就活中に企業からの電話に出られない場面は少なくありません。このような状況に適切に対応することができない、自信がなくて不安な学生も沢山いらっしゃることでしょう。電話のやり取り自体は選考に直結してるわけじゃないため、落ち着いて対処すれば問題ありません。ただ、企業の方に失礼が無いようにはしないといけません。
本記事では、出られなかった電話への適切な対応方法やマナーについて詳しく解説していきます。就活中に出会う電話対応のポイントを押さえ、成功への一歩を踏み出しましょう。
就活の出られなかった電話は折り返すべき？
原則として、出られなかった企業からの電話は折り返すべきです。「折り返しは不要です。」と留守番電話の最後に添えられていれば折り返す必要はありませんが、基本的には折り返しはするものだと考えましょう。
折り返し電話をすることは就活生としてのマナーです。不在着信を放置すると不誠実という印象を人事の方に与えてしまいます。さらに、電話での連絡には重要な情報が含まれる場合が多いです。折り返し電話をすることで、その情報を確認し、必要な対応や手続きを滞りなく進めることができます。特に面接日程の確認や重要な連絡を受け取った際には、早急に折り返し電話をすることが求められます。
電話の相手が不明の場合
社用携帯からあなたに連絡をしてるがために、電話番号を検索してもヒットしない可能性があります。選考を受けた企業の人事さんから選考に関する電話がかかってくる場合もよくあるので、数週間以内に選考を受けた覚えがあったり、他に電話相手の心当たりがあったりする場合は折り返しの電話をしましょう。ただ就活中であっても、不審な電話や詐欺電話の可能性も考慮し、慎重に対応することが重要です。
出られなかった電話を折り返すタイミング
出られなかった電話を折り返す際には、なるべく早い対応が望まれます。ただし、朝早すぎる時間や深夜など、避けるべき時間帯もあります。
出られなかった電話にはなるべく早く対応
出られなかった電話にはなるべく早く対応することが重要です。一般的な目安としては24時間以内を目指しましょう。多少遅れたくらいでは特に問題はありませんが、早く対応することで相手への丁寧な対応や迅速な情報確認が可能となります。
折り返し電話で理想的な/避けるべき時間
先ほどにも申し上げた通り、折り返しは早いに越したことはないです。しかし、折り返し電話をかける際に相手の状況に配慮して避けるべき時間帯が存在します。まず基本的には就業時間内(目安としては9:00-18:00)に連絡をすることが望ましいです。さらに、始業時刻(9時)の前後、昼休みの時間帯(目安としては12:00-13:00)は避けた方が良いです。なぜなら、相手が食事中や出社直後の落ち着いていない時に電話を受けると、対応が難しい可能性があるからです。
就活の折り返し電話をする前に準備すべきこと
折り返し電話をする前には、以下の事前準備をしておくとスムーズに対応できます。就活の電話対応におけるステップ0として、頭に入れておきましょう。
【電話の事前準備1】留守番電話を確認
まず初めに留守電にメッセージが残っている場合は、その内容を確認しましょう。内容を先に把握しておけば、企業が自分に連絡をしてきた要件が分かり、後の電話対応が楽になります。中には折り返し不要の旨が伝えられている場合もあるため、一番最初に確認しましょう。
【電話の事前準備2】筆記用具、スケジュール帳を用意
面接の電話では重要な情報を聞き逃さないために、筆記用具とスケジュール帳を用意することが大切です。情報を聞き漏らしたりしてしまうと再度連絡をする必要性に迫られ、そうすると相手に迷惑をかけるだけでなく、自己管理ができない人だという印象を与えかねません。口頭だけでやり取りせず、筆記用具を用意してメモを取ることで、確実に情報を受け取りましょう。
さらに、電話で日程調整を行う場合もあるため、スケジュール管理をしている手帳やアプリもすぐに開ける状態にしておくとベターです。
【電話の事前準備3】通信環境が良く、静かな場所へ移動
電話をする場所は静かで通信環境が良好で静かな場所を選びましょう。電波が良い場所では、通話中の途切れやノイズが少なく、スムーズなコミュニケーションが可能です。また、周囲の騒音や雑音を避けることで、相手に不快感を与えることなく円滑な会話ができるだけでなく、自分自身も集中力を維持しやすいため会話の内容をしっかりと確認できます。就活生の中には早く折り返し電話をしようという気持ちが先行しすぎてしまい、まわりの雑音が大きな駅構内で折り返ししてしまう方もいらっしゃいますが、これは望ましくありません。
ステップ別 就活での電話のやり方
企業に折り返しの電話をするおおよその流れは、以下のとおりです。
【ステップ1】挨拶をした後、学校名と氏名を伝える
電話を受けたら、まずは丁寧な挨拶をし、自分の所属する学校名と氏名を伝えます。
「お忙しいところ恐れ入ります。◯◯大学のキミスカ太郎と申します。」
【ステップ2】担当者に取り次いでもらう
相手の担当者に取り次いでもらい、本題に入る準備をします。自分に連絡した担当者とは異なる社員さんが出ることがあるため折り返し電話をしている旨を伝えて、担当者につないでもらいましょう。もし担当者本人が出た場合や、電話に出てくれた方がそのまま対応してくれる場合には、ステップ4に進みましょう。
担当者が分かる場合:「先ほど、人事部の○○様からお電話を頂き、折り返しのご連絡をいたしました。◯◯様はいらっしゃいますでしょうか？」
担当者が分からない場合:「先日おかけいただいた電話について、折り返しの電話をさせていただきました。」
【ステップ3】再び挨拶をした後、学校名と氏名を伝える
再度挨拶をした後、学校名と氏名をもう一度伝えます。
「先ほどはお電話に出られず失礼いたしました。◯◯大学のキミスカ太郎と申します。」
【ステップ4】電話で尋ねたい要件を簡潔に伝える
要件を簡潔かつ明確に伝えましょう。
「本日/先日、○時頃に頂いたお電話のご用件について、折り返しのお電話をいたしました。」
【ステップ5】内容を確認、メモ
相手の回答や指示をメモに取って、後で確認できるようにしましょう。この際、メモ内容に誤りがないか、最後に復唱することで再確認しましょう。また、少しでも聞き取れなかった場合は必ず聞き返すようにしましょう。
「○○という内容でよろしかったでしょうか？ 承知いたしました。」
【ステップ6】お礼の挨拶と感謝
最後に丁寧なお礼と感謝の言葉を伝えてから、電話を切りましょう。
「お忙しいところご対応いただき、ありがとうございました。それでは失礼いたします。
【完成版】就活における折り返し電話のテンプレート
「お忙しいところ恐れ入ります。◯◯大学のキミスカ太郎と申します。先ほど、人事部の○○様からお電話を頂き、折り返しのご連絡をいたしました。◯◯様はいらっしゃいますでしょうか？
>
先ほどはお電話に出られず失礼いたしました。◯◯大学のキミスカ太郎と申します。本日、○時頃に頂いたお電話のご用件について、折り返しのお電話をいたしました。
>
○○という内容でよろしかったでしょうか？ 承知いたしました。お忙しいところご対応いただき、ありがとうございました。それでは失礼いたします。」
就活における電話での話し方
結論から申し上げますと、特段気を付けるような点はありません。当たり前なことを当たり前にやるだけで大丈夫です。
【就活における電話での話し方1】言葉遣いに気を付けて話す
就活の折り返し電話では、言葉遣いに気を付けて話すと良いでしょう。丁寧な言葉遣いは相手に良い印象を与え、信頼関係を築く助けとなります。
具体的な丁寧な言葉遣いは以下の記事で解説しています。丁寧な言葉遣いは面接や、就職後にも大きく役立ちますので、ぜひチェックしましょう！
【就活における電話での話し方2】はきはきとした声でゆっくりと話す
まず、はきはきとした声は相手に自信や明確さを与えます。これにより、自分の意思や情報を伝えやすくなります。また、ゆっくりと話すことで相手が内容を理解しやすくなり、誤解を防ぐことができます。
まとめ
就活中は、企業からの電話に出られない場面も多々あります。しかし、そんな時こそ適切な対応が求められます。落ち着いて丁寧にやれば問題ないですから、上記のポイントを押さえて、堂々と電話対応をしましょう。
