。

何卒、よろしくお願い申し上げます。
====================================
就活 太郎
〒000-0000
住所:◯◯県◯◯市◯◯0-0-0
電話:090-0000-0000
e-mail:xxx_xxxx-xx@xxxx.co.jp
====================================

【就活メールの例文⑤】面接参加のお礼をする場合

件名:【新卒採用面接参加の御礼】キミスカ大学 就活 太郎
(※簡潔かつ明瞭な件名にしましょう。)

本文:
株式会社◯◯
人事部 佐藤様(※部署名と担当者名)

お世話になっております。
キミスカ大学◯◯学部〇〇学科3年の就活 太郎です。

5月13日(月)11:00からの新卒採用面接参加の御礼をしたくご連絡致しました。

業務ご多忙の折、貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
また、佐藤様の業務に対する想いを伺うこともでき、益々入社の意思が高まりました。
重ねて御礼申し上げます。

お忙しいと存じますので、ご返信にはおよびません。
取り急ぎ、御礼申し上げます。
====================================
就活 太郎
〒000-0000
住所:◯◯県◯◯市◯◯0-0-0
電話:090-0000-0000
e-mail:xxx_xxxx-xx@xxxx.co.jp
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【就活メールの例文⑥】内定承諾の連絡をする場合

件名:【内定承諾のご連絡】キミスカ大学 就活 太郎
(※簡潔かつ明瞭な件名にしましょう。)

本文:
株式会社◯◯
人事部 佐藤様(※部署名と担当者名)

お世話になっております。
キミスカ大学◯◯学部〇〇学科3年の就活 太郎です。

先日は、新卒採用の内定をいただき、ありがとうございました。

是非、内定をご承諾したく、ご連絡致しました。
一日も早くお役に立てるよう、日々精進して参ります。
まだまだ未熟者ですが、ご指導ご鞭撻のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

まずはお礼かたがた、ご挨拶を申し上げます。
====================================
就活 太郎
〒000-0000
住所:◯◯県◯◯市◯◯0-0-0
電話:090-0000-0000
e-mail:xxx_xxxx-xx@xxxx.co.jp
====================================

【就活メールの例文⑦】内定辞退の連絡をする場合

件名:【内定辞退のご連絡】キミスカ大学 就活 太郎
(※簡潔かつ明瞭な件名にしましょう。)

本文:
株式会社◯◯
人事部 佐藤様(※部署名と担当者名)

お世話になっております。
キミスカ大学◯◯学部〇〇学科3年の就活 太郎です。

先日は、新卒採用の内定をいただき、ありがとうございました。

恐縮ですが、貴社からの内定を辞退させていただきたく、ご連絡致しました。
ご担当の佐藤様には説明会時からお世話になり、大変申し訳なく思っております。
ご迷惑をおかけし申し訳ありません。

末筆ながら、貴社益々のご発展をお祈りいたします。
====================================
就活 太郎
〒000-0000
住所:◯◯県◯◯市◯◯0-0-0
電話:090-0000-0000
e-mail:xxx_xxxx-xx@xxxx.co.jp
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ポイント!

選考辞退の時と同じように、ここでも辞退の理由を詳細にする必要はありません。

就活メールを送る前に確認してほしいこと

ここまでメールの基本的なマナーやシチュエーション別の例文をご紹介しました。

ここでは、最後に今一度確認してほしいことがあるので、一緒に見直していきましょう。

正しい敬語を使えているか

メールは普段の会話とは異なり、言葉の雰囲気が伝わりづらいので正しい敬語や言葉遣いを心掛けましょう。以下の言葉は間違いやすいので、自分の作ったメールにこれらの言葉が無いか確認してみましょう。

誤)了解です・分かりました
正)かしこまりました・承知致しました
誤)御社(口語表現)
正)貴社(文語表現)
誤)とりあえず
正)取り急ぎ
誤)させていただきます(二重敬語)
正)致します
誤)一旦
正)ひとまず

相手の名前や会社名が正しい表記になっているか

宛先の名称は、正式名称を記載するようにしてください。

株式会社を(株)と省略することも避けるのが一般的です。また、担当者の名前に難しい漢字が含まれている場合も細心の注意を払ってください。以下、よくある漢字間違いです。

色文字や太字は基本使わない

ビジネスメールでは、基本的に色文字や太字などの装飾は行いません。

また、社会人の中には「正式なビジネスの場で、太字や色文字はふさわしくない」と考えている人も少なからずいるので、使わない方が無難と言えるでしょう。

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就活メール作成のまとめ

就活をやるにあたって、メールの作成は避けて通れない道です。初めは堅苦しい文章なので作るのが難しいと感じると思いますが、要点さえ抑えられれば簡単に書くことができるので、是非参考にしていただければと思います。

また、メールでのやり取りの次は“面接”に進むと思います。面接時に何を着ていけばいいのか?私服だとしたらどんな雰囲気の服を着ていくべきかなど、不安なことが絶えないと思います。こちらの記事で面接の服装についてご紹介しておりますので、よかったら読んでみてください!

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