面接辞退メールの例文は？当日に送る場合や失礼のない断り方を紹介

自分が望んでエントリーした企業であっても、選考の途中で面接を辞退する学生は少なくありません。他社で内定をもらったり、選考を進める中でミスマッチに気づいたりと、辞退する理由はさまざまですが、どのように伝えれば悩む人もいるでしょう。

この記事では、面接辞退メールを送る際に注意すべきマナーをはじめ、よくある理由別に辞退メールの例文を紹介します。

面接辞退メールに関する3つのマナー

面接を辞退する理由は人によって異なりますが、辞退することは悪いことではありません。ただ、伝え方やメールを送るタイミング、あなたの振る舞いによってはマナー違反となる可能性もあります。ここでは、面接辞退を考えている学生が把握しておくべき3つのマナーを見ていきましょう。

【面接辞退メールのマナー1】できるだけ早めに連絡する

面接を辞退することが決まったら、なるべく早く連絡しましょう。というのも、選考を進めている学生はあなただけではないため、人事担当者は数多くの学生の選考を進めています。もしも連絡が遅れてしまうと、人事担当者は面接官や会場の手配を再調整しなければならないため、相手に迷惑をかけることになります。

また、社会人になってから就活中で出会った人と再会したり、取引先として関わったりする可能性もあるでしょう。たとえ就活のタイミングであったとしても、将来的なことを考えると誠意ある行動として早めに連絡することが大切です。

【面接辞退メールのマナー2】電話で伝えた方が良い時もある

面接辞退の連絡は、基本的にメールで伝えても問題ありません。しかし、「面接を辞退される場合は、お電話にてご連絡ください」など、企業側から学生が面接を辞退する際の指示を出している場合もあります。また面接直前に辞退の連絡をする場合は、メールよりも電話で伝えるのがマナーです。

特に面接の前日や当日は、面接官がメールを確認できない可能性があります。直前に辞退の連絡をするのはできるだけ避けた方が良いですが、どうしても連絡する場合は、きちんとお詫びの連絡を入れましょう。

なお、電話で辞退の連絡を入れる場合の手順やマナーは、以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

面接辞退の電話のかけ方5ステップ！注意点やメールの書き方も解説【例文付き】

【面接辞退メールのマナー3】無断での辞退は絶対NG

面接の辞退で絶対にしてはいけないのが無断辞退です。すでに日程が決まっている面接を相手に連絡しないままキャンセルすると、「何かあったのではないか」と心配されるほか、「非常識な学生だ」とマイナスの印象を持たれる可能性があります。

もちろん、体調不良や公共交通機関のトラブルなどにより、当日になって面接を受けられない可能性もあるでしょう。そのような場合でも面接の日程を再調整してくれる可能性があるので、できるだけ早く連絡しておくことが大切です。

面接辞退メールの例文【理由別6選！】

面接の辞退は誠意ある行動がマナーとして求められていますが、辞退する連絡をメールで伝える際も丁寧な文章を送ることが重要です。ここからは、学生によくある辞退理由別にメールの例文を紹介します。

【面接辞退メールの例文1】理由を伝えたくない場合

面接を辞退する理由は、具体的に書かなくても問題ありません。そのため、具体的な理由を言いたくない場合は「一身上の都合により」と記載しましょう。ただし、具体的な理由を記載しない分、お詫びの気持ちを強調して伝える必要があることに注意が必要です。

企業や人事担当者によっては、面接の辞退理由を尋ねてくるケースがあります。その場合は、嘘をつかずに正直に伝えることが望ましいですが、どうしても答えたくないときは「辞退理由については回答を控えさせていただければと存じます」と伝えましょう。

【面接辞退メールの例文2】他社から内定をもらった場合

就活生の多くは複数社の選考を進めているため、他社で内定をもらったことを理由に辞退しても問題ありません。どういった文章で伝えるか、例文を見てみましょう。

【面接辞退メールの例文3】他の選考と日程が被った場合

日程を変更すれば面接を受けられる可能性もありますが、複数社の選考と被るなどの理由から面接を断念せざるを得ないケースもあるでしょう。他社の選考と日程が被ったために、面接を辞退する場合の例文は以下です。

面接を受けたい気持ちがあれば、面接辞退ではなく面接の日程変更を願い出るようにしましょう。面接の日程調整を行う際のメールは以下の記事で紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

面接日程メールの返信文は？例文付きでマナーや書き方のポイントを解説

【面接辞退メールの例文4】家庭の事情で行けなくなった場合

冠婚葬祭など、家庭の事情により面接を辞退する必要がある場合は、以下の例文を参考に辞退メールを送りましょう。

家庭の事情はプライベートな内容であるため、どういった状況なのかを詳しく記載する必要はありません。家庭の事情で就活ができなくなったことを端的に記載しましょう。

【面接辞退メールの例文5】病気・怪我で行けなくなった場合

病気や怪我が原因で面接を辞退する場合の例文は以下です。

怪我で面接会場まで行けない場合は、オンラインでの面接を受けられる可能性があるので、面接を受けたい場合は辞退メールを送る前に担当者に相談してみても良いでしょう。

【面接辞退メールの例文6】ミスマッチに気づいた場合

社風をはじめ、企業が求めている人物像やスキルなど、選考を進めていく中でミスマッチに気が付く学生は少なくありません。面接とは言っても選考にかける時間や労力も小さくはないため、より自分にマッチした企業の選考を進めるのも大切です。ミスマッチに気づいて面接を辞退する場合は、以下のようにメールを送りましょう。

本当にミスマッチなのかどうかは、十分に考える必要があります。上記の例文で伝えれば選考を辞退することは伝えられますが、相手によっては疑問に感じることもあるかもしれません。選考辞退の連絡は無理に理由を告げる必要はないため、相手の受け取り方が気になる場合は「一身上の都合」で面接辞退のメールを送りましょう。

面接辞退メールを自分で書く場合のポイント

面接辞退メールを自分で作る場合は、件名から本文に記載する最後の一文まで注意する必要があります。件名や宛名、本文に何を記載すれば良いのか、書き方のポイントを見ていきましょう。

【面接辞退メールの書き方1】件名は内容がわかるように

件名はメールを受け取った相手が最初に見る場所です。企業の担当者は1日に何通ものメールを受け取っているため、メールの内容が分かりにくい件名だと見落とされる可能性があります。
そのため、「面接辞退のご連絡／〇〇大学 〇〇〇〇（氏名）」のように、ひと目で面接辞退の連絡だと分かる文言を記載しましょう。

【面接辞退メールの書き方2】宛名は省略せずフルネームで

メール本文の最初に記載する宛名は、省略せずにフルネームで書くのがメールの基本的なマナーです。会社名・部署・担当者名のそれぞれをフルネームで記載しますが、誤字や脱字や相手に失礼なので、メール送信前に間違いがないかチェックしておきましょう。

【面接辞退メールの書き方3】本文は短くシンブルに

企業側に悪い印象を与えないよう丁寧に書き過ぎてしまい、長文のメールを送るのは避けましょう。面接辞退のメールは、短くシンプルにまとめることが大切です。

例文で紹介したように、メールには「面接を辞退すること」「辞退する理由」を端的に記載すれば問題ありません。

【面接辞退メールの書き方4】締め・署名も入れておこう

家族や友達との連絡とは異なり、ビジネスメールでは最後に署名を記載します。面接の辞退メールはもちろん、企業とのメールには全て署名を付けるようにしましょう。

署名に入れるのは、「大学名・学部・氏名・電話番号・メールアドレス」が基本です。メールの機能で署名を登録しておけば自動で入力されるため、ぜひ活用してみてください。

面接辞退メールで後悔しないために

面接を辞退するメールについては全て解説してきましたが、本当に辞退して後悔しませんか？最後に、面接辞退メールで後悔しないために学生に確認してほしい、2つの注意点を紹介します。

【面接辞退メールの注意点1】本当に辞退したいのか考える

就職活動の期間は長く、人によっては1年以上前から準備していることもあるでしょう。そんな中、気分が落ち込む時があるのは珍しいことではありません。しかし、いっときの気分で面接を辞退しようと思った時は、1日休んで考え直してみたり、周りに相談したりしてみてください。

一度辞退してしまうと、同じ企業の選考を再開することはできません。あとになって後悔しないためにも、本当に辞退したいのかをよく考えてみましょう。

【面接辞退メールの注意点2】誠意のある文章を心がける

たとえ面接辞退のメールを送ることになったとしても、内容によっては相手に不快感を与える可能性もあります。

メールの内容はシンプルなもので問題ありませんが、辞退する場合でも相手に失礼のないメールを心がけることが大切です。また誤字や脱字などにも注意し、誠意あるメールを送りましょう。

面接辞退メールはよく考えてから送るようにしよう！

学生の多くは複数社の選考を進めているため、他の会社で内定をもらった場合は、選考中の企業へ面接辞退のメールを送ることになるでしょう。このほかにも、ミスマッチに気づいたり家庭の事情だったりと言った理由から、やむを得ず辞退する場合もあります。

しかし、どのような理由であっても、面接の辞退は取り下げることができないので、十分に考えたうえで誠意ある対応を心がけましょう。面接辞退メールは気を遣う連絡ですが、ぜひこの記事で紹介した例文や書き方を参考に丁寧なメールを作成してみてください。