就活でメールのやり取りをするときに、最後に署名を入れたほうがよいのか悩んだり、書き方が分からなかったりする学生も多いでしょう。
本記事では名前など署名に記入すべき内容や、すぐに使えるテンプレートなどを紹介します。また、署名を自動テンプレ設定する方法も具体的に解説しているので、就活中の学生はぜひ参考にしてください。
就活メールには署名を入れよう
署名とは、誰からのメールなのかを一目で分かるようにするため、文面の最後に書く文章のことを指します。
社会人は日々多くのメールを受信しているので、署名がない場合は送信者が誰なのかがすぐに分からず、やり取りに時間がかかってしまうかもしれません。企業の採用担当者やOB・OGとメールのやり取りをする際は、文章の最後に署名を入れることを心掛けましょう。
就活メールの署名で書くこと
まずは、学生がメールの署名で記載すべきことを見ていきましょう。
【就活メールの署名で書くこと1】名前
署名には必ず名前を書きましょう。漢字だけでは読み方が分からないこともあるため、名前の後にひらがなやローマ字でふりがなを入れるのがマナーです。
【就活メールの署名で書くこと2】学校名
学生が自身の所属先を伝えるために、学校名を記載することも大切です。学校・学部・学科・学年も書き、採用担当者が一目で送信者を特定できるようにします。
【就活メールの署名で書くこと3】連絡先
署名には携帯の電話番号やメールアドレスのように、連絡先を記載しておきましょう。採用担当者やOB・OGが学生に用事があるとき、署名を見てすぐに連絡を取ることができます。
日中でも連絡を取りやすい電話番号と、普段からよく使用しているメールアドレスを選ぶと良いでしょう。また、大学のメールアドレスをはじめ、新たに就活用のメールアドレスを作成するのもおすすめです。
就活で使うメールアドレスについては、以下の記事を参考にしてみてください。
就活メールの署名テンプレート
ここでは、就活で使える署名のテンプレートを紹介します。今まで署名を書いたことのない学生は、下記の例を参考に記入してください。
【就活メールの署名テンプレート1】ふりがながローマ字
まずは、ふりがながローマ字の例を見ていきましょう。ビジネスシーンではよく使われる、シンプルな署名です。
―――――――――――――――
○○大学 ○○学部 ○○学科 ○年
キミスカ 美香（Mika Kimisuka）
Mobile：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Mail：kimisuka1234@〇〇〇〇
―――――――――――――――
【就活メールの署名テンプレート2】ふりがながひらがな
ふりがなをひらがなで記入するのも良いでしょう。ローマ字より視認性が高く、名前を一目で読むことができます。
―――――――――――――――
○○大学 ○○学部 ○○学科 3年
キミスカ 美香（きみすか みか）
Mobile：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Mail：kimisuka1234@〇〇〇〇
―――――――――――――――
【就活メールの署名テンプレート3】住所も記入する
署名の中に住所を記入するのもおすすめです。企業が就活における書類などを郵送してくれる場合は住所が必要になるので、署名に書いておけばやり取りがスムーズになるでしょう。
―――――――――――――――
○○大学 ○○学部 ○○学科 3年
キミスカ 美香（きみすか みか）
東京都港区○○町〇丁目○○ サンプルメゾン301号
Mobile：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Mail：kimisuka1234@〇〇〇〇
―――――――――――――――
就活のメール署名書き方のコツ
続いて、署名を書くにあたって押さえるべきポイントを解説します。
【就活のメール署名書き方のコツ1】罫線はシンプルに
メールの本文と署名部分を分けるための罫線は、シンプルなデザインを使うのが一般的です。絵文字などを使うと、採用担当やOB・OGに派手な印象を与えてしまうことが考えられます。
直線（全角ハイフン）「―――」や点線（半角ハイフン）「—-」など、シンプルな罫線を選ぶのが無難でしょう。
【就活のメール署名書き方のコツ2】余計な情報は記入しない
署名にはゼミや専攻の内容など、余計な情報は書かないようにします。情報が多すぎると受信者が混乱してしまうため、署名の内容は最小限に留めることが大切です。
アピールポイントは、履歴書やES（エントリーシート）などに記入するようにしましょう。
【就活のメール署名書き方のコツ3】誤字に注意しよう
署名を記入するときは、誤字に十分注意してください。名前や住所に誤字があると注意不足な印象を与え、選考に影響が出てしまうことも考えられます。
署名にミスがないかを確認してから、メールを送信するようにしましょう。
就活メールで署名を自動テンプレ設定する方法
就活を効率よく行うためにも、署名を自動テンプレ設定するのがおすすめです。以下に、Gmailで署名を自動入力するためのテンプレート設定の方法をまとめました。
1：Gmailを開き「設定」をクリック
2：「すべての設定を表示」をクリック
3：全般で上から29番目の「署名」で新規作成をクリック
4：「新しい署名に名前を付ける」と表示されるので署名のタイトルを決める
5：テキストボックスに署名を入力し「変更を保存」をクリック
6：新規メールを作成し、署名が自動で記入されるか確認する
テンプレート設定を行うと、すべての新規メールに自動で署名が入力されます。そのため、設定が完了したら署名に誤字脱字はないか、電話番号やメールアドレスに誤りがないかをしっかり確認しましょう。
就活メールで自動署名入力が便利な理由
署名を毎回手入力すると手間や時間がかかってしまうので、自動テンプレ設定をしておくと大変便利です。一度設定すればメール作成画面に自動で署名が記入されるため、誤字を減らしたり記入忘れを防いだりすることにもつながります。
就活中メールを送る時の注意点
最後は、就活でメールを送るときに気を付けるポイントをまとめました。メールのやり取りをする際には、署名以外にも注意すべき点があるのでしっかり押さえてください。
【就活中メールを送る時の注意点1】営業時間内にメールしよう
企業にメールをするときは、営業時間内に送ることを心掛けましょう。早朝や深夜などの時間帯に送信してしまうと、不規則な生活を送っているイメージを与えてしまうかもしれません。
【就活中メールを送る時の注意点2】件名は伝わりやすさを重視しよう
メールの件名は用件が一言で伝わるように、簡潔に記入しましょう。「○月○日の面接についてのご確認」のように一目で内容が分かる件名にすることで、採用担当やOB・OGが返信の優先度を付けやすくなります。
また、件名の先頭に大学名と氏名を書けば、誰からのメールなのかをすぐに判断できるため、相手に丁寧なイメージを与えられるでしょう。
【就活中メールを送る時の注意点3】返信はなるべく早く返そう
採用担当やOB・OGからのメールには、できるだけ早く返信することを心掛けてください。連絡が遅くなると先着順のインターンなどに参加できなくなったり、OB・OGの予定が先に埋まったりしてしまうことが考えられます。
「後で返そう」と思ったまま忘れてしまう可能性もありますし、レスポンスが早いほうがマナーの良いイメージも与えられるため、できるだけ24時間以内に返信するのがおすすめです。
就活メールでは署名を入れよう
就活でメールを送るときは最後に署名を入れ、採用担当やOB・OGが送信者を一目で把握できるようにすることが大切です。
署名を記載することで丁寧なイメージを与えられますし、スムーズにやり取りを進めることができます。ぜひ本記事の内容を参考にメールにおけるマナーを守り、周りの就活生と差をつけましょう。
