内定辞退理由を電話・手紙で伝える方法【例文あり】

就職活動をするにあたって、皆さんは第一志望、第二志望と志望度の高い企業の他にも、多くの企業を受けることになると思います。複数内定をもらった場合、もちろん入社の意思を固めた企業以外の内定を辞退しなくてはなりません。そんな時「何で連絡したら良いの?」や「どのように伝えるべき?」など、様々な疑問が生まれると思います。なので今回は、有効的な連絡手段や内定辞退の理由を一緒に考えていきましょう。

内定辞退は電話?手紙?どちらがおすすめ?

結論から言うと、内定辞退は電話がおすすめです。今まで担当してくれていたその企業の人事に電話をしましょう。先方の担当者が不在の場合はメールで伝えても良いですし、後日改めてかけ直しても大丈夫です。内定辞退を伝えるのは気が引けるものですが、連絡をしないというのは絶対にやってはいけない行為です。企業はあなたの入社に向けて採用をストップしている場合があります。必ず連絡をするようにしましょう。
電話で伝える主なメリットとして、直接謝罪をするほうが誠意が伝わることや企業側の言い分を聞き、その場で謝罪が出来るなどが挙げられます。

内定辞退を伝えるときのポイント

内定通知に対するお礼を述べたうえで「内定を辞退させていただきたい」とはっきり伝えるようにしましょう。なぜ辞退するのか具体的な理由は言わず「検討の結果辞退させていただきます」だけで大丈夫です。深く聞かれた場合でも、他社の名前を出さないのが無難です。
家庭の事情や突然の病気などで内定辞退をしなければいけない時は、しっかりと事情を説明し「機会があればぜひ改めて選考していただきたい」と前向きな姿勢を伝えるといいでしょう。そうすれば状況が落ち着いたとき、再度応募することも可能です。

内定辞退の電話連絡の例文


私、キミスカ大学経営学部の就活太郎と申します。お忙しいところ恐縮なのですが、人事部新卒採用担当課の◯◯様をお願いできますでしょうか?(担当に変わってもらう)
私、キミスカ大学経営学部の就活太郎と申します。◯◯様、ただいまお時間よろしいでしょうか?(本題に入る前に電話できるかを必ず確認する)
ー担当者「大丈夫です」
先日は内定のご通知をいただき、ありがとうございました。せっかく内定をいただいたのですが、本日は御社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。誠に申し訳ございません。(一番最初に辞退することを伝える)
ー担当者「差し支えなければ、辞退理由を伺ってもよろしいでしょうか?」
御社と並行して選考が進んでいた会社に内定をいただきました。最後まで悩みましたが、自身の適性をあらためて鑑みた結果、その会社とのご縁を感じ、このような決断となりました。(必ずと言っていいほど辞退理由を聞かれるので用意しておく)
本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。申し訳ありません。(電話のみでの連絡になったことへ一言お詫びをしておく)
貴重なお時間をいただきながら、このような形となり、大変ご迷惑をおかけしました。

内定辞退理由のサンプル事例

とはいっても、自分で考えるのも大変かと思います。そこで、辞退理由として使える主要なパターンをまとめてみました。これらを参考にすれば、内定辞退理由をちゃんと伝えられるでしょう。

1.職種を理由に断る

御社と並行して選考が進んでいた会社に、御社で頂いた◯◯職ではなく、△△職で内定をいただきました。最後まで悩みましたが、◯◯職の仕事が、私がやりたかったことに一番近いと思い、このような決断となりました。貴重なお時間を割いて、選考をしていただいたにも関わらず、このような形になり、大変申し訳ございませんでした。
職種が違う場合は、職種を理由に断るとカドが立ちません。

2.業界を理由に断る

御社と並行して選考が進んでいた別業種の会社から内定をいただきまして、最後まで悩みましたが、そちらの業種での仕事が、私がやりたかったことにに一番近いと思い、このような決断となりました。貴重なお時間を割いて、選考をしていただいたにも関わらず、このような形になり、大変申し訳ございませんでした。
業界が違う場合は、それを理由にするのもありです。

3.適性を理由に断る

御社と並行して選考が進んでいた会社から内定をいただきまして、最後まで悩んだのですが、自身の適性を鑑みた結果、そちらの会社での仕事が私の適性にあっていると思い、このような決断となりました。貴重なお時間を割いて、選考をしていただいたにも関わらず、このような形になり、大変申し訳ございませんでした。
進路先が、同業他社で、かつ進路先の方がランクが上で、しかも同職種。このような場合、カドを立てずに言うのが難しいですよね。なので、ツッコミにくい「自分の適性」を理由に断りましょう。

4.地元志向を理由に断る

御社と並行して選考が進んでいた地元の会社から内定をいただきまして、最後まで悩んだのですが、地元で働き、郷土に貢献したいという想いを捨てきれず、このような決断となりました。貴重なお時間を割いて、選考をしていただいたにも関わらず、このような形になり、大変申し訳ございませんでした。
都会の会社に内定を貰い、地元の企業を選ぶ時はこう言うとカドが立たないでしょう。
ポイントは「より希望に近いところが見つかった」と強調すること。「待遇が〜」「会社規模が〜」などは相手の会社の悪口になる可能性があるのでやめる

面接の時に第一志望って言っていた場合、どうすればいい?

学生の中には、内定を貰うために、「御社が第一志望です」と言っている人もいるでしょう。すると、人事に「第一志望ですといったのに、なんで?」と質問されるかもしれません。そんな時は、

はい、御社が第一志望でした。ですが、内定後、他社の職種(仕事)内容を詳しく伺ったところ、私の適性に一番近いと感じ、このような決断となりました。
この様に、

  • 御社が第一志望だった
  • 内定後、他社の職種内容を詳しく伺い
  • 「適性に一番近いと感じた」or「私のやりたかったことに近いと感じた」

内定辞退に手紙やメールは必要?


内定辞退を相手企業に伝える時は、電話で連絡するのがマナーとされていますが、手紙を出したほうがより誠意を伝えることができます。内定が決まるまでに色々とお世話になっているようであれば、手紙を出すことであなたの気持ちを伝えましょう。
もし電話で内定辞退を伝えた際に、「詫び状は不要です」と企業側から言われ場合は、手紙を送る必要はありません。
また、記事の最初でも紹介しましたが、担当者が不在の場合はメールでの連絡でも大丈夫です。その場合はメールのみでの連絡になったことへ一言お詫びをしましょう。

内定辞退の手紙の書き方

お詫びの手紙は、「手書き」が基本です。今回の手紙で重要なのは「気持ちを伝える」ことであるため、パソコンではなく、一字一字心を込めて書きましょう。
手紙を書く際に用意するものは便箋・封筒・ペンになります。便箋や封筒は無地でシンプルなものにしましょう。
書き損じをした場合には修正液を使わず、新しく書き直しましょう。
何回か下書きをしておくと、清書する際に失敗が少なくなります。
書き終わったら、誤字脱字がないよう、何回も読み返しましょう。
縦書きの場合は、このような要領で書きましょう。

内定辞退の手紙の書き方のポイント

①文頭と文末は「拝啓」「敬具」を使います。

②文章の始まりには、時候の挨拶を入れます。
(時候の挨拶は季節により異なりますので、「◯月 時候の挨拶」で検索するとその季節にあった挨拶文が見つかるでしょう。)

③本文は短く簡潔に書きます。(段落の最初は一字下げます。)

④末文は「末筆ではございますが、貴社ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。」で締めるのが一般的です。

⑤後付に、日付と差出人名を書きます。(大学名も書く場合あり)

⑥最後に宛名を記入します。

便箋の入れ方と発送方法

書き終わった便箋は、三つ折りにして封筒に入れます。便箋の折り方(三つ折り)と封筒(縦長)への入れ方は以下のとおりです。

  • 下三分の一を上に折り上げる
  • 上三分の一を下に折り下げる
  • 封筒の裏から見て、手紙の書き出しが右上に来るように入れる

内定辞退の手紙・メールの見本・例文

【手紙の例】
拝啓

〇〇の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
電話でもお話させていただきましたが、この度、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
最後まで悩みましたが、自身の適性などを考慮した結果、他の会社への入社を決意いたしました。

このような結果となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
また、選考で貴重なお時間を頂いただけでなく、担当の〇〇様には大変お世話になりましたこと心より感謝いたします。
末筆ではございますが、貴社ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。 敬具

平成〇年〇月〇日 氏名 就活太郎
株式会社〇〇 採用担当者様(わかる場合は氏名)

【メールの例】
件名:内定辞退のご連絡
本文:
○○株式会社 人事部○○様

お世話になっております。内定の通知をいただきました、就活太郎です。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
このようなうれしいお知らせをいただきながら誠に恐縮なのですが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

履歴書や職務経歴書にお目通しをいただいたり、面接でのご対応をしていただいたりと、貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、このようなご連絡になりますことを大変心苦しく感じております。

本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となるところを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

面接をご担当いただいた○○様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。
最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

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平成〇年〇月〇日 氏名 就活太郎

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