就活の電話に出れなかった時のメール例文！書き方や折り返す場合も紹介

企業から着信があったものの、大学の講義やアルバイトなどで出られないことも少なくありません。時間に余裕があればすぐにかけ直すのがベストですが、メールで連絡をしても良いのでしょうか。

今回は、電話に出られなかった時にメールを送っても問題ない事例をはじめ、メール送信のメリットや注意点を紹介します。例文も掲載しているので、ぜひ自分なりにアレンジして活用してみてください。

就活の電話に出れなかった時はメール？折り返し電話？

企業から電話がかかってきた場合は、学生のほうから電話で折り返すのがマナーです。しかし、アルバイト中だったり他社の選考を受けていたりすると、対応が遅くなることもあるでしょう。

そのような場合は翌日の午前中に折り返しの電話をかけても構いませんが、メールを送っても問題ありません。特に以下のようなケースでは、メールのほうがスムーズにやり取りができるため、電話にこだわらずにメールを送ることも検討してみましょう。

【就活の電話に出れなかった時にメールを送るケース1】折り返し電話で相手が不在だった

折り返しの電話をかけたものの、担当者不在などの場合であればメールを送っても問題ありません。

ただ、人事担当者がメールを読む前に、再度電話をかけてくる可能性もあります。そこで、メールを送る際は電話窓口の人に「メールにてご連絡差し上げる旨を、◯◯様にお伝えいただいてよろしいでしょうか」と伝言を頼みましょう。

【就活の電話に出れなかった時にメールを送るケース2】折り返す時に業務時間を過ぎていた

折り返しの時間が業務時間外となっていた場合は、翌日の午前中にかけ直しても良いですが、メールで連絡を入れておくのも一つの手です。

メールを送っておけば、企業からの着信を把握していることや、企業と連絡を取る意思があることを相手に伝えられます。

【就活の電話に出れなかった時にメールを送るケース3】メールでのやり取りを提案されていた

企業からの着信に気づいたら、すぐに折り返しの電話をかけたりメールを送ったりせず、留守番電話やメールの受信ボックスを確認しましょう。場合によっては人事担当者から「メールでやり取りできればと存じます」と、提案されている可能性があります。

メールが届いている場合はそのメールに返信し、留守番電話に伝言が残っている場合は学生のほうからメールを送りましょう。

就活の電話に出れなかった時にメールを送る3つのメリット

企業からの電話に出られなかった場合、折り返しのメールを送っておくことで次の電話がかけやすくなったり、用件を把握できたりといったメリットがあります。

人事担当者と学生が円滑にコミュニケーションを取るためにも、ここで紹介する3つのメリットを把握しておきましょう。

【就活の電話に出れなかった時のメール送信のメリット1】次の電話をかけやすい

電話は日程のすり合わせや簡単な用件を手軽に伝えられますが、なかなかつながらないとストレスになることも珍しくありません。これは人事担当者にも学生にも共通することですが、電話でのやり取りを円滑にするためにもメールが役立ちます。

企業から電話があった場合、メールで「本日ですと15:00〜18:00まででしたらお電話可能です」のように連絡しておけば、次の電話がかけやすくなるでしょう。

【就活の電話に出れなかった時のメール送信のメリット2】用件を把握できる

企業からの電話に出られなかった場合、折り返しメールのやり取りで用件を把握できるのもメリットです。

メールであれば、人事担当者と学生が電話で話すタイミングを調整できるほか、電話する前に大まかな用件を把握できれば会話もスムーズに進められます。

【就活の電話に出れなかった時のメール送信のメリット3】電話を受けたことを伝えられる

学生から折り返しの電話やメールといったレスポンスがないと、人事担当者は「こちらからの連絡を学生は把握しているだろうか」と不安に感じるかもしれません。

もちろん人事担当者は学生の忙しさについても理解していますが、学生側から折り返しのメールを送っておけば、企業とやり取りする意思があることを示せます。また、折り返しの電話が難しい場合にメールで連絡しておくと、人事担当者に丁寧な印象を与えられるでしょう。

就活の電話に出れなかった時に送るメールの例文

企業に折り返しのメールを送る場合は、以下の例文を参考にしてみてください。

企業にメールを送る際は、内容がひと目で分かる件名を記載するほか、本文には宛先・宛名、挨拶なども記載する必要があります。

メール作成のポイントは以下の記事で詳しく解説しているので、書き方が分からない学生はぜひ参考にしてみてください。

就活メールで人事に好印象をあたえる書き方【シチュ別例文付き】

電話に出れなかった就活生がメールを送る時の注意点

人事担当者からの電話に出られず、メールを送ることにした場合はいくつか注意すべきポイントがあります。

どういったポイントに気をつければ良いのか、詳しく見ていきましょう。

【電話に出れなかった就活生のメール送信時の注意点1】できるだけ早く送る

人事担当者からの着信に気づいたら、できるだけ早く折り返すようにしましょう。電話が可能な場合はかけ直した方が良いですが、営業時間を過ぎていたり担当者が不在だったりする場合はメールでも問題ありません。

折り返しの連絡が遅くなると、企業側に迷惑をかけるだけでなく、面接日程の調整などの場合は候補日が少なくなる可能性もあります。

【電話に出れなかった就活生のメール送信時の注意点2】電話に出られなかったお詫びを伝える

折り返しのメールを送る場合は、本文の冒頭で電話に出られなかったことについてのお詫びの言葉を入れましょう。

人事担当者によっては謝罪の言葉があるかどうかを気にしない場合もありますが、お詫びの言葉が入っていることで丁寧な印象を与えられます。また、メール本文にお詫びの一言があれば、なかなか電話がつながらなかった場合のストレスも緩和されるでしょう。

【電話に出れなかった就活生のメール送信時の注意点3】余計なことは書かない

「何度もかけ直したが、電話に出てくれなかった」のように相手を責めるような内容や、「忙しくて電話できなかった」と自分が電話に出られなかった理由を伝える必要はありません。

伝える内容によっては、相手に不快感を与える可能性もあるので、メールの冒頭で謝罪して要件を端的に伺うことを意識しましょう。

就活の電話に出れなかった時はメールを送るのも一つの手！

企業からの電話に出られなかったり、折り返しの電話をかけてもつながらなかったりする場合は、メールで連絡してみましょう。折り返しのメールでやり取りすることで、次回の電話がつながりやすくなるほか、電話の用件も事前に把握できます。

ただ、メールを送る際はできるだけ早めに連絡し、お詫びの言葉を記載することも重要なポイントです。企業に折り返しのメールを送る方は、本記事で紹介した内容を押さえて丁寧なメールを作成しましょう。