エントリーシートをメールで提出するときに注意したい6つのポイント【例文付き】

最近は、選考で使用するエントリーシート(ES)や履歴書をメールで受け付ける会社が増えてきています。しかし、企業宛にメールを送る機会が少ない学生は、文面やマナーなど分からない点が多くて困ってしまうのではないでしょうか。

本記事では、メールでエントリーシートを提出するときの注意点を解説していきます。そのまま使える例文も掲載しているので、実際にメールを送るときの参考にしてください。

エントリーシートをメールで提出するときに注意する6つのポイント

はじめに、エントリーシートをメールで提出する際の注意点を見ていきましょう。

エントリーシートで大切になるのは、メールではなくエントリーシートの中身です。とはいえ、基本的なマナーが備わった学生は、そうでない学生に比べて好印象なのも事実です。これからご紹介する注意点を押さえて、好印象を残せるメールを作成してください。

【エントリーシートをメールで提出】ポイント①データは本文を書く前に添付

肝心のデータの添付忘れを防ぐためにも、本文を書き始める前にエントリーシートを添付しておくことをおすすめします。本文に注力しすぎてデータを添付せずに送ってしまうミスは非常に多いので、とくに気を付けてください。

採用担当者は、1日に何通もの就活生のメールを見ています。添付忘れがあると確認が二度手間になってしまい、業務の効率を下げてしまうことになります。なので、必ずはじめにデータを添付することを習慣づけましょう。

【エントリーシートをメールで提出】ポイント②データのファイル名は分かりやすく

就活生から何十〜何百通も届くエントリーシートの整理は、採用担当者にとって大変な作業です。送られてくる添付ファイルの名前が「エントリーシート」のみだと、どの就活生から送られてきたものなのかが分かりにくくなってしまいます。

逆を言えば、「誰から送られたファイルなのか」がすぐに分かる名前がついていると、配慮ができる学生だと評価してもらえる可能性があります。エントリーシートにファイル名をつける際は、「エントリーシート_〇〇大学_氏名」のように分かりやすい名前にしましょう。ただし、あらかじめファイル名についての指示が出されている場合は、必ずその指示に従ってくださいね。

【エントリーシートをメールで提出】ポイント③PDFファイルで送る

担当者から「Wordで添付して欲しい」などの指定がない限りは、PDFでエントリーシートを送ることをおすすめします。PDFで送ることで、第三者から変更されることを防ぐことができます。

WordやExcelなどで提出する場合は、ほかの人が変更できないように設定しておくと安心です。

【エントリーシートをメールで提出】ポイント④営業時間内に送る

いつでも送れるところがメールのメリットですが、就活のときは会社の営業時間内にメールを送ることが好ましいです。採用担当者の中には、「いつ送っても問題ない」と言ってくれる方もいます。しかし、深夜にメールを送るのは社会人として配慮に欠けていると評価される可能性もあります。社会人の資質が見られていることを意識し、常識的な時間帯にメールを送るように心がけてください。

やむを得ず深夜に送る場合は、本文に「夜分遅くに申し訳ありません」と一言添えるようにしましょう。たとえ就活であっても、相手に対する心配りを忘れないことが重要です。

【エントリーシートをメールで提出】ポイント⑤誤字脱字に気を付ける

本文が完成したら、送信前に文章に不自然なところや、タイピングミスがないかを必ずチェックしてください。メールでは、漢字の変換や敬語のミスを見落とす方も少なくありません。声に出して読んでみると間違いに気付きやすいので、送信する前に音読してみることをおすすめします。

エントリーシートを提出するメールで間違えやすい表現をまとめたので、最終チェックに活用してみてください。

  1. エントリーシートの方を→エントリーシートを
  2. 送付させていただきます→送付いたします
  3. お世話様です→お世話になっております
  4. 御社→貴社
  5. 〜します/致します→いたします
  6. 了解しました→承知いたしました
  7. 大丈夫です→問題ございません 

【エントリーシートをメールで提出】ポイント⑥「テキスト形式」で作成する

メールを作成するときは、「書式設定」を「テキスト形式」にしておきましょう。「HTML」や「リッチテキスト」は、フォントのサイズや色などを保持できる形式で、パソコンによっては文字化けが生じてしまう可能性があります。一方、テキスト形式は文字情報だけを送信できるため、どんなパソコンでも文字化けせずに送ることが可能です。

また、会社によっては、HTML形式のメールを受発信できないようにしているところもあります。文字の装飾などはせず、用件だけをまとめた簡潔な本文にするように心がけましょう。

エントリーシートを提出するメールの例文と書き方≪5ステップ≫

ここからは、エントリーシートを提出するメールの例文と書き方を具体的に解説していきます。

まずは、エントリーシートに添えるメールの例文を見てみましょう。

【件名】エントリーシート送付/〇〇大学・氏名

【本文】
株式会社△△
人事部 採用担当
〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学△△学部☆☆学科の(氏名)です。

応募書類のエントリーシートを添付いたしました。
お忙しい中恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

(氏名)
〇〇大学△△学部☆☆学科4年生
TEL:080-0000-0000
Mail:entry@mail.com 

それでは、細かいポイントを詳しく見ていきましょう。

【エントリーシートを提出するメール作成】ステップ①宛先

最も気を付けて欲しいのが、作成途中のメールを間違えて送信してしまわないようにすることです。間違えて送信してしまわないためにも、宛先は本文が完成してから入力するようにしましょう。

また、手打ちでアドレスを入力するとミスをしてしまう可能性があるので、注意が必要です。会社ホームページなどに記載されているメールアドレスをコピー&ペーストすると、アドレスの入力ミスが防げます。

【エントリーシートを提出するメール作成】ステップ②件名

採用担当者宛には1日に何通もメールが届きます。そのため、分かりやすいメールの件名をつけておくと採用担当者にとって分かりやすく、見逃がされるリスクがグッと減ります。

どんな書き方でも問題ありませんが、「エントリーシート送付/〇〇大学・氏名」といったように件名をつけておくと親切です。「誰からどんな内容のメールが来たのか」がひと目で分かる件名を意識してくださいね。

【エントリーシートを提出するメール作成】ステップ③宛名

メール本文を書く際は、必ず最初に宛名を入力してください。宛名を書く際は、以下の順に入力するのが一般的です。

  1. 社名
  2. 部署名
  3. 相手の名前 

ちなみに、株式会社などの社名は省略せずに記載するのがマナーなので、覚えておきましょう。

部署宛てにするときは「御中」、特定の人物に宛てのときは「様」を使います。担当者の氏名が分からない場合は、「採用ご担当者様」もしくは「人事課御中」と記載しておくとよいでしょう。

【エントリーシートを提出するメール作成】ステップ④本文

宛名を入力したら、いよいよ本文の入力をしていきます。「お世話になっております。〇〇大学△△学部□□学科の(氏名)です。」といったように、簡単なあいさつをしてから名乗るようにしてください。その後、本題に入るのが一般的なビジネスメールの流れになります。

メールに長々とした本文を書く必要はありません。本文は簡潔に、伝えたいことだけを書くよう心がけてください。

【エントリーシートを提出するメール作成】ステップ⑤署名

本文を書き終えたら、最後に署名を挿入しましょう。署名には、「氏名」「学校名・学部・学科・学年」「連絡先」を記載します。名前の読み方が分かるように、平仮名やローマ字でふりがなを入れておくと親切です。

エントリーシートがメールで提出できない場合の対処法

「いざメールを送信してみても、エラーになってしまって送信できない」というケースでは、以下のような原因が考えられます。

    1. メールアドレスの入力ミス
    2. 特定のドメインがブロックされている
    3. 容量が大きすぎる 

    送信できないときは、アドレスを確認したり添付データを圧縮したりしてから、再送信してみてください。どうにもできないようであれば自己判断をせず、人事担当者に直接電話してその後の指示を仰ぎましょう。電話したことで不採用になることはないので、安心してください。

    エントリーシートの受け付けメールが企業から返ってきた時の例文と注意点

    親切な企業であれば、エントリーシートを受け付けたことをメールで知らせてくれることがあります。その際にお礼のメールを送ると、好印象が残せる可能性があります。

    エントリーシート受け付けメールが返ってきた時に送る、好印象が残せる返信メールの例文を見ていきましょう。

    【件名】Re:エントリーシートを受け付けました

    【本文】
    株式会社△△
    人事部 採用担当
    〇〇様

    お世話になっております。
    〇〇大学△△学部☆☆学科の(氏名)です。

    エントリーシート受け付けのご連絡をくださり、ありがとうございました。
    お忙しい中ご対応いただき恐れ入ります。
    お手数おかけしますが、引き続きよろしくお願い申し上げます。

    (氏名)
    〇〇大学△△学部☆☆学科4年生
    TEL:080-0000-0000
    Mail:entry@mail.com 

    件名の「RE:」は、返信の時に自動的につくものです。返信メールだということがひと目で分かるものになっているので、消さないでそのままにしておきましょう。

    エントリーシートの提出メールは相手目線に立って作成しよう

    エントリーシートを提出するメールで心がけて欲しいのは、採用担当者の目線に立った気配りをすることです。ファイル名やメール内容の分かりやすさを意識すれば、採用担当者の負担が減り、あなたへの印象も良くなるかもしれません。

    この記事でご紹介したメールのポイントは、社会人になってからも役立つものばかりです。今のうちに身につけて、デキる学生であることをアピールしていきましょう。