面接では基本的にドタキャンをしてはいけません。しかし、止むを得ない理由でキャンセルする必要がある方もいるでしょう。
そこで、今回は面接のドタキャンがNGな理由をはじめ、面接をキャンセルする際の連絡方法や企業からの印象を下げないためのポイントを紹介します。またキャンセルの理由別に伝え方の例文を掲載しているので、ぜひ参考にしてみてください。
面接のドタキャンや無断キャンセルはNG
面接をキャンセルすることは悪いことではありません。しかし、ドタキャンや無断キャンセルをするのは控えましょう。
人によってドタキャンの捉え方が異なりますが、就活においては前日までに連絡するのがマナーです。面接当日になってキャンセルする場合も、必ず企業に連絡を入れましょう。
面接のドタキャンがNGな理由
そもそも、なぜ面接のドタキャン・無断キャンセルをしてはいけないのでしょうか。3つの理由を見ていきましょう。
【面接ドタキャンがNGな理由1】スケジュールに影響する
就活生による面接のキャンセルは、企業側の採用スケジュールに影響を及ぼしてしまいます。人事担当者は面接のために会場や面接官の手配などをしているため、当日にドタキャンされてしまうと多大な迷惑を被るかもしれません。
このように、企業側のスケジュールにマイナスの影響を与えてしまうため、就活生は面接をドタキャンしないよう注意しましょう。
【面接ドタキャンがNGな理由2】企業が待ってしまう
企業は面接当日に就活生が来る前提でスケジュールを組んでいるため、無断でキャンセルされると面接の予定時刻まで待つことになるでしょう。面接の時間になっても就活生が現れない場合は「道中に何かあったのでは？」と人事担当者が不安に思う可能性も考えられます。
スケジュールが変更になるだけでなく、企業側の待ち時間も無駄になってしまうため、面接の無断キャンセルは絶対に避けましょう。
【面接ドタキャンがNGな理由3】印象が下がってしまう
面接当日のドタキャンや無断キャンセルは、企業からの印象ダウンにつながってしまいます。あなたに対する心象が悪くなるほか、場合によっては所属する大学への印象低下にもつながりかねません。
また、OB・OG訪問をしていた場合は、大学の先輩にも迷惑をかける可能性もあります。就活は自分一人で進めるものですが、ドタキャンや無断キャンセルによって広く迷惑をかける場合もあるため、面接を辞退する場合は前日までに連絡しましょう。
面接をドタキャンする時の連絡方法
面接のドタキャンはNGですが、人によっては家庭の事情や体調不良などによって、仕方なく当日キャンセルになることもあるでしょう。
そこで、ここからは面接を土壇場でキャンセルする場合の連絡方法について紹介します。
【面接ドタキャンの連絡方法1】電話
面接当日、止むを得ずキャンセルする場合は電話で連絡しましょう。面接当日は人事担当者が慌ただしく動いており、メールに気づいてもらえない可能性もあるためです。前日の連絡ならまだしも、面接の当日キャンセルはさまざまなスケジュール変更が必要になるため、できるだけ電話で伝えましょう。
【面接ドタキャンの連絡方法2】メール
面接辞退の連絡をしようと企業側に電話をかけても、つながらない場合があります。例えば、面接前日に電話したら営業時間を過ぎていたり、人事担当者が席を外していたりすることもあるでしょう。
面接の前日や当日に電話がつながらない場合は、メールで連絡しても問題ありません。メールで連絡する場合は、以下の記事を参考にしてください。
面接をドタキャンする時のポイント
企業に迷惑をかけたりマイナスの印象を持たれたりしないよう、面接キャンセル時のポイントを紹介します。
【面接ドタキャン時のポイント1】なるべく前日までに連絡する
キャンセルするときに重要なのは、面接の前日までに連絡を入れることです。面接の日程変更や辞退が決まったら、できるだけすぐに連絡をしましょう。早い段階で連絡できる場合は、電話・メールどちらでも問題ありません。
急な事情でキャンセルとなるケースもありますが、面接をドタキャンしないようスケジュール管理を徹底しておくことも大切です。
【面接ドタキャン時のポイント2】営業時間内に連絡する
面接キャンセルの電話をかける場合は、企業側の営業時間内に連絡するようにしましょう。ただ、営業時間内だったとしても業務開始直後・昼休みの時間帯は電話に出られない可能性もあるため、避けた方が無難です。
始業時間が9時の企業であれば、10〜12時・13時〜18時ごろを目安にしましょう。なお、面接当日にドタキャンする場合は、始業後できるだけ早く連絡するよう心がけてください。
【面接ドタキャン時のポイント3】謝罪の言葉を伝える
面接をドタキャンする場合、ただキャンセルする旨を伝えるだけではなく、謝罪の気持ちを欠かさずに伝えましょう。たとえ数日前までに連絡できる場合も、それまでの選考に対するお礼とキャンセルすることになった謝罪の気持ちを伝えることが肝心です。
面接ドタキャン時の伝え方例文
体調不良や移動中のトラブルなど、就活生が面接をドタキャンする理由はさまざまにあります。理由や伝え方次第では面接の日程変更が可能な場合もあるため、面接をドタキャンする場合はここで紹介する電話の例文を参考にしてみてください。
なお、担当者に取り次いでもらう際の会話の例は以下です。
学生：お世話になっております。私、○○大学3年のキミスカ太郎と申します。人事担当者の佐藤様はいらっしゃいますでしょうか。
受付：かしこまりました。ただいまお呼びいたしますので、少々お待ちください
採用担当者：お電話代わりました佐藤です。
【面接ドタキャン時の伝え方例文1】体調不良
就活生 お世話になっております。○○大学3年のキミスカ太郎と申します。本日14時から面接の予定を頂戴しておりましたが、体調不良のため面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。企業なお時間を割いていただいたにも関わらず、ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
面接を受ける企業の志望度が高い場合は、日程変更を願い出るのもおすすめです。その場合は「別の日程に変更していただくことは可能でしょうか」などと質問すれば調整できる可能性があります。ただし、面接当日は人事担当者も忙しいため、日程調整はメールでのやり取りを打診されることも少なくありません。
【面接ドタキャン時の伝え方例文2】人身事故などトラブル
就活生 お世話になっております。○○大学3年のキミスカ太郎と申します。本日11時から面接の予定を頂戴しておりましたが、電車が遅れており面接開始時刻に間に合わない可能性があるためご連絡差し上げました。貴重なお時間をいただいているところ、大変申し訳ございません。11時30分には会場に到着できる見込みですが、本日このまま御社に向かってもよろしいでしょうか。
面接会場に向かう道中、人身事故などのトラブルで面接時間に間に合わないケースもあるでしょう。そのような場合は、いつ到着する見込みか、面接の日時を調整可能か確認しましょう。なお、電車に乗っているときに電話をかけるのはマナー違反なので、電車を降りてから電話をかけてください。
【面接ドタキャン時の伝え方例文3】家庭の事情
就活生 お世話になっております。○○大学3年のキミスカ太郎と申します。本日15時から面接の予定を頂戴しておりましたが、母が倒れてしまい病院の付き添いや看病などで就職活動を続けられない状況となりました。つきましては、今回の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。企業なお時間を割いていただいたにも関わらず、ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
家庭の事情でドタキャンすることになった場合、理由を具体的に話す必要はありません。伝えたくない内容の場合は、「一身上の都合により面接を辞退させていただきたくご連絡差し上げました」と伝えましょう。
【面接ドタキャン時の伝え方例文4】条件が合わなくなった
就活生 お世話になっております。○○大学3年のキミスカ太郎と申します。本日16時から面接の予定を頂戴しておりましたが、貴社に対する理解を深めるなかで選考前に思い描いていた姿との相違があり、私では御社に貢献することが難しいと感じました。企業なお時間を割いていただいたにも関わらず、ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
選考を進めているなかで企業とのミスマッチに気づくこともあります。もちろん、面接のキャンセルは前日までに連絡するのがベストですが、当日に辞退する場合は簡潔に伝えましょう。
【面接ドタキャン時の伝え方例文5】一身上の都合
就活生 お世話になっております。○○大学3年のキミスカ太郎と申します。本日15時から面接の予定を頂戴しておりましたが、一身上の都合により選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。企業なお時間を割いていただいたにも関わらず、当日のご連絡となりご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
伝えられない理由がある場合は、例文のように一身上の都合で辞退する旨を伝えても問題ありません。しかし、一方的な伝え方をするのではなく、辞退することに関する謝罪の気持ちを伝えることも大切です。
面接のドタキャンはできるだけ控えよう
基本的に面接のドタキャンはNGです。ただ、家庭の事情や移動中のトラブルなどによりキャンセルせざるを得ないこともあるでしょう。志望度の高い企業の場合は、最後まで諦めず日程変更を願い出てみるのも一つの手です。また、選考を辞退する場合は面接の前日までに連絡を入れましょう。日程変更・辞退いずれの場合も企業に連絡することが大切です。
